מדריך בסיסי של Microsoft Excel למתחילים

תוכן עניינים:

מדריך בסיסי של Microsoft Excel למתחילים
מדריך בסיסי של Microsoft Excel למתחילים
Anonim

Excel היא תוכנית גיליון אלקטרוני אלקטרוני המשמשת לאחסון, ארגון ותפעול נתונים. הנתונים מאוחסנים בתאים בודדים שמאורגנים בדרך כלל בסדרה של עמודות ושורות בגליון עבודה; אוסף זה של עמודות ושורות מכונה טבלה.

Image
Image

תוכניות גיליונות אלקטרוניות יכולות גם לבצע חישובים על הנתונים באמצעות נוסחאות. כדי להקל על איתור וקריאת המידע בגיליון עבודה, ל- Excel יש מספר תכונות עיצוב שניתן להחיל על תאים בודדים, שורות, עמודות וטבלאות נתונים שלמות.

מכיוון שכל גליון עבודה בגירסאות האחרונות של Excel מכיל מיליארדי תאים בכל גליון עבודה, לכל תא יש כתובת המכונה הפניה לתא, כך שניתן להפנות אליו בנוסחאות, בתרשימים ובתכונות אחרות של התוכנית.

הנושאים הכלולים במדריך זה הם:

  • הזנת הנתונים לטבלה
  • הרחבת עמודות בודדות של גליון עבודה
  • הוספת התאריך הנוכחי וטווח בעל שם לגיליון העבודה
  • הוספת נוסחת הניכוי
  • הוספת נוסחת השכר נטו
  • העתקת נוסחאות עם ידית המילוי
  • הוספת עיצוב מספרים לנתונים
  • הוספת עיצוב תא

הזנת נתונים לגיליון העבודה שלך

Image
Image

הזנת נתונים לתאי גליון עבודה היא תמיד תהליך בן שלושה שלבים; השלבים האלה הם כדלקמן:

  1. לחץ על תא שבו אתה רוצה שהנתונים יעברו.
  2. הקלד את הנתונים לתוך התא.
  3. לחץ על מקש Enter במקלדת או לחץ על תא אחר עם העכבר.

כאמור, כל תא בגליון עבודה מזוהה באמצעות כתובת או הפניה לתא, המורכבת מאות העמודה והמספר של השורה המצטלבת במיקום התא. בעת כתיבת הפניה לתא, אות העמודה נכתבת תמיד ראשונה ואחריה מספר השורה - כגון A5, C3, או D9

כאשר מזין את הנתונים עבור הדרכה זו, חשוב להזין את הנתונים לתוך תאי גליון העבודה הנכונים. נוסחאות שהוזנו בשלבים הבאים עושות שימוש בהפניות התא של הנתונים שהוזנו כעת.

כדי לעקוב אחר הדרכה זו, השתמש בהפניות התא של הנתונים המופיעים בתמונה למעלה כדי להזין את כל הנתונים לגיליון עבודה ריק של Excel.

הרחבת עמודות ב-Excel

Image
Image

כברירת מחדל, רוחב התא מאפשר להציג רק שמונה תווים של כל הזנת נתונים לפני שהנתונים הללו יגלשו לתא הבא מימין.אם התא או התאים מימין ריקים, הנתונים שהוזנו מוצגים בגליון העבודה, כפי שניתן לראות עם כותרת גליון העבודה חישובי ניכוי לעובדים שהוזן ב- תא A1

אם התא מימין מכיל נתונים, לעומת זאת, התוכן של התא הראשון נחתך לשמונה התווים הראשונים. מספר תאים של נתונים שהוזנו בשלב הקודם, כגון התווית Deduction Rate: שהוזן לתוך תא B3 ו- Thompson A. שהוזנו ל-תא A8 קטועים מכיוון שהתאים מימין מכילים נתונים.

כדי לתקן בעיה זו כך שהנתונים יהיו גלויים במלואם, יש להרחיב את העמודות המכילות את הנתונים הללו. כמו בכל תוכניות מיקרוסופט, ישנן דרכים רבות להרחיב עמודות. השלבים הבאים מכסים כיצד להרחיב עמודות באמצעות העכבר.

הרחבת עמודות גיליון עבודה בודדים

  1. מקם את מצביע העכבר על הקו בין עמודות A ו- B בכותרת העמודה.
  2. המצביע ישתנה לחץ דו-ראשי.
  3. לחץ והחזק למטה את לחצן העכבר השמאלי וגרור את החץ הדו-ראשי ימינה כדי להרחיב עמודה A עד כל הערך תומפסון A. גלוי.
  4. הרחב עמודות אחרות כדי להציג נתונים לפי הצורך.

