האם יש לך גיליון אלקטרוני ענק של Excel שאתה לא יכול לעשות ממנו ראשים או זנבות?
הגיע הזמן לארגן את רשימת אנשי הקשר שלך במסד נתונים של Microsoft Access. זה הרבה יותר קל ממה שאתה יכול לדמיין ובהחלט תהיה מרוצה מהתוצאות. מדריך זה ידריך אותך לאורך כל התהליך שלב אחר שלב.אם אין לך גיליון אלקטרוני משלך ואתה רוצה להמשיך עם המדריך, תוכל להוריד את קובץ האקסל לדוגמה ששימש ליצירת המדריך.
Create a New Access 2013 Database
אלא אם כן יש לך מסד נתונים קיים שבו אתה משתמש כדי לאחסן מידע ליצירת קשר, כנראה שתרצה ליצור מסד נתונים חדש מאפס.כדי לעשות זאת, בחר בסמל Blank Desktop Database במסך התחלת העבודה עם Microsoft Office Access. יוצג לך המסך למעלה. ספק למסד הנתונים שלך שם, בחר בלחצן Create ותהיה בעסק.
התחל את תהליך הייבוא של Excel
בחר את כרטיסיית נתונים חיצוניים בחלק העליון של מסך הגישה ולחץ פעמיים על הלחצן Excel כדי להתחיל בתהליך הייבוא של Excel.
בחר את המקור והיעד
לאחר מכן, יוצג בפניכם המסך המוצג למעלה. בחר בלחצן עיון ונווט אל הקובץ שברצונך לייבא. לאחר שאיתרת את הקובץ הנכון, בחר את לחצן פתיחה.
בחצי התחתון של המסך, מוצגות בפניך אפשרויות יעד לייבוא. במדריך זה, אנו מעוניינים להמיר גיליון אלקטרוני קיים של Excel למסד נתונים חדש של Access, לכן נבחר ייבא את נתוני המקור לטבלה חדשה במסד הנתונים הנוכחי אפשרויות אחרות במסך זה מאפשרות לך:
- קשר את מסד הנתונים שלך לגיליון אקסל כך ששינויים בגיליון המקור ישתקפו במסד הנתונים.
- ייבא נתונים לטבלת מסד נתונים קיימת.
לאחר שבחרת את הקובץ והאפשרות הנכונים, בחר OK כדי להמשיך.
בחר כותרות עמודות
וודא שהתיבה First Row Contains Column Headings מסומנת אם בשורה הראשונה של הגיליון האלקטרוני יש שמות עמודות עבור הנתונים, כגון שם משפחה, שם פרטי וכתובת. פעולה זו תנחה את Access להתייחס לשורה הראשונה כשמות, במקום לנתונים בפועל שיש לאחסן ברשימת אנשי הקשר.
בחר Next כדי להמשיך.
צור כל אינדקסים רצויים
אינדקסים של מסד נתונים הם מנגנון פנימי שניתן להשתמש בו כדי להגביר את המהירות שבה Access יכול למצוא מידע במסד הנתונים שלך.תוכל להחיל אינדקס על אחת או יותר מעמודות מסד הנתונים שלך בשלב זה. פשוט בחר בתפריט הנפתח Indexed ובחר באפשרות המתאימה.
זכור כי אינדקסים יוצרים הרבה תקורה עבור מסד הנתונים שלך ויגדילו את כמות שטח הדיסק בשימוש. מסיבה זו, אתה רוצה לשמור על עמודות אינדקס למינימום. במסד הנתונים שלנו, לרוב נחפש את שם המשפחה של אנשי הקשר שלנו, אז בואו ניצור אינדקס בשדה זה. אולי יש לנו חברים עם אותו שם משפחה, אז אנחנו כן רוצים לאפשר כאן כפילויות. ודא שהעמודה שם משפחה נבחרה בחלק התחתון של החלונות ולאחר מכן בחר כן (כפולים אישור) מהתפריט הנפתח עם אינדקס.
בחר Next כדי להמשיך.
בחר מפתח ראשי
המפתח הראשי משמש לזיהוי ייחודי של רשומות במסד נתונים. הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא לתת ל-Access ליצור עבורך מפתח ראשי.בחר באפשרות Let Access הוסף מפתח ראשי והקש Next כדי להמשיך. אם אתה מעוניין לבחור מפתח ראשי משלך, אולי תרצה לקרוא את המאמר שלנו על מפתחות מסד נתונים.
שם השולחן שלך
עליך לספק ל-Access שם כדי להתייחס לטבלה שלך. הזן זאת בשדה המתאים ובחר בלחצן Finish.
הצג את הנתונים שלך
תראה מסך ביניים ששואל אותך אם ברצונך לשמור את השלבים המשמשים לייבוא הנתונים שלך. אם לא, קדימה, בחר סגור.
לאחר מכן תוחזר למסך מסד הנתונים הראשי שבו תוכל להציג את הנתונים שלך פשוט על ידי לחיצה כפולה על שם הטבלה בחלונית השמאלית.
מזל טוב, ייבאת בהצלחה את הנתונים שלך מ-Excel ל-Access!
