כאשר יש לך כמויות גדולות של נתונים, זה יכול להיות מכריע אם הם לא ממוינים נכון בחוברת העבודה שלך. למד שיטות שונות למיון נתונים ב-Excel כדי להפוך ליותר פרודוקטיבי וכדי להקל על הניהול של הגיליונות האלקטרוניים שלך.
ההוראות במאמר זה חלות על Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel עבור Microsoft 365, Excel Online ו-Excel עבור Mac.
בחר נתונים למיון
לפני שניתן למיין נתונים, Excel צריך לדעת את הטווח המדויק שיש למיין. Excel יבחר אזורים של נתונים קשורים כל עוד הנתונים עומדים בתנאים הבאים:
- אין שורות או עמודות ריקות באזור של נתונים קשורים.
- שורות ועמודות ריקות נמצאות בין אזורים של נתונים קשורים.
Excel קובע אם לאזור הנתונים יש שמות שדות ואי הכללה של השורה מהרשומות שיש למיין. מתן אפשרות לאקסל לבחור את הטווח למיון עלול להיות מסוכן, במיוחד עם כמויות גדולות של נתונים שקשה לבדוק.
כדי להבטיח שהנתונים הנכונים נבחרים, סמן את הטווח לפני התחלת המיון. אם אותו טווח ימוין שוב ושוב, הגישה הטובה ביותר היא לתת לו שם.
מפתח מיון וסדר מיון ב-Excel
מיון דורש שימוש במפתח מיון וסדר מיון. מפתח המיון הוא הנתונים בעמודה או העמודות שברצונך למיין ומזוהה לפי כותרת העמודה או שם השדה. בתמונה למטה, מפתחות המיון האפשריים הם מזהה סטודנט, שם, גיל, תוכנית וחודש התחיל.
מיין נתונים במהירות
כדי לבצע מיון מהיר, בחר תא בודד בעמודה המכילה את מפתח המיון. לאחר מכן בחר כיצד ברצונך למיין את הנתונים. כך:
- בחר תא בעמודה המכילה את מפתח המיון.
- בחר בית.
- בחר מיין וסינן כדי לפתוח את התפריט הנפתח של אפשרויות המיון.
- בחר כיצד ברצונך למיין את הנתונים. בחר בסדר עולה או יורד.
בעת שימוש במיון וסינון, אפשרויות סדר המיון ברשימה הנפתחת משתנות בהתאם לסוג הנתונים בטווח הנבחר. עבור נתוני טקסט, האפשרויות הן מיון א' עד ת' ומיון Z ל-A. עבור נתונים מספריים, האפשרויות הן מיון מהקטן לגדול ומיון מהגדול לקטן.
מיין עמודות נתונים מרובות ב-Excel
בנוסף לביצוע מיון מהיר המבוסס על עמודה אחת של נתונים, תכונת המיון המותאמת אישית של Excel מאפשרת לך למיין במספר עמודות על ידי הגדרת מפתחות מיון מרובים.במיון מרובי עמודות, מפתחות המיון מזוהים על ידי בחירת כותרות העמודות בתיבת הדו-שיח מיון.
כמו במיון מהיר, מפתחות המיון מוגדרים על ידי זיהוי כותרות העמודות או שמות השדות, בטבלה המכילה את מפתח המיון.
מיין לפי עמודות מרובות דוגמה
בדוגמה למטה, הנתונים בטווח A2 עד E12 ממוינים בשתי עמודות של נתונים. הנתונים ממוינים תחילה לפי שם ולאחר מכן לפי גיל.
למיין מספר עמודות של נתונים:
- הדגש את טווח התאים שיש למיין. בדוגמה זו, התאים A2 עד E12 נבחרים.
- בחר בית.
- בחר מיין וסינן כדי לפתוח את הרשימה הנפתחת.
- בחר מיון מותאם אישית כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח מיון.
- הצב סימון ליד הנתונים שלי כוללים כותרות.
- תחת כותרת העמודה, בחר את מיין לפי החץ למטה ובחר שם מהרשימה הנפתחת כדי למיין תחילה את הנתונים לפי העמודה שם.
- תחת הכותרת Sort On, השאר את ההגדרה כ- Cell Values. המיון מבוסס על הנתונים בפועל בטבלה.
- תחת כותרת הסדר, בחר את החץ למטה ובחר Z עד A כדי למיין את נתוני השם בסדר יורד.
- בחר הוסף רמה כדי להוסיף אפשרות מיון שנייה.
- תחת כותרת העמודה, בחר ב- לאחר מכן באמצעות החץ למטה ובחר Age כדי למיין רשומות עם שמות כפולים לפי העמודה גיל.
