Microsoft Access - חלק מחבילת המשרדים של Microsoft 365 - מציעה מסד נתונים יחסי חזק ברמה של שולחן העבודה, שאינו זקוק לשרת כדי לפעול. מסדי נתונים של Access פועלים מקובץ קבוע בכונן הקשיח שלך או משיתוף רשת ומציעים כלים מתוחכמים ליצירת טבלאות, שאילתות, טפסים ודוחות.
תחילת העבודה ותנאים חשובים ב-Access
הפעל את Microsoft Access. מפריט התפריט Create, בחר Table. טבלה היא יחידת האחסון הבסיסית במסד נתונים. בתוך אובייקט כמו טבלה, מידע מאוחסן בשילובי תכונות/ערך.
הנה כמה מונחים חשובים שכדאי לדעת בעת השימוש ב-Access:
- Fields: רכיבי נתונים בטבלה התואמת לעמודות.
- Database: מסד נתונים הוא סדרה של אובייקטים מוגדרים היטב שאתה מחבר עם מערכות יחסים.
- Form: ממשק קצה גרפי שבו אתה מזין מידע לטבלה.
- שאילתות: שאילתה מזקקת תת-קבוצה כלשהי של טבלה אחת או יותר כדי להגיע לקבוצת מידע ייחודית תוך כדי תנועה.
- Records: רכיבי נתונים בטבלה התואמת לשורות.
- דוחות:התוכן של טבלה או תוצאות של שאילתה. דוחות הם סיכומי מידע להדפסה.
- טבלאות: אוספים מובנים ומוגדרים היטב של תכונות. ארגון הטבלה מגיע משדות (עמודות) ורשומות (שורות).
יחסי אובייקטים ב-Access
כל הטבלאות קשורות זו לזו באמצעות סדרה של מערכות יחסים. Microsoft Access היא מערכת ניהול מסדי נתונים יחסיים, כלומר היא אוכפת כללים השולטים כיצד נתונים בטבלה אחת מתייחסים לנתונים בטבלה אחרת.
כיצד להשתמש בטפסים ב-Access
השתמש בטופס כדי להקל על הזנה מסודרת של רשומות למסד הנתונים. טפסים הם כלים גרפיים המותאמים לתמיכה בהזנת נתונים. במקום להוסיף מידע ישירות לטבלה, המשתמשים יכניסו אותו לטופס שקל יותר לניווט ולקרוא אותו.
שורה התחתונה
התוצאות של שאילתה אינן תואמות באופן מושלם לתוצאות של טבלה. במקום זאת, שאילתה שואבת מטבלה אחת או יותר באמצעות כללי סינון ומיון מתקדמים כדי להחזיר תוצאה דמוית טבלה שמזינה דוח או קובץ ייצוא מובנה.
דוחות ב-Access
השתמש בדוח כדי לקחת את התוצאות של שאילתה או את התוכן של טבלה וליצור גרסה קריאה שתוכל להדפיס או לשתף בקלות על מסך. דוחות מסכמים את כל תוכן הטבלה או חלק ממנה.
שורה התחתונה
Microsoft Access הוא כלי דיווח חזיתי השואב נתונים מקובצי בדיקה, גיליונות אלקטרוניים של Excel, מסדי נתונים של SQL או Azure, Microsoft Outlook, או עשרות מקורות מידע אחרים. על ידי ייבוא טבלאות מקושרות או מקורות נתונים מיובאים, אתה חופשי להשתמש ב-Access ככלי שאילתות וכסוכן דיווח. Access תומך גם בפרסום דוחות ונתונים לבסיסי נתונים אחרים ולפלטפורמת Microsoft SharePoint.
פורמטי פלט ב-Access
לרוב, מידע בתוך מסד נתונים של Access נשאר בתוכו. עם זאת, שאילתות ודוחות ייצאו בצורה נקייה ממסד הנתונים בפורמטים של Excel, טקסט רגיל, XML, PDF או XPS. בנוסף, Access מזין את רשימות התפוצה של Microsoft Outlook ו-Microsoft Word.