רוחב עמודות וכותרות גליונות עבודה

מכיוון שכותרת גליון העבודה כל כך ארוכה בהשוואה לתוויות האחרות ב- עמודה A, אם העמודה הזו הורחבה כדי להציג את כל הכותרת ב- תא A1, גיליון העבודה לא רק ייראה מוזר, אלא גם יקשה על השימוש בגליון העבודה בגלל הפערים בין התוויות משמאל לעמודות הנתונים האחרות.

מכיוון שאין ערכים אחרים ב- שורה 1, זה לא נכון פשוט להשאיר את הכותרת כפי שהיא - זולגת לתוך התאים מימין. לחלופין, ל- Excel יש תכונה הנקראת מיזוג ומרכז אשר ישמש בשלב מאוחר יותר למרכז במהירות את הכותרת על טבלת הנתונים.

הוספת התאריך וטווח בעל שם

Image
Image

זה נורמלי להוסיף את התאריך לגיליון אלקטרוני - לעתים קרובות למדי כדי לציין מתי הגיליון עודכן לאחרונה. לאקסל יש מספר פונקציות תאריך שמקלות על הזנת התאריך לגיליון עבודה. פונקציות הן רק נוסחאות מובנות ב-Excel כדי להקל על השלמת משימות נפוצות - כגון הוספת התאריך לגיליון עבודה.

הפונקציה TODAY קלה לשימוש מכיוון שאין לה ארגומנטים - שהם נתונים שצריך לספק לפונקציה כדי שהיא תעבוד. הפונקציה TODAY היא גם אחת מהפונקציות ההפכפכות של Excel, מה שאומר שהיא מעדכנת את עצמה בכל פעם שהחישוב מחדש - שזה בדרך כלל פעם שגיליון העבודה נפתח.

הוספת התאריך עם הפונקציה TODAY

השלבים הבאים יוסיפו את הפונקציה TODAY ל- תא C2 של גיליון העבודה.

  1. לחץ על תא C2 כדי להפוך אותו לתא הפעיל.
  2. לחץ על הכרטיסייה Formulas של ribbon.
  3. לחץ על האפשרות תאריך ושעה ב- ribbon כדי לפתוח את רשימת פונקציות התאריך.
  4. לחץ על הפונקציה Today כדי להעלות את בונה הנוסחה.
  5. לחץ על Done בתיבה כדי להיכנס לפונקציה ולחזור לגיליון העבודה.
  6. יש להוסיף את התאריך הנוכחי ל- תא C2.

רואהסמלים במקום התאריך

אם מופיעה שורה של סמלי האשטאג ב- תא C2 במקום התאריך לאחר הוספת הפונקציה TODAY לתא זה, זה מכיוון שהתא אינו רחב מספיק כדי להציג את הנתונים המעוצבים.

כפי שהוזכר קודם לכן, מספרים לא מעוצבים או נתוני טקסט גולשים לתאים ריקים מימין אם הם רחבים מדי עבור התא.נתונים שעוצבו כסוג מסוים של מספר - כגון מטבע, תאריכים או שעה, עם זאת, אינם גולשים לתא הבא אם הם רחבים יותר מהתא שבו הם נמצאים. במקום זאת, הם מציגים את השגיאה.

כדי לתקן את הבעיה, הרחב את עמודה C באמצעות השיטה המתוארת בשלב הקודם של המדריך.

הוספת טווח עם שם

A טווח עם שם נוצר כאשר תאים אחד או יותר מקבלים שם כדי להקל על זיהוי הטווח. ניתן להשתמש בטווחים בעלי שם כתחליף להפניה לתא כאשר משתמשים בהם בפונקציות, נוסחאות ותרשימים. הדרך הקלה ביותר ליצור טווחים בעלי שם היא להשתמש בתיבה name הממוקמת בפינה השמאלית העליונה של גליון העבודה מעל מספרי השורות.

במדריך זה, השם rate יינתן ל- תא C6 כדי לזהות את שיעור הניכוי המוחל על משכורות העובדים. הטווח הנקוב ישמש בנוסחת ניכוי שתתווסף ל- תאים C6 עד C9 מתוך גיליון העבודה.

  1. בחר תא C6 בגיליון העבודה.
  2. הקלד rate בתיבת Name Box והקש על המקש Enter במקלדת

    3. ל-

  3. Cell C6 יש כעת את השם של rate.

שם זה ישמש כדי לפשט את יצירת נוסחאות הניכויים בשלב הבא של המדריך.

