יצירת לוח מחוונים של Microsoft Excel כרוכה בשליפת מידע ממקורות מרובים כדי שתוכל להציג נתונים אלה במקום אחד. Excel מציע מגוון דרכים לעשות זאת, מה שהופך אותו לאחד מכלי הדיווח החזקים ביותר של לוח המחוונים שבהם אתה יכול להשתמש.
המידע במדריך זה חל על Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 ו-Excel for Mac.
מהו לוח מחוונים של Excel?
לוח מחוונים לנתונים הוא כלי שעוזר לך לנטר ולנתח באופן חזותי את המדדים החשובים לך ביותר. ייתכן שתשתמש בלוח מחוונים כדי לעקוב אחר הביצועים העסקיים שלך, היעילות של תהליך ייצור או הביצועים של הצוות במחלקת המכירות שלך.
לא משנה איך אתה משתמש בלוח מחוונים, הרעיון הוא תמיד זהה: גיליונות אלקטרוניים רקע מושכים נתונים מקבצים, שירותים או חיבורי API לבסיסי נתונים ומקורות אחרים. הגיליון הראשי מציג נתונים מאותם גיליונות מרובים במקום אחד, שבו אתה יכול לסקור הכל במבט חטוף.
רכיבים אופייניים של לוח מחוונים לנתונים ב-Excel כוללים:
- תרשימים
- גרפים
- מדדים
- מפות
ניתן ליצור שני סוגים של לוחות מחוונים. לדיווח על לוח המחוונים, אתה יכול ליצור לוח מחוונים סטטי מנתונים בגיליונות אחרים שאתה יכול לשלוח למישהו בדוח של Word או PowerPoint. לוח מחוונים דינמי הוא אחד שאנשים יכולים להציג בתוך Excel, והוא מתעדכן בכל פעם שהנתונים בגיליונות האחרים מתעדכנים.
הכנסת נתונים ללוח מחוונים של Excel
השלב הראשון של יצירת לוח מחוונים של Excel הוא ייבוא נתונים לגיליונות אלקטרוניים ממקורות שונים.
מקורות פוטנציאליים לייבוא נתונים ל-Excel כוללים:
- קובצי עבודה אחרים של Excel
- קבצי טקסט, CSV, XML או JSON
- SQL database
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- פייסבוק ודפי אינטרנט אחרים
- כל מסד נתונים אחר התומך ב-ODBC או OLEDB
- מקורות אינטרנט (כל אתר שמכיל טבלאות נתונים)
עם כל כך הרבה מקורות נתונים פוטנציאליים, האפשרות של אילו נתונים אתה יכול להביא לאקסל כדי ליצור לוחות מחוונים שימושיים היא בלתי מוגבלת.
כדי להביא מקור נתונים:
-
פתח גיליון עבודה ריק של Excel. בחר בתפריט Data, ובתפריט הנפתח Get Data, בחר את סוג הנתונים הרצוי ולאחר מכן בחר את מקור הנתונים.
Image -
דפדף אל הקובץ או מקור נתונים אחר שברצונך לייבא ובחר אותו. בחר ייבוא.
Image -
בהתאם לסוג מקור הנתונים שתבחר, תראה תיבות דו-שיח שונות כדי להפוך את הנתונים לפורמט גיליון אלקטרוני של Excel.
Image -
הגיליון יאוכלס בכל הנתונים מהקובץ או מסד הנתונים החיצוניים.
Image -
כדי לרענן את הנתונים כך שיעלו באופן קבוע שינויים כלשהם שנעשו במקור הנתונים החיצוני, בחרו בסמל Refresh בצד ימין של שאילתות & חלונית חיבורים.
Image -
בחר את שלוש הנקודות לצד הקישור EDIT בתחתית חלון הרענון, ובחר Properties.
Image -
קבע את התצורה של נתונים לרענון ממקור הנתונים במרווחי זמן קבועים על ידי הגדרת ה- Refresh כל xx דקות לאיזה מרווח שתרצה לעדכן את הנתונים.
רענון נתונים ממקורות חיצוניים הוא שימושי, אבל זה יכול לצרוך זמן CPU אם אתה גורם לקצב הרענון לתכוף מדי. בחר קצב רענון שישאיר את הנתונים מעודכנים בערך באותה תדירות שהם משתנים במקור, אך לא בתדירות כזו שאתה רק מעתיק את אותם נתונים בכל פעם.
Image - חזור על התהליך שלמעלה בגיליונות עבודה חדשים ונפרדים עד שתייבא את כל הנתונים שבהם ברצונך להשתמש בלוח המחוונים החדש שלך.
- לבסוף, צור גליון עבודה חדש, הצב אותו כגליון העבודה הראשון בחוברת העבודה ושנה את שמו Dashboard.
איך ליצור לוח מחוונים של Excel
עכשיו, כשיש לך את כל הנתונים שאתה צריך בחוברת העבודה שלך ב-Excel, וכל הנתונים האלה מתרעננים אוטומטית, הגיע הזמן ליצור את לוח המחוונים של Excel בזמן אמת.