- תחת כותרת ההזמנה, בחר הגדול לקטן מהרשימה הנפתחת כדי למיין את נתוני הגיל בסדר יורד.
- בחר OK כדי לסגור את תיבת הדו-שיח ולמיין את הנתונים.
כתוצאה מהגדרת מפתח מיון שני, המוצג בדוגמה למטה, שתי הרשומות עם ערכים זהים עבור השדה Name ממוינות בסדר יורד באמצעות השדה Age. זה מביא לשיא של התלמיד ווילסון ג'יי., בן 21, לפני השיא של וילסון פ., בן 19.
השורה הראשונה: כותרות עמודות או נתונים
טווח הנתונים שנבחר למיון בדוגמה שלמעלה כלל את כותרות העמודות מעל שורת הנתונים הראשונה. שורה זו מכילה נתונים שונים מהנתונים בשורות הבאות. Excel קבע שהשורה הראשונה מכילה את כותרות העמודות והתאים את האפשרויות הזמינות בתיבת הדו-שיח מיון כדי לכלול אותן.
Excel משתמש בעיצוב כדי לקבוע אם שורה מכילה כותרות עמודות. בדוגמה למעלה, כותרות העמודות הן גופן שונה מהנתונים בשאר השורות.
אם השורה הראשונה אינה מכילה כותרות, Excel משתמש באות העמודה (כגון עמודה D או עמודה E) כאפשרויות בחירה באפשרות עמודה בתיבת הדו-שיח מיון.
Excel משתמש בהבדל הזה כדי לקבוע אם השורה הראשונה היא שורת כותרת. אם Excel עושה טעות, תיבת הדו-שיח מיון מכילה תיבת סימון לנתונים שלי יש כותרות שעוקפת את הבחירה האוטומטית הזו.
מיין נתונים לפי תאריך או שעה ב-Excel
בנוסף למיון נתוני טקסט בסדר אלפביתי או מספרים מהגדול לקטן ביותר, אפשרויות המיון של Excel כוללות מיון ערכי תאריך. הזמנות מיון זמינות הזמינות לתאריכים כוללות:
- סדר עולה: מהישן ביותר לחדש.
- סדר יורד: מהחדש לישן ביותר.
תיבת דו-שיח מיון מהיר לעומת מיון
תאריכים ושעות המעוצבים כנתוני מספר, כגון תאריך בהשאלה בדוגמה למעלה, השתמש בשיטת המיון המהיר כדי למיין בעמודה אחת. למיונים הכוללים מספר עמודות של תאריכים או שעות, השתמש בתיבת הדו-שיח מיון באותו אופן כמו מיון עמודות מרובות של נתוני מספר או טקסט.
מיין לפי תאריך דוגמה
כדי לבצע מיון מהיר לפי תאריך בסדר עולה, מהישן ביותר לחדש:
- הדגש את טווח התאים שיש למיין. כדי לעקוב אחר הדוגמה שלמעלה, הדגש את התאים G2 עד K7.
- בחר בית.
- בחר מיין וסינן כדי לפתוח את הרשימה הנפתחת.
- בחר מיון מותאם אישית כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח מיון.
- תחת כותרת העמודה, בחר את מיין לפי החץ למטה ובחר Borrowed כדי למיין תחילה את הנתונים לפי תאריך ההשאלה.
- תחת הכותרת מיון על, בחר Cell Values. המיון מבוסס על הנתונים בפועל בטבלה.
- תחת הכותרת סדר מיון, בחר הישן לחדש מהרשימה הנפתחת.
- בחר OK בתיבת הדו-שיח כדי לסגור את תיבת הדו-שיח ולמיין את הנתונים.
אם תוצאות המיון לפי תאריך לא יתבררו כצפוי, הנתונים בעמודה המכילה את מפתח המיון עשויים להכיל תאריכים או שעות המאוחסנים כנתוני טקסט ולא כמספרים (תאריכים ושעות הם רק נתוני מספרים בפורמט).
נתונים מעורבים ומיון מהיר
בעת שימוש בשיטת המיון המהיר, אם רשומות המכילות נתוני טקסט ומספרים מעורבבים יחדיו, Excel ממיין את נתוני המספרים והטקסט בנפרד על ידי הצבת הרשומות עם נתוני טקסט בתחתית הרשימה הממוינת.
Excel עשוי לכלול גם את כותרות העמודות בתוצאות המיון, ולפרש אותן כשורה נוספת של נתוני טקסט במקום כשמות השדות לטבלת הנתונים.