הכנסת נוסחת ניכויי העובדים

Image
Image

נוסחאות אקסל מאפשרות לך לבצע חישובים על נתוני מספרים שהוכנסו לגליון עבודה. ניתן להשתמש בנוסחאות אקסל עבור חיתוך מספרים בסיסיים, כגון חיבור או חיסור, כמו גם חישובים מורכבים יותר, כגון מציאת ממוצע של תלמיד על תוצאות המבחנים וחישוב תשלומי המשכנתא.

  • נוסחאות באקסל מתחילות תמיד בסימן שווה (=).
  • סימן השוויון מוקלד תמיד בתא שבו אתה רוצה שהתשובה תופיע.
  • הנוסחה הושלמה על ידי לחיצה על מקש Enter במקלדת.

שימוש בהפניות סלולריות בנוסחאות

דרך נפוצה ליצירת נוסחאות ב-Excel כוללת הזנת נתוני הנוסחה לתוך תאי גליון עבודה ולאחר מכן שימוש בהפניות התא עבור הנתונים בנוסחה, במקום הנתונים עצמם.

היתרון העיקרי של גישה זו הוא שאם מאוחר יותר יהיה צורך לשנות את הנתונים, זה עניין פשוט של החלפת הנתונים בתאים במקום לכתוב מחדש את הנוסחה. תוצאות הנוסחה יתעדכנו אוטומטית ברגע שהנתונים ישתנו.

שימוש בטווחים בעלי שם בנוסחאות

חלופה להפניות לתאים היא לטווחים בעלי שם בשימוש - כגון הטווח בעל השם rate שנוצר בשלב הקודם.

בנוסחה, טווח בעל שם פועל זהה להפניה לתא אבל הוא משמש בדרך כלל עבור ערכים המשמשים מספר פעמים בנוסחאות שונות - כגון שיעור ניכוי עבור פנסיה או הטבות בריאות, מס קצב, או קבוע מדעי - בעוד שהפניות לתאים מעשיות יותר בנוסחאות המתייחסות לנתונים ספציפיים פעם אחת בלבד.

הכנסת נוסחת ניכויי העובדים

הנוסחה הראשונה שנוצרה ב- תא C6 תכפיל את השכר הברוטו של העובד B. Smith בשיעור הניכוי ב- תא C3.

הנוסחה המוגמרת ב- תא C6 תהיה:

=B6שיעור


שימוש בהצבעה כדי להיכנס לנוסחה


למרות שאפשר פשוט להקליד את הנוסחה לעיל בתא C6 ולהציג את התשובה הנכונה, עדיף להשתמש בהצבעה כדי להוסיף את הפניות התא לנוסחאות כדי למזער את האפשרות של שגיאות שנוצרו בהקלדה הפניה שגויה לתא.


הצבעה כוללת לחיצה על התא המכיל את הנתונים עם מצביע העכבר כדי להוסיף את ההפניה לתא או הטווח בעל שם לנוסחה.


    

  1. לחץ על תא C6 כדי להפוך אותו לתא הפעיל.
    2. 

  2. הקלד את סימן השוויון (=) לתוך תא C6 כדי להתחיל את הנוסחה.
    3. 

  3. לחץ על תא B6 עם מצביע העכבר כדי להוסיף הפניה לתא לנוסחה אחרי סימן השוויון.
    4. 

  4. הקלד את סמל הכפל () ב- תא C6 אחרי ההפניה לתא.
    5. 

  5. לחץ על תא C3 עם מצביע העכבר כדי להוסיף את הטווח בעל השם rate לנוסחה.
    6. 

  6. הקש על המקש Enter במקלדת כדי להשלים את הנוסחה.
    7. 

  7. התשובה 2747.34 צריכה להיות קיימת ב- תא C6.
    8. 

  8. למרות שהתשובה לנוסחה מוצגת ב- תא C6, לחיצה על התא הזה תציג את הנוסחה, =B6שיעור, בשורת הנוסחאות מעל גיליון העבודה
    9. 




להזנת נוסחת השכר נטו




Image

Image




נוסחה זו נוצרה ב- תא D6 ומחשבת את השכר נטו של העובד על ידי הפחתת סכום הניכוי המחושב בנוסחה הראשונה מ- שכר ברוטו. הנוסחה המוגמרת ב-תא D6 תהיה:


=B6 - C6


    

  1. לחץ על תא D6 כדי להפוך אותו לתא הפעיל.
    2. 