לוח המחוונים לדוגמה למטה ישתמש בנתוני מזג אוויר מאתרים מרחבי האינטרנט.
לפעמים, כאשר אתה מייבא נתונים ממקורות חיצוניים, אתה לא יכול לתאר את הנתונים המיובאים. התיקון לכך הוא יצירת גיליון אלקטרוני חדש ובכל תא, הקלד =convert(ובחר את הנתונים מהגיליון האלקטרוני המיובא. לפרמטרים של היחידה, פשוט בחר את אותם הפרמטרים של לפני ואחרי. מלא את הגיליון כולו באותה פונקציה כך שכל הנתונים יועתקו לגיליון החדש ויומרו למספרים שבהם תוכל להשתמש בתרשימים השונים שתיצור עבור לוח המחוונים שלך.
-
צור תרשים עמודות כדי להציג נקודת נתונים בודדת.לדוגמה, כדי להציג את הלחות היחסית הנוכחית (מ-0 עד 100 אחוז), תיצור תרשים עמודות עם 0 אחוז כנקודה הנמוכה ביותר ו-100 אחוז כנקודה הגבוהה ביותר. ראשית, בחר בתפריט Insert, ולאחר מכן בחר את 2D Clustered Column תרשים העמודות.
Image -
בתפריט עיצוב תרשים, מקבוצת Data, בחר Select Data.
Image -
בחלון Select Data Source שצץ, לחץ על השדה טווח נתוני תרשים ולאחר מכן בחר את התא בנתונים גיליון אלקטרוני שברצונך להציג עם גרף עמודות זה.
Image -
שנה את כותרת התרשים כך שתתאים לנתונים שאתה מציג. עדכן את גבולות הציר להיות מ-0 עד 100 אחוז. לאחר מכן העבר את התרשים לאזור המקף שבו תרצה להציג אותו.
Image -
חזור על אותם השלבים לעיל כדי ליצור תרשימי עמודות עבור כל נקודות נתונים בודדות אחרות שאתה רוצה לתרשים. הפוך את טווח הציר למינימום והמקסימום עבור מדידות אלה. לדוגמה, טווח לחץ ברומטרי טוב יהיה 28 עד 32.
בחירת טווח הנתונים הנכון היא חשובה מכיוון שאם אתה משתמש רק בברירת המחדל, קנה המידה עשוי להיות גדול מדי עבור הנתונים, ומשאיר בעיקר תרשימי עמודות ריקים. במקום זאת, שמור את הקצה המינימלי והמקסימלי של סולם הציר רק מעט נמוך יותר וגבוה יותר מהערכים הקיצוניים האפשריים של הנתונים שלך.
Image -
צור תרשים קווים כדי להציג מגמה של נתונים. לדוגמה, כדי להציג היסטוריה של טמפרטורות מקומיות עבור האזור המקומי שלך, תיצור תרשים קווים המכסה את מספר הימים האחרון של נתונים שאתה יכול לייבא מטבלת אתר מזג האוויר.ראשית, בחר בתפריט 'הוספה' בחר בתרשים 2D Area.
Image -
בתפריט עיצוב תרשים, מקבוצת Data, בחר Select Data.
Image -
בחלון Select Data Source שצץ, לחץ על השדה טווח נתוני תרשים ולאחר מכן בחר את התאים בנתונים גיליון אלקטרוני שברצונך להציג עם תרשים קו זה.
Image -
שנה את כותרת התרשים כך שתתאים לנתונים שאתה מציג והעבר את התרשים לאזור המקף שבו תרצה להציג אותו.
תרשימים גמישים מאוד כאשר מציבים אותם בלוח מחוונים. אתה יכול לשנות את המיקום וכן את הגודל והצורה של ווידג'ט התרשים. השתמש בגמישות זו כדי לעצב לוחות מחוונים מסודרים המספקים מידע רב למשתמש בכמות השטח הקטנה ביותר.
Image -
צור Textbox כדי להציג נתוני מחרוזת מגיליונות שייבאת. לדוגמה, כדי לראות עדכוני אזהרות מזג האוויר במרכז השליטה שלך, קשר את תוכן תיבת הטקסט לתא בגיליון הנתונים המיובאים. כדי לעשות זאת, בחר בתפריט Insert, בחר Text ולאחר מכן בחר את Textbox
Image -
מקם את סמן העכבר בשדה הנוסחה, הקלד =ולאחר מכן בחר את התא בטבלת הנתונים המיובאים שמכיל את נתוני המחרוזת שברצונך להציג.
Image -
בחר בתיבת הטקסט והשתמש בחלון Format Shape בצד ימין כדי לעצב את אזור הצגת הטקסט בלוח המחוונים שלך.
