מה צריך לדעת
- השתמש בתמונות ממוזערות: עבור אל File > Info > Properties > מאפיינים מתקדמים > סיכום ובדוק שמור תמונות ממוזערות עבור כל מסמכי Word.
- עדכון מאפיינים: עבור אל File > Info > Properties > נכסים מתקדמים > סיכום. הזן הערות, מילות מפתח ומידע אחר.
- טיפים נוספים: צור תיקיות כדי לשמור ולמיין את קובצי Word שלך, והשתמש במערכת עקבית של שמות קבצים כדי למצוא במהירות את הקבצים שאתה רוצה.
מאמר זה מציע הצעות לארגון קבצי Microsoft Word שלך. ההוראות מכסות את Word 2019 עד 2010 ו-Word עבור Microsoft 365.
שמור את כל קובצי Word עם תמונות ממוזערות
שמירת קובצי Word עם תמונת תצוגה מקדימה או תמונה ממוזערת מקלה על זיהוי המסמך שאתה צריך מבלי לפתוח אותו.
כדי לשמור את כל מסמכי Word עם תצוגה מקדימה או תמונה ממוזערת:
-
ב-Microsoft Word, פתח מסמך ריק או קיים, ולאחר מכן עבור אל הכרטיסייה File.
Image -
בחר מידע.
Image -
בחר בחץ הנפתח Properties ובחר Advanced Properties.
Image -
בתיבת הדו-שיח Properties, עבור אל הכרטיסייה Summary.
Image -
בחר בתיבת הסימון שמור תמונות ממוזערות עבור כל מסמכי Word.
Image -
בחר OK.
Image
עדכון מאפייני מסמך Word
אם אתה עובד עם מספר מסמכי Word בעלי שמות ומיקומים דומים, השתמש בתכונת מאפייני מסמך Word.
-
פתח את המסמך שאליו ברצונך להוסיף מאפיינים תיאוריים, ולאחר מכן עבור אל הכרטיסייה File.
Image -
בחר מידע.
Image -
בחר בחץ הנפתח Properties ובחר Advanced Properties.
Image -
בתיבת הדו-שיח Properties, עבור אל הכרטיסייה Summary.
Image -
הזן הערות, מילות מפתח, קטגוריות, כותרת ומידע בנושא כדי לעזור לך להבחין בין הקבצים שלך.
Image - בחר OK כדי להחיל את השינויים ולסגור את תיבת הדו-שיח. כשמגיע הזמן לבצע חיפוש, Word יכול למצוא בדיוק את מה שאתה צריך.
צור תיקיות במחשב שלך והשתמש בהן
הגדר תיקיה אחת למסמכי Word שלך וקרא לה משהו שלא תשכח, כגון MyWordDocs תאכלס אותה בתיקיות שנקראות בצורה הגיונית עבורך, והשתמש בתיקיות אלה כדי לשמור ולמיין את קובצי ה-Word שלך. אם אתה מייצר הערות מפגש שבועיות, למשל, צור תיקייה עבור ההערות הללו ותכלול בתוכה תיקיות נוספות למשך חודשים או שנים.
אם יש לך שנים של מסמכי Word במחשב ואין לך זמן לפתוח כל אחד מהם ולהחליט אם לשמור אותו או לא, צור תיקייה לכל שנה והעבר מסמכים לתיקיות האלה. זוהי דרך טובה לאחסן קבצים ישנים עד שיהיה לך זמן לארגן את הקבצים בצורה שמתאימה לך.
השתמש במערכת שמות קבצים עקבית
הקים מערכת שמות כדי למצוא במהירות את הקבצים הרצויים. ישנן דרכים רבות לתת שם לקבצים שלך. בחר מערכת שמות והשתמש בה באופן עקבי.
הנה כמה הצעות:
- כלול את סוג המסמך בשם הקובץ, לדוגמה, חוזה, שכירות או ניוזלטר. בדרך זו, אתה יכול להסתכל על שם הקובץ כדי למצוא קובץ.
- התחל את שם הקובץ בשם הלקוח (או בשם המשפחה של הנמען אם המסמכים הם אותיות).
- כלול את התאריך בשם הקובץ.
קח את הזמן
אם הכונן הקשיח של המחשב שלך חסר שטח אחסון, אל תתמודד עם המשימות הארגוניות שלך בבת אחת. חלקו את העבודה לחתיכות ניתנות לניהול והקדישו 15 דקות ביום לעבוד עליה.
כאשר אתה מארגן קובצי Word במחשב שלך, שים כל קובץ באחת מהתיקיות שיצרת, צור תיקיה חדשה או מחק קבצים שאינך צריך עוד. אם אינך בטוח מה לעשות עם קובץ, שים אותו בתיקייה שכותרתה HoldUntilDate ובחר תאריך בעתיד שאם לא פתחת את התיקיה עד אז, אתה אני ארגיש בנוח למחוק אותו.
כל סוגי התיקיות שתיצור, שים את התיקיות האלה בתיקיית Word הראשית שלך, כדי שתדע איפה לחפש.