  2. הקלד את סימן השוויון (=) לתוך תא D6.
    3. 

  3. לחץ על תא B6 עם מצביע העכבר כדי להוסיף הפניה לתא לנוסחה אחרי סימן השוויון.
    4. 

  4. הקלד סימן מינוס(-) ב- תא D6 אחרי הפניה לתא.
    5. 

  5. לחץ על תא C6 עם מצביע העכבר להפניה לתא הזה לנוסחה.
    6. 

  6. הקש על המקש Enter במקלדת כדי להשלים את הנוסחה.
    7. 

  7. התשובה 43, 041.66 צריכה להיות קיימת ב- תא D6.
    8. 



הפניות תא יחסי והעתקת נוסחאות


עד כה, הנוסחאות Deductions ו- שכר נטו נוספו רק לתא אחד כל אחד בגליון העבודה - C6 ו- D6 בהתאמה. כתוצאה מכך, גיליון העבודה הושלם כעת עבור עובד אחד בלבד - B. Smith.


במקום לעבור את המשימה שגוזלת זמן של יצירה מחדש של כל נוסחה עבור העובדים האחרים, Excel מתיר, בנסיבות מסוימות, להעתיק נוסחאות לתאים אחרים. נסיבות אלה כוללות לרוב שימוש בסוג ספציפי של הפניה לתא - המכונה הפניה לתא יחסית - בנוסחאות.


הפניות התא שהוזנו לנוסחאות בשלבים הקודמים היו הפניות תאים יחסיות, והן סוג ברירת המחדל של הפניה לתא באקסל, על מנת להפוך את העתקת הנוסחאות לפשוטה ככל האפשר.


השלב הבא במדריך משתמש ב- Fill Handle כדי להעתיק את שתי הנוסחאות לשורות למטה כדי להשלים את טבלת הנתונים עבור כל העובדים.



העתקת נוסחאות עם ידית המילוי




Image

Image




ידית המילוי היא נקודה שחורה קטנה או ריבוע בפינה הימנית התחתונה של התא הפעיל. לידית המילוי יש מספר שימושים כולל העתקת תוכן תא לתאים סמוכים. מילוי תאים בסדרה של מספרים או תוויות טקסט, והעתקת נוסחאות.


בשלב זה של המדריך, ה- המילוי ישמש להעתקת Deduction ו- Net שכר נוסחאות מ- תאים C6 ו- D6 עד ל- תאים C9 ו- D9.


העתקת נוסחאות עם ידית המילוי


    

  1. הדגש תאים B6 ו- C6 בגיליון העבודה.
    2. 

  2. הצב את מצביע העכבר מעל הריבוע השחור בפינה הימנית התחתונה של תא D6 – המצביע ישתנה לסימן פלוס (+).
    3. 

  3. לחץ והחזק את לחצן העכבר השמאלי וגרור את ידית המילוי כלפי מטה ל- תא C9.
    4. 

  4. שחרר את לחצן העכבר - תאים C7 ל- C9 צריכים להכיל את התוצאות של Deduction נוסחה ו- תאים D7 ל- D9 הנוסחה שכר נטו.
    5. 




החלת עיצוב מספרים ב-Excel




Image

Image




עיצוב מספרים מתייחס להוספת סמלי מטבע, סמנים עשרוניים, סימני אחוז וסמלים אחרים שעוזרים לזהות את סוג הנתונים הקיימים בתא ולהקל על הקריאה.


הוספת סמל האחוזים


    

  1. בחר תא C3 כדי להדגיש אותו.
    2. 

  2. לחץ על הכרטיסייה דף הבית של ribbon.
    3. 

  3. לחץ על האפשרות General כדי לפתוח את התפריט הנפתח Number Format.
    4. 

  4. בתפריט, לחץ על האפשרות Percentage כדי לשנות את פורמט הערך ב- תא C3 מ-0.06 ל-6%.
    5. 



הוספת סמל המטבע


    

  1. בחר תאים D6 ל- D9 כדי להדגיש אותם.
    2. 

  2. בלשונית Home של ribbon, לחץ על האפשרות General כדי לפתוח התפריט הנפתח Number Format.
    3. 

  3. לחץ על Currency בתפריט כדי לשנות את עיצוב הערכים ב- תאים D6 ל- D9למטבע עם שני מקומות עשרוניים.
    4. 