אזהרת מיון אפשרי
אם נעשה שימוש בתיבת הדו-שיח מיון, אפילו למיון בעמודה אחת, Excel עשוי להציג הודעה המזהירה אותך שהוא נתקל בנתונים המאוחסנים כטקסט ונותן לך את הבחירה:
- מיין כל דבר שנראה כמו מספר כמספר.
- מיין מספרים ומספרים המאוחסנים כטקסט בנפרד.
אם תבחר באפשרות הראשונה, Excel ינסה למקם את נתוני הטקסט במיקום הנכון של תוצאות המיון. בחר באפשרות השנייה ו-Excel ממקם את הרשומות המכילות נתוני טקסט בתחתית תוצאות המיון, בדיוק כפי שקורה במיון מהיר.
מיין נתונים לפי ימים בשבוע או לפי חודשים ב-Excel
אתה יכול גם למיין נתונים לפי ימים בשבוע או לפי חודשים בשנה באמצעות אותה רשימה מותאמת אישית מובנית שבה משתמש Excel כדי להוסיף ימים או חודשים לגליון עבודה באמצעות ידית המילוי. רשימות אלו מאפשרות מיון לפי ימים או חודשים בצורה כרונולוגית ולא לפי סדר אלפביתי.
כמו באפשרויות מיון אחרות, ניתן להציג ערכי מיון לפי רשימה מותאמת אישית בסדר עולה (ראשון עד שבת או ינואר עד דצמבר) או יורד (שבת עד ראשון או דצמבר עד ינואר).
בתמונה למעלה, השלבים הבאים בוצעו כדי למיין את דגימת הנתונים בטווח A2 עד E12 לפי חודשים בשנה:
- הדגש את טווח התאים שיש למיין.
- בחר בית.
- בחר מיין וסינן כדי לפתוח את הרשימה הנפתחת.
- בחר מיון מותאם אישית כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח מיון.
- תחת כותרת העמודה, בחר התחלת חודש מהרשימה הנפתחת כדי למיין את הנתונים לפי חודשי השנה.
- תחת הכותרת מיון על, בחר Cell Values. המיון מבוסס על הנתונים בפועל בטבלה.
- תחת כותרת ההזמנה, בחר את חץ למטה לצד אפשרות ברירת המחדל A עד Z כדי לפתוח את התפריט הנפתח.
- בחר רשימה מותאמת אישית כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח רשימות מותאמות אישית.
- בחלון השמאלי של תיבת הדו-שיח, בחר ינואר, פברואר, מרץ, אפריל.
- בחר OK כדי לאשר את הבחירה ולחזור לתיבת הדו-שיח מיין.
- הרשימה שנבחרה (ינואר, פברואר, מרץ, אפריל) מוצגת תחת כותרת ההזמנה.
- בחר OK כדי לסגור את תיבת הדו-שיח ולמיין את הנתונים לפי חודשים בשנה.
כברירת מחדל, רשימות מותאמות אישית מוצגות רק בסדר עולה בתיבת הדו-שיח רשימות מותאמות אישית. כדי למיין נתונים בסדר יורד באמצעות רשימה מותאמת אישית לאחר בחירת הרשימה הרצויה כך שהיא תוצג תחת הכותרת סדר בתיבת הדו-שיח מיון:
- בחר בחץ למטה לצד הרשימה המוצגת, כגון ינואר, פברואר, מרץ, אפריל כדי לפתוח את התפריט הנפתח.
- בתפריט, בחר באפשרות הרשימה המותאמת אישית שמוצגת בסדר יורד, כגון דצמבר, נובמבר, אוקטובר, ספטמבר.
- לחץ על OK כדי למיין את הנתונים בסדר יורד באמצעות הרשימה המותאמת אישית.
מיין לפי שורות כדי לסדר מחדש עמודות ב-Excel
כפי שמוצג עם אפשרויות המיון הקודמות, הנתונים ממוינים בדרך כלל באמצעות כותרות עמודות או שמות שדות. התוצאה היא סידור מחדש של שורות שלמות או רשומות של נתונים. אפשרות מיון פחות מוכרת, ולכן, פחות בשימוש ב-Excel היא מיון לפי שורה, שמשפיעה על סידור מחדש של סדר העמודות משמאל לימין בגליון עבודה.
סיבה אחת למיון לפי שורה היא התאמת סדר העמודות בין טבלאות נתונים שונות. עם העמודות באותו סדר משמאל לימין, קל יותר להשוות רשומות או להעתיק ולהעביר נתונים בין הטבלאות.