Image -
תוכל גם להשוות שתי נקודות נתונים בגיליונות הנתונים המיובאים שלך באמצעות תרשימי עוגה לדוגמה, ייתכן שתרצה להציג לחות יחסית בצורה של תרשים עוגה. ראשית, בחר את הנתונים שברצונך להציג, ובתפריט Insert, בחר בתרשים 2D Pie.
תרשימי עוגה משווים שני ערכים או יותר. אם אתה מציג אחוז כמו לחות יחסית, ייתכן שיהיה עליך ליצור ידנית תא אחר שמפחית את הערך הזה מ-100% עבור הערך השני להשוואה אליו. פעולה זו תגרום לתרשים עוגה המציג את ערך האחוז כחלק מסך 100 האחוזים האפשריים.
-
שנה את כותרת התרשים כך שתתאים לנתונים שאתה מציג, ולאחר מכן העבר את התרשים לאזור המקף שבו תרצה להציג אותו.
Image - הוספת סוגי תרשימים שונים של נתונים, אתה יכול ליצור לוח מחוונים שימושי המציג את כל סוגי הנתונים בלוח מחוונים נוח אחד.
הוסף משיכה חזותית והקשר עם צבע
דרך נוספת להוסיף בהירות ללוח המחוונים שלך היא לתת לתרשימי העמודות שלך מילוי שיפוע שמתאר צבע אזהרה כמו אדום עבור אזורים בנתונים שעשויים להיות לא טובים.
לדוגמה, אם אתה רוצה להראות שלחות יחסית של מעל 75% היא לא נוחה, אתה יכול לשנות את מילוי השיפוע של תרשים העמודות היחיד בהתאם. הנה איך.
-
לחץ לחיצה ימנית על הגבול החיצוני של תרשים עמודות ובחר Format Chart Area.
Image -
בחר בסמל Fill בחלונית Format Chart Area ושנה את הבחירה ל- מילוי הדרגתי.
Image -
בחר כל סמל של רמה לאורך קו מילוי השיפוע ושנו את הצבע והכהות כך שיתאימו לרמה 'טובה' או 'רעה' זו. בדוגמה זו, לחות יחסית גבוהה דוהה לאדום כהה.
Image - חזור על תהליך זה עבור כל תרשים כאשר הוספת הקשר צבע לתרשים הגיוני עבור נקודת הנתונים הזו.
איך לוחות מחוונים של Excel מתעדכנים באופן אוטומטי
ברגע שאתה יוצר לוח מחוונים, אתה לא צריך לעשות שום דבר כדי לעדכן את הגרפיקה. כל הנתונים בתרשימים ובווידג'טים האלה מתעדכנים באופן הבא:
- רענון גיליונות עם נתונים מיובאים בתאריך שהגדרת כשיצרת לראשונה את ייבוא הנתונים.
- כל גיליונות נוספים שיצרת כדי לתקן או לאתחל מחדש את הנתונים מהגליונות המיובאים יתעדכנו עם הנתונים החדשים בגיליונות אלה.
- כל ווידג'ט בלוח המחוונים שלך מתעדכן באופן אוטומטי כדי להציג את הנתונים החדשים בתוך הגיליונות המעודכנים עבור הטווחים שבחרת כשיצרת את התרשימים האלה.
עדכונים אלה מתרחשים באופן אוטומטי כל עוד Excel פתוח.
כיצד להשתמש במרכזי מחוונים של Excel
יצירת לוחות מחוונים ב-Excel יכולה להיות שימושית מסיבות רבות ושונות. עם זאת, חשוב ליצור אותם על סמך צורך ספציפי, במקום לנסות לבנות לוח מחוונים אחד שעושה הכל.
לדוגמה, אם אתה מנהל מכירות ואתה מעוניין לעקוב אחר הביצועים של צוות המכירות שלך, לוח המחוונים של מנהל המכירות צריך להתמקד באינדיקטורים של ביצועי מפתח (KPI) הקשורים לביצועי מכירות.
סוג זה של לוח מחוונים לא אמור לכלול מידע שאינו קשור לביצועי מכירות, אחרת לוח המחוונים עלול להיות עמוס מדי. לוח מחוונים עמוס מקשה יותר לראות את קשרי הנתונים והדפוסים החשובים.
שיקולים נוספים בעת בניית לוחות מחוונים:
- השתמש בתרשימים הנכונים לנתונים הנכונים.
- אל תשתמש ביותר מדי צבעים בכל לוח המחוונים.
- פרוס את לוח המחוונים עם נתונים וסוגי תרשימים דומים בבלוקים נפוצים.
- ודא שכל תרשים מציג תוויות פשוטות ושאינן עמוסות מדי.
- ארגן ווידג'טים בהיררכיה של חשיבות, עם המידע החשוב ביותר בפינה השמאלית העליונה של לוח המחוונים.
- השתמש בעיצוב מותנה כדי לוודא שכאשר מספרים גרועים הם אדומים, וכשהם טובים הם ירוקים.
הכי חשוב, השתמשו ביצירתיות כדי לעצב לוחות מחוונים שהם אינפורמטיביים ומעניינים לשימוש.