החלת עיצוב תא ב-Excel




Image

Image




עיצוב תא מתייחס לאפשרויות עיצוב - כגון החלת עיצוב מודגש על טקסט או מספרים, שינוי יישור נתונים, הוספת גבולות לתאים או שימוש בתכונת המיזוג והמרכז כדי לשנות את מראה הנתונים בתא.


במדריך זה, תבניות התא שהוזכרו לעיל יוחלו על תאים ספציפיים בגליון העבודה כך שיתאים לגיליון העבודה המוגמר.


הוספת עיצוב מודגש


    

  1. בחר תא A1 כדי להדגיש אותו.
    2. 

  2. לחץ על הכרטיסייה Home של ribbon.
    3. 

  3. לחץ על אפשרות העיצוב Bold כפי שמזוהה בתמונה למעלה כדי להדגשת הנתונים ב- תא A1.
    4. 

  4. חזור על רצף השלבים לעיל כדי להדגשת הנתונים ב- תאים A5 עד D5.
    5. 



Changing Data Alignment


שלב זה ישנה את ברירת המחדל של יישור שמאל של מספר תאים ליישור מרכזי.


    

  1. בחר תא C3 כדי להדגיש אותו.
    2. 

  2. לחץ על כרטיסיית הבית של ribbon.
    3. 

  3. לחץ על אפשרות היישור Center כפי שמזוהה בתמונה למעלה כדי למרכז את הנתונים ב- תא C3.
    4. 

  4. חזור על רצף השלבים לעיל כדי ליישר את הנתונים במרכז תאים A5 ל- D5.
    5. 



מיזוג ומרכז תאים


אפשרות מיזוג ומרכז משלבת מספר נבחרים לתא אחד ומרכזת את הזנת הנתונים בתא השמאלי ביותר על פני התא הממוזג החדש. שלב זה ימזג וימרכז את כותרת גליון העבודה - חישובי ניכוי לעובדים.


    

  1. בחר תאים A1 ל- D1 כדי להדגיש אותם.
    2. 

  2. לחץ על כרטיסיית הבית של ribbon.
    3. 

  3. לחץ על האפשרות Merge & Center כפי שמזוהה בתמונה למעלה כדי למזג תאים A1 ל- D1ומרכז את הכותרת על פני התאים האלה.
    4. 



הוספת גבולות תחתונים לתאים


שלב זה יוסיף גבולות תחתונים לתאים המכילים נתונים ב- שורות 1, 5 ו-9


    

  1. בחר את תא A1 ל- D1 כדי להדגיש אותו.
    2. 

  2. לחץ על כרטיסיית הבית של ribbon.
    3. 

  3. לחץ על החץ למטה לצד האפשרות Border כפי שזוהה בתמונה למעלה כדי לפתוח את התפריט הנפתח של הגבולות.
    4. 

  4. לחץ על האפשרות Bottom Border בתפריט כדי להוסיף גבול לתחתית התא הממוזג.
    5. 

  5. חזור על רצף השלבים לעיל כדי להוסיף גבול תחתון ל- תאים A5 ל- D5 ול- תאים A9 ל- D9.
    6.

מוּמלָץ:

אינטרנט 101: מדריך מהיר למתחילים

אינטרנט 101: מדריך מהיר למתחילים

למרות שמתחילים לא ימצאו מדריך למשתמש לאינטרנט, מדריך זה יכול לעזור לך להתחיל

מדריך למתחילים למשחקי מחשב

מדריך למתחילים למשחקי מחשב

רוצה מחשב גיימינג? אלו הם הרכיבים החיוניים שיוצרים מחשב גיימינג מהשורה הראשונה, אז שקול כל אחד מהם לפני ביצוע הרכישה

מדריך למתחילים למערכות שמע לרכב

מדריך למתחילים למערכות שמע לרכב

מערכות אודיו לרכב יכולות להיראות מורכבות ללא תקנה כשאתה מתחיל. לא יודע מה ההבדל בין סאב וופר ליחידת ראש? התחל כאן

מדריך בסיסי ל-Microsoft Outlook

מדריך בסיסי ל-Microsoft Outlook

Microsoft Outlook הוא יישום המשמש לשליחה וקבלה של אימיילים. הוא משמש גם לניהול נתונים כולל: פגישות בלוח השנה, משימות, אנשי קשר והערות

מדריך לגיליון אלקטרוני בסיסי של Open Office Calc

מדריך לגיליון אלקטרוני בסיסי של Open Office Calc

מדריך זה עוסק ביצירת גיליון אלקטרוני בסיסי ב-Open Office Calc. הנושאים המכוסים כוללים כיצד להזין נתונים, באמצעות נוסחאות ופונקציות