ישנן דרכים רבות לשתף תיקיה ב-Outlook עם אחרים. זה יכול להקל בהרבה על העבודה עם צוות או על פרויקט כאשר כל התקשורת נמצאת במקום אחד, וזו יכולה להיות דרך מצוינת לנהל פעילויות משק בית, כספים ועוד הרבה יותר. למד כיצד ליצור תיקיות משותפות של Outlook ולארגן את העבודה שלך.
יש לך גישה לשרת Exchange. זו הדרך היחידה שבה תוכל לנהל או לשתף את תיקיות האאוטלוק שלך.
איך לשתף תיקיה ב-Outlook 2016
משהו שאתה רוצה לבדוק לפני שאתה מנסה לשתף תיקיה הוא אם המנהל שלך מאפשר לך לעשות זאת. אם כן, זה מה שאתה צריך לעשות:
- פתח את Outlook כרגיל.
- מצא את התיקיה שתרצה לשתף עם מישהו.
-
לאחר המיקום, לחץ לחיצה ימנית על התיקיה ולאחר מכן בחר מאפיינים
Image -
בחלון המאפיינים, בחר את הכרטיסייה Permissions.
Image - בחר הוסף.
-
מרשימת כתובות הדוא ל בשרת, בחר את זו שאיתה תרצה לשתף את התיקיה ב-Outlook.
Image
כיצד לפתוח תיקיה משותפת ב-Outlook
אם אדם אחר שיתף איתך תיקיה, ודא שהוא נתן לך את ההרשאות הנכונות. סביר להניח שתקבל הזמנת שיתוף באימייל וכל מה שאתה צריך לעשות הוא לבחור פתח את ההערות/משימות/יומן/אנשי קשר/יומן בפינה השמאלית העליונה.
שקול לשמור את אימייל ההזמנה עבור התיקיה המשותפת.
אם תמחק את אימייל ההזמנה, התוכן המשותף עדיין נגיש לך, יש רק כמה שלבים נוספים. פשוט בחר בכרטיסייה תיקייה ולאחר מכן בחר פתח יומן/אנשי קשר/יומן/הערות/משימות משותף.
זה עובד על Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 ו-Outlook 2019
איך להסיר תיקיה משותפת
בין אם אתה משתף תיקיה או מסיר תיקייה משותפת, התהליך בערך זהה. אם תיקיה שותפה איתך, הדרך הקלה ביותר להיפטר ממנה תהיה לבקש מהאדם שהעניק לך גישה לבטל את כל ההרשאות.
אם אתה צריך להסיר מישהו מהצפייה בתיקייה המשותפת שלך, בצע את השלבים הבאים:
- לחץ לחיצה ימנית על התיקיה המשותפת ב-Outlook, ולאחר מכן בחר Properties.
- בחר בכרטיסייה שיתוף תיקיות.
- בחר עם איזה משתמש אתה לא רוצה לשתף את התיקיה יותר, ולאחר מכן בחר הסר.
רמות הרשאה בתיקיות משותפות ב-Outlook
יש דרך להגביל את מה שאנשים יכולים לעשות בתיקייה משותפת באמצעות מגוון שלם של הנחיות הרשאות.
פתח את Outlook, לחץ לחיצה ימנית על התיקיה שברצונך לשתף ולאחר מכן בחר Properties > Permissions. משם, בחר בתפריט הנפתח רמת ההרשאה ובחר רמה שונה עבור כל אדם אחר שאיתו אתה עשוי לשתף את התיקיה.
לדוגמה, אם תבחר Owner, האדם הזה יכול לעשות הכל, אבל אם תבחר Reviewer, הדבר היחיד הם יכולים לעשות זה לקרוא את הפריטים ולא שום דבר אחר.
