השקעת עבודה רבה בגיליון האלקטרוני של Excel, אל תיתן לו לחמוק כי שכחת לשמור אותו. השתמש בעצות אלה כדי לשמור על בטיחות העבודה שלך ושמירתה לפעם הבאה שתצטרך את הקובץ החשוב הזה. כשתרצה לשתף את העבודה שלך, שמור את חוברת העבודה בפורמט PDF.
ההוראות במאמר זה חלות על Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel עבור Microsoft 365, ו-Excel עבור Mac.
השתמש במקשי קיצור דרך שמור ב-Excel
ישנן שלוש דרכים לשמור קובץ באקסל:
- בחר קובץ > שמור בשם. ב-Excel 2019, בחר File > Save a Copy.
- בחר שמור בסרגל הכלים של גישה מהירה.
- השתמש במקש הקיצור Ctrl+ S.
אם אתה עובד על Mac, השתמש במקש Command במקום במקש Control.
אם הקובץ נשמר בעבר, המצביע משתנה לסמל שעון חול בזמן שהשמירה מתבצעת. אם חוברת העבודה נשמרת בפעם הראשונה, תיבת הדו-שיח Save As נפתחת.
חיסכון בפעם הראשונה
כאשר קובץ נשמר בפעם הראשונה, יש לציין שתי פיסות מידע בתיבת הדו-שיח שמירה בשם. הזן שם לקובץ ובחר את המיקום שבו הוא יישמר.
שמות קבצים יכולים להכיל עד 255 תווים כולל רווחים.
שורה התחתונה
שימוש ב-Ctrl+S הוא דרך קלה לשמור נתונים. השתמש בקיצור דרך זה לעתים קרובות, לפחות כל חמש דקות, כדי למנוע אובדן נתונים.
Pin Save Locations
אם אתה פותח קבצים או תיקיות מסוימים לעתים קרובות ב-Excel, הצמד אותם לרשימת הקבצים שנפתחו לאחרונה. זה שומר על המיקום נגיש בראש הרשימה האחרונה.
אין הגבלה למספר המיקומים שניתן להצמיד. כדי להצמיד מיקום שמירה:
-
כדי להצמיד תיקיה, בחר File > שמור בשם.
Image -
בחר Recent ובצד ימין של החלון, רחף מעל חוברת העבודה או התיקיה שברצונך להצמיד. תמונה אופקית קטנה של סיכת לחיצה מופיעה עבור מיקום זה.
Image -
בחר את pin עבור מיקום זה. התיקיה מועברת לרשימה מוצמדת וסיכת הדחיפה האופקית משתנה לסיכת דחיפה אנכית.
Image - כדי לבטל הצמדה של מיקום, בחר את סיכת הדחיפה האנכית כדי לשנות אותו בחזרה לסיכה אופקית ולהסיר אותו מהרשימה המוצמדת.
שורה התחתונה
כאשר אתה רוצה עותק של גליון עבודה או חוברת עבודה שלמה שאף אחד לא יכול לערוך וכולם יכולים להציג, להמיר או לשמור את קובצי ה-Excel שלך בפורמט PDF. קובץ PDF (פורמט מסמכים נייד) מאפשר לאחרים לצפות במסמכים ללא צורך בתוכנית המקורית, כגון Excel, המותקנת במחשב שלהם. במקום זאת, משתמשים פותחים את הקובץ עם תוכנת קורא PDF בחינם, כגון Adobe Acrobat Reader.
שמירה של גיליון העבודה הפעיל בפורמט PDF
בעת שמירת קובץ בפורמט PDF, כברירת מחדל נשמר רק גליון העבודה הנוכחי, או הפעיל (גיליון העבודה על המסך).
כדי לשמור גיליון עבודה של Excel בפורמט PDF:
-
בחר קובץ.
Image -
בחר שמור בשם כדי לפתוח את חלון השמירה בשם.
Image -
בחר את המיקום שבו ברצונך לשמור את הקובץ.
Image -
הזן שם לקובץ.
Image -
בחר את שמור כסוג החץ למטה.
Image -
גלול ברשימה כדי למצוא ובחר PDF (.pdf).
Image -
בחר Save כדי לשמור את הקובץ בפורמט PDF ולסגור את החלון.
Image
שמור חוברת עבודה שלמה בפורמט PDF
אפשרות ברירת המחדל של שמירה בשם שומרת רק את גליון העבודה הנוכחי בפורמט PDF. בצע את השלבים הבאים כדי לשמור את כל חוברת העבודה שלך כקובץ PDF:
-
בחר קובץ > שמור בשם.
Image -
בחר עיון כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח שמירה בשם.
Image -
בחר שמור כסוג כדי לפתוח רשימה נפתחת ובחר PDF. לחצן האפשרויות מופיע בתיבת הדו-שיח שמירה בשם.
Image -
בחר Options כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח Options.
Image -
בחר חוברת העבודה השלמה בקטע פרסם מה.
Image -
בחר OK כדי לחזור לתיבת הדו-שיח שמירה בשם.
Image - בחר Save כדי לשמור את חוברת העבודה בפורמט PDF ולסגור את תיבת הדו-שיח.
שמירה אוטומטית ב-OneDrive
אם אתה משתמש ב-Microsoft 365, Excel שומר אוטומטית את העבודה שלך כאשר אתה בוחר לשמור קבצים בחשבון אחסון הענן שלך ב-OneDrive. כאשר הקבצים שלך נשמרים ב-OneDrive, המסמכים נשמרים אוטומטית כל כמה שניות, ומבטל את הצורך בבחירה רציפה של שמירה או שימוש במקשי קיצור.
כדי שפונקציית השמירה האוטומטית תפעל, שמור מסמכים במיקום בתיקיית OneDrive שלך. פונקציית השמירה האוטומטית אינה פועלת עם אף מיקום במחשב או ב-Mac.
אם יש לך Microsoft 365 ושמרת את הקבצים שלך ב-OneDrive, הפעל את השמירה האוטומטית על-ידי בחירה במתג ההחלפה בפינה השמאלית העליונה של מסך Excel. כאשר הוא מופעל, המתג יאמר מופעל. כדי לכבות את התכונה ולשמור את העבודה שלך באופן ידני, שנה אותה ל-Off.