התאם אישית את סדר העמודות
עם זאת, לעיתים רחוקות מאוד, קבלת העמודות בסדר הנכון היא משימה פשוטה בשל המגבלות של אפשרויות סדר המיון העולה והיורד עבור ערכים. בדרך כלל, יש צורך להשתמש בסדר מיון מותאם אישית, ו-Excel כולל אפשרויות מיון לפי צבע תא או גופן או לפי סמלי עיצוב מותנה.
הדרך הקלה ביותר לומר לאקסל את סדר העמודות היא להוסיף שורה מעל או מתחת לטבלת הנתונים המכילה מספרים המציינים את סדר העמודות משמאל לימין. מיון לפי שורות הופך לעניין פשוט של מיון העמודות מהקטן לגדול ביותר לפי השורה המכילה את המספרים.
לאחר ביצוע המיון, ניתן למחוק בקלות את שורת המספרים שנוספה.
מיין לפי שורות דוגמה
בדגימת הנתונים המשמשת לסדרה זו על אפשרויות מיון ב-Excel, העמודה זיהוי סטודנט תמיד הייתה ראשונה משמאל, אחריה שם ולאחר מכן גיל.
במקרה זה, כפי שמוצג בתמונה למעלה, נוספו מספרים לעמודות כדי להכין את גליון העבודה כדי לסדר מחדש את העמודות כך שעמודת התוכנית תהיה ראשונה משמאל ואחריה חודש התחלה, שם, גיל, ותעודת סטודנט.
הנה איך לשנות את סדר העמודות:
- הוסף שורה ריקה מעל השורה המכילה את שמות השדות.
- בשורה החדשה הזו, הזן את המספרים הבאים משמאל לימין החל בעמודה A: 5, 3, 4, 1, 2.
- הדגש את הטווח שיש למיין. בדוגמה זו, הדגש את A2 עד E13.
- בחר בית.
- בחר מיין וסינן כדי לפתוח את הרשימה הנפתחת.
- בחר מיון מותאם אישית כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח מיון.
- בחר Options כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח אפשרויות מיון.
- בקטע כיוון, בחר מיין משמאל לימין כדי למיין את סדר העמודות משמאל לימין בגליון העבודה.
- בחר OK כדי לסגור את תיבת הדו-שיח אפשרויות מיון.
- עם השינוי בכיוון, כותרת העמודה בתיבת הדו-שיח מיון משתנה לשורה.
- בחר את מיין לפי החץ למטה ובחר שורה 2. זו השורה המכילה את המספרים המותאמים אישית.
- תחת הכותרת מיון על, בחר Cell Values.
- תחת כותרת ההזמנה, בחר הקטן לגדול ביותר מהרשימה הנפתחת כדי למיין את המספרים בשורה 2 בסדר עולה.
- בחר OK כדי לסגור את תיבת הדו-שיח ולמיין את העמודות משמאל לימין לפי המספרים בשורה 2.
- סדר העמודות מתחיל בתוכנית ואחריו תחילת חודש, שם, גיל ומזהה סטודנט.
השתמש באפשרויות המיון המותאמות אישית של Excel כדי לסדר מחדש עמודות
בעוד שמינונים מותאמים אישית זמינים בתיבת הדו-שיח מיון ב-Excel, אפשרויות אלה אינן קלות לשימוש כשמדובר בסידור מחדש של עמודות בגליון עבודה.האפשרויות ליצירת סדר מיון מותאם אישית הזמינות בתיבת הדו-שיח Sort הן למיין את הנתונים לפי צבע תא, צבע גופן וסמל.
אלא אם בכל עמודה כבר הוחל עיצוב ייחודי, כגון גופן או צבעי תאים שונים, יש להוסיף עיצוב זה לתאים בודדים באותה שורה כדי שכל עמודה תסודר מחדש.
לדוגמה, כדי להשתמש בצבע גופן כדי לסדר מחדש את העמודות:
- בחר כל שם שדה ושנה את צבע הגופן עבור כל אחד מהם. לדוגמה, שנה את התוכנית לאדום, תחילת חודש לירוק, שם לכחול, גיל לכתום ומזהה סטודנט לסגול.
- בתיבת הדו-שיח מיון, בחר מיין לפי ובחר שורה 2.
- תחת הכותרת מיון לפי, בחר צבע גופן.
- תחת כותרת ההזמנה, הגדר באופן ידני את סדר הצבעים של שמות השדות כך שיתאים לסדר העמודות הרצוי.
- לאחר המיון, אפס את צבע הגופן עבור כל שם שדה.
