לפני שתבקש מחברי הצוות שלך לבדוק את גליונות העבודה שלך ב-Excel, הפעל מעקב אחר גרסאות של Excel עבור חוברת העבודה המשותפת שלך. כאשר אתה משתמש בתכונת השינויים מדור קודם ב-Excel, תראה מי ביצע שינויים בגליון העבודה או בחוברת העבודה, ואת השינויים שהם ביצעו. לאחר שהצוות שלך מסיים את הבדיקה, השווה את הנתונים המקוריים שלך עם הנתונים שהשתנו של הבודקים. לאחר מכן, קבל או דחה את השינויים שלהם, וכבה את מעקב אחר שינויים כדי לסיים את המסמך.
ההוראות במאמר זה חלות על Excel עבור Microsoft 365, Excel 2019 ו-Excel 2016.
האם אתה יכול לעקוב אחר שינויים ב-Excel?
כאשר אתה רוצה שהצוות שלך יבדוק ויערוך את חוברת העבודה שלך ב-Excel, יש לך שתי אפשרויות.אם כולם בצוות שלך משתמשים ב-Excel עבור Microsoft 365, תכונת הכתיבה המשותפת היא דרך פשוטה ומהירה לסקור מסמך. אם ברצונך לקבל מידע נוסף על התיקונים שבוצעו או אם חברי הצוות שלך עובדים עם גרסאות ישנות יותר של Excel, השתמש בתכונה מדור קודם מעקב אחר שינויים.
לא תמצא את האפשרות לעקוב אחר שינויים ב-Excel עבור Microsoft 365 ו-Excel 2019 ברצועת Excel. אתה תראה את פקודות השינויים במסלול רק בכרטיסייה סקירה של Excel 2016 וגרסאות ישנות יותר. האפשרות זמינה בגרסאות חדשות יותר של Excel, אך תצטרך להוסיף את הפקודות המשויכות לשינויי רצועות לקבוצה חדשה בכרטיסייה סקירה.
Microsoft ממליצה להשתמש בתכונת הכתיבה המשותפת של Excel, המחליפה את חוברות העבודה המשותפות. עם כתיבה משותפת, תראה את השינויים שאחרים מבצעים בזמן אמת, והשינויים של כל אדם עשויים להיות בצבע שונה. עם זאת, עריכה משותפת אינה עוקבת אחר השינויים, ואי אפשר לדחות שינויים כדי לחזור לנתונים המקוריים שלך.עריכה משותפת זמינה רק עם מנוי Microsoft 365.
אפשר מעקב אחר שינויים בגרסאות חדשות יותר של Excel
כדי להפעיל את תכונת ה-Track Changes מדור קודם ב-Windows:
-
עבור לכרטיסייה File ובחר Options.
Image -
בתיבת הדו-שיח Excel Options, בחר Customize Ribbon.
Image -
בחר את הפקודה Choose from החץ הנפתח ובחר כל הפקודות.
Image -
בחר ב- Customize the Ribbon החץ הנפתח ובחר Main Tabs.
Image -
הרחב והדגש את הקטגוריה Review.
Image -
בחר קבוצה חדשה.
Image -
ודא שהערך New Group מסומן, ולאחר מכן בחר Rename.
Image -
בתיבת הדו-שיח Rename, הזן שם תצוגה עבור הקבוצה. לדוגמה, הזן Track Changes.
Image - בחר OK כדי להחיל את השינוי וסגור את תיבת הדו-שיח Rename.
-
בתיבת הדו-שיח Excel Options, עבור אל הרשימה כל הפקודות, ולאחר מכן בחר בכל אחת מהאפשרויות הבאות:
- השוואה ומיזוג חוברות עבודה (מדור קודם)
- Protect Sharing (Legacy)
- שתף חוברת עבודה (מדור קודם)
- עקוב אחר שינויים (מדור קודם)
לאחר שתבחר כל פקודה, בחר Add כדי להוסיף את הפקודה הזו ללשונית סקירה.
Image - בחר OK כדי להחיל את השינויים וסגור את תיבת הדו-שיח Excel Options.
-
ארבע הפקודות לשינוי הרצועה מופיעות בכרטיסייה Review בקבוצה החדשה שיצרת.
Image
איך להפעיל מעקב אחר שינויים ב-Excel
לאחר שהזנת את כל המידע בגליון העבודה, הפעל את התכונה עקוב אחר שינויים לפני הפיכת חוברת העבודה של Excel לזמינה לסקירה.
-
עבור לכרטיסייה Review ובחר עקוב אחר שינויים > הדגש שינויים.
Image - בתיבת הדו-שיח Highlight Changes, בחר בתיבת הסימון עקוב אחר שינויים תוך כדי עריכה.
- בחר בתיבת הסימון When והגדר אותה ל- All.
- בחר בתיבת הסימון Who והגדר אותה ל- Everyone.
-
בחר בתיבת הסימון הדגש שינויים על המסך.
Image - בחר OK.
-
בלשונית Review, בחר שיתוף ספר עבודה.
Image -
בתיבת הדו-שיח שתף חוברת עבודה, עבור אל הכרטיסייה Editing ובחר ב- השתמש בחוברות העבודה המשותפות הישנות תכונה במקום חוויית הכתיבה המשותפת החדשה תיבת הסימון.
Image - בחר OK.
-
בלשונית Review, בחר Protect Shared Workbook.
Image -
בתיבת הדו-שיח Protect Shared Workbook, בחר בתיבת הסימון שיתוף עם שינויים במסלול.
Image - בחר OK.
שתף את חוברת העבודה
כאשר חוברת העבודה המשותפת שלך מוכנה לבדיקה, העלה את הקובץ למיקום שחברי הצוות שלך יכולים לגשת אליו. לדוגמה, העלה את חוברת העבודה לאתר SharePoint, תיקיית OneDrive או Dropbox.
התכונה עקוב אחר שינויים לא עובדת עם חוברות עבודה המכילות טבלאות. יש להמיר טבלאות לטווח.
לאחר העלאת חוברת העבודה, הודע לחברי הצוות שלך שהקובץ מוכן לבדיקתם. אחת הדרכים לעשות זאת היא להשתמש בתכונת השיתוף ב-Excel.
אם אין לך מקום מוגדר שנגיש לכל הסוקרים, שלח את קובץ חוברת העבודה בדוא ל לכל בודק.
איך להציג ולקבל שינויים
לאחר שלכל הסוקרים שלך הייתה הזדמנות לסקור ולערוך את חוברת העבודה, הגיע הזמן לקבל או לדחות את השינויים האלה.
-
עבור לכרטיסייה Review ובחר עקוב אחר שינויים > קבל או דחה שינויים.
Image -
בתיבת הדו-שיח Select Changes to Accept or Reject, נקה את תיבת הסימון Where כדי לקבל או לדחות שינויים בכל חוברת העבודה.
Image - בחר OK.
-
עבור כל שינוי, בחר Accept או Reject.
Image
כיצד לבטל מעקב אחר שינויים
כשתסיים עם הסקירה ואינך רוצה להמשיך לעקוב אחר שינויים שבוצעו בחוברת העבודה, כבה את התכונה עקוב אחר שינויים.
-
עבור לכרטיסייה Review ובחר עקוב אחר שינויים > הדגש שינויים.
Image -
בתיבת הדו-שיח הדגש שינויים, נקה את כל תיבות הסימון.
Image - בחר OK.
