מה צריך לדעת
- הזן נתונים בתאים בעמודות ובשורות כדי ליצור מסד נתונים בסיסי.
- אם אתה משתמש בכותרות, הזן אותן בתא הראשון בכל עמודה.
- אל תשאיר שום שורות ריקות במסד הנתונים.
מאמר זה מסביר כיצד ליצור מסד נתונים ב-Excel עבור Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel for Mac, Excel for Android ו-Excel Online.
הזן את הנתונים
הפורמט הבסיסי לאחסון נתונים במסד נתונים של Excel הוא טבלה. לאחר יצירת טבלה, השתמש בכלי הנתונים של Excel כדי לחפש, למיין ולסנן רשומות במסד הנתונים כדי למצוא מידע ספציפי.
כדי לעקוב אחר הדרכה זו, הזן את הנתונים כפי שהם מוצגים בתמונה למעלה.
הזן את תעודות הסטודנטים במהירות
- הקלד את שני המזהים הראשונים, ST348-245 ו- ST348-246, לתוך התאים A5ו-A6, בהתאמה.
- הדגש את שני המזהים כדי לבחור אותם.
- גרור את ידית המילוי לתא A13.
שאר תעודות הסטודנט מוזנות בתאים A6 עד A13 בצורה נכונה.
הזן נתונים נכון
בעת הזנת הנתונים, חשוב לוודא שהזנתם נכונה. מלבד שורה 2 בין כותרת הגיליון האלקטרוני לכותרות העמודות, אל תשאיר עוד שורות ריקות בעת הזנת הנתונים שלך. כמו כן, ודא שאינך משאיר תאים ריקים.
שגיאות נתונים הנגרמות מהזנת נתונים שגויה הן המקור לבעיות רבות הקשורות לניהול נתונים. אם הנתונים הוזנו נכון בתחילה, סביר יותר שהתוכנית תחזיר לך את התוצאות הרצויות.
Rows Are Records
כל שורת נתונים במסד נתונים ידועה כרשומה. בעת הזנת רשומות, זכור את ההנחיות הבאות:
- אל תשאיר שום שורות ריקות בטבלה. זה כולל אי השארת שורה ריקה בין כותרות העמודות לשורה הראשונה של הנתונים.
- רשומה חייבת להכיל נתונים על פריט ספציפי אחד בלבד.
- רשומה חייבת להכיל גם את כל הנתונים במסד הנתונים לגבי פריט זה. לא יכול להיות מידע על פריט ביותר משורה אחת.
עמודות הן שדות
בעוד ששורות במסד נתונים של Excel נקראות רשומות, העמודות ידועות כשדות. כל עמודה צריכה כותרת כדי לזהות את הנתונים שהיא מכילה. כותרות אלו נקראות שמות שדות.
- שמות השדות משמשים כדי להבטיח שהנתונים עבור כל רשומה מוזנים באותו רצף.
- יש להזין נתונים בעמודה באותו פורמט. אם אתה מתחיל להזין מספרים כספרות (כגון 10 או 20), המשיכו כך. אל תשנה באמצע הדרך והתחל להזין מספרים כמילים (כגון עשר או עשרים). היה עקבי.
- הטבלה לא יכולה להכיל עמודות ריקות.
צור את הטבלה
לאחר הזנת הנתונים, ניתן להמירם לטבלה. כדי להמיר נתונים לטבלה:
- הדגש את התאים A3 עד E13 בגיליון העבודה.
- בחר בכרטיסייה Home.
- בחר פורמט כטבלה כדי לפתוח את התפריט הנפתח.
- בחר באפשרות הכחולה סגנון טבלה בינוני 9 כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח עיצוב כשולחן.
- בזמן שתיבת הדו-שיח פתוחה, התאים A3 עד E13 בגליון העבודה מוקפים בקו מקווקו.
- אם הקו המקווקו מקיף את טווח התאים הנכון, בחר OK בתיבת הדו-שיח עיצוב כטבלה.
- אם הקו המקווקו אינו מקיף את טווח התאים הנכון, סמן את הטווח הנכון בגליון העבודה ולאחר מכן בחר OK בתיבת הדו-שיח עיצוב כטבלה.
חצים נפתחים מתווספים ליד כל שם שדה, ושורות הטבלה מעוצבות בכחול בהיר וכהה לסירוגין.
השתמש בכלי מסד הנתונים
לאחר שיצרת את מסד הנתונים, השתמש בכלים הממוקמים מתחת לחצים הנפתחים לצד כל שם שדה כדי למיין או לסנן את הנתונים שלך.
מיין נתונים
- בחר בחץ הנפתח לצד השדה שם משפחה.
- בחר מיין A עד Z כדי למיין את מסד הנתונים בסדר אלפביתי.
- לאחר מיון, גרהם ג'יי הוא השיא הראשון בטבלה, ווילסון R הוא האחרון.
נתוני סינון
- בחר את החץ הנפתח לצד שדה התוכנית.
- בחר בתיבת הסימון שליד Select All כדי לנקות את כל תיבות הסימון.
- בחר בתיבת הסימון שליד Business כדי להוסיף סימן ביקורת לתיבה.
- בחר OK.
- רק שני סטודנטים, G. Thompson ו-F. Smith גלויים מכיוון שהם שני הסטודנטים היחידים הרשומים לתוכנית העסקים.
- כדי להציג את כל הרשומות, בחר את החץ הנפתח לצד שדה התוכנית ובחר נקה מסנן מ " Program."
הרחב את מסד הנתונים
כדי להוסיף רשומות נוספות למסד הנתונים שלך:
- הצב את מצביע העכבר מעל הנקודה הקטנה בפינה הימנית התחתונה של הטבלה.
- מצביע העכבר משתנה לחץ דו-ראשי.
- לחץ והחזק את לחצן העכבר הימני וגרור את המצביע למטה כדי להוסיף שורה ריקה לתחתית מסד הנתונים.
-
הוסף את הנתונים הבאים לשורה החדשה הזו:
Cell A14: ST348-255
Cell B14: Christopher
Cell C14: A.
Cell D14: 22
Cell E14: Science
השלם את עיצוב מסד הנתונים
- הדגש תאים A1 ל- E1 בגיליון העבודה.
- בחר בית.
- בחר מיזוג ומרכז כדי למרכז את הכותרת.
- בחר צבע מילוי כדי לפתוח את הרשימה הנפתחת של צבעי המילוי.
- בחר כחול, מבטא 1 מהרשימה כדי לשנות את צבע הרקע בתאים A1 עד E1 לכחול כהה.
- בחר צבע גופן כדי לפתוח את הרשימה הנפתחת של צבע הגופן.
- בחר White מהרשימה כדי לשנות את צבע הטקסט בתאים A1 עד E1 ללבן.
- הדגש תאים A2 ל- E2 בגיליון העבודה.
- בחר צבע מילוי כדי לפתוח את הרשימה הנפתחת של צבעי המילוי.
- בחר כחול, מבטא 1, בהיר 80 מהרשימה כדי לשנות את צבע הרקע בתאים A2 עד E2 לכחול בהיר.
- הדגש תאים A4 ל- E14 בגיליון העבודה.
- בחר Center כדי ליישר את הטקסט במרכז בתאים A14 עד E14.
פונקציות מסד נתונים
Syntax: Dfunction(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
כאשר הפונקציה D היא אחת מהאפשרויות הבאות:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
סוג: מסד נתונים
פונקציות מסד נתונים נוחות כאשר משתמשים ב-Google Sheets לשמירה על נתונים מובנים, כמו מסד נתונים. כל פונקציה של מסד נתונים, Dfunction, מחשבת את הפונקציה המתאימה בקבוצת משנה של טווח תאים הנחשב כטבלת מסד נתונים. פונקציות מסד הנתונים לוקחות שלושה ארגומנטים:
- Database_arr הוא טווח, מערך מוטבע או מערך שנוצר על ידי ביטוי מערך. הוא בנוי כך שכל שורה אחרי שורה 1 היא רשומת מסד נתונים, וכל עמודה היא שדה מסד נתונים. שורה 1 מכילה את התוויות עבור כל שדה.
- Field_str|num מציין איזו עמודה (שדה) מכילה את הערכים שיש לממוצע. ניתן לבטא זאת בשם השדה (מחרוזת טקסט) או כמספר העמודה, כאשר העמודה השמאלית ביותר תוצג כ-1.
- Criteria_arr הוא טווח, מערך מוטבע או מערך שנוצר על ידי ביטוי מערך. הוא בנוי כך שהשורה הראשונה מכילה את שמות השדות שעליהם יוחל הקריטריון (קריטריונים), והשורות הבאות מכילות את הבדיקות המותנות.
השורה הראשונה בקריטריונים מציינת שמות שדות. כל שורה אחרת בקריטריונים מייצגת מסנן, קבוצה של הגבלות על השדות המתאימים. ההגבלות מתוארות באמצעות סימון שאילתה לפי דוגמה וכוללות ערך להתאמה או אופרטור השוואה ואחריו ערך השוואה. דוגמאות להגבלות הן: "שוקולד", "42", ">=42" ו-" 42". תא ריק פירושו שאין הגבלה על השדה המתאים.
מסנן תואם שורת מסד נתונים אם כל מגבלות הסינון (ההגבלות בשורה של המסנן) מתקיימות. שורת מסד נתונים (רשומה) עומדת בקריטריונים אם לפחות מסנן אחד תואם לה. שם שדה עשוי להופיע יותר מפעם אחת בטווח הקריטריונים כדי לאפשר הגבלות מרובות החלות בו זמנית (לדוגמה, טמפרטורה >=65 וטמפרטורה <=82).
DGET היא פונקציית מסד הנתונים היחידה שאינה צוברת ערכים. DGET מחזיר את הערך של השדה שצוין בארגומנט השני (בדומה ל-VLOOKUP) רק כאשר בדיוק רשומה אחת תואמת לקריטריונים; אחרת, הוא מחזיר שגיאה המציינת שאין התאמות או התאמות מרובות.
