למרות ריבוי שיטות התקשורת המקוונות, הדוא"ל נשאר הפופולרי ביותר, עם כמעט 300 מיליארד אימיילים שנשלחו מדי יום בשנת 2019. בין אם אתה חדש לגמרי בדוא"ל או שאתה משתמש בו כבר עשרות שנים, ודא שאתה' חוזרים לפי הכללים לגבי נימוסי דוא"ל.
עיין בהודעה שלך לפני שאתה שולח
לאחר שתזין את כתובות הנמענים שלך, צור שורת נושא מתאימה, כתוב את הודעתך וצרף כמה מסמכים תומכים, חזור ותוודא שעשית הכל נכון:
- עיין בהודעה. האם משהו לא ברור? האם יש שגיאות דקדוק או שגיאות הקלדה? אמרת את כל מה שרצית להגיד?
- בדוק את המקורות שלך. האם קישור למקור חיצוני יבהיר את המשמעות שלך? האם קישור יעזור לנמען שלך למצוא אתר אינטרנט במהירות?
- עיין בשמות הנמענים. שכחת אדם חשוב שצריך לראות את המסר? האם הוספת מישהו שלא אמור לראות את ההודעה?
- עיין בכתובת שלך. אם יש לך יותר מאחד, הקפד לשלוח את ההודעה מההודעה המתאימה ביותר למטרת ההודעה.
- קבע את עדיפות ההודעה. האם צריך לתייג את ההודעה כחשובה?
- הוסף מסמכים תומכים. שכחת את הקבצים המצורפים?
אל תשיב תמיד לכולם
עליך לדעת מתי ומתי לא להשיב לכולם למיילים קבוצתיים. אם כל מי שנמצא בדוא ל המקורי (זה שאתה מגיב אליו) צריך לדעת מה יש לך לומר, השתמש ב'השב לכולם'.
לדוגמה, אדם א' שולח לך ולאדם ב' אימייל כדי להעלות רעיונות כיצד לחגוג את יום השנה ה-10 של הבוס שלך עם החברה. התגובה שלך רלוונטית גם לאדם א' וגם לאדם ב', אז השתמש ב'השב לכולם' כדי להשיב לשניהם.
אם מישהו שולח הזמנה למסיבה בדוא ל אליך ול-20 חברים אחרים, התגובה שלך לא רלוונטית לנמעני הדואר האחרים, אז השתמש ב-Reply כדי לשלוח תגובה רק לשולח המקורי.
כתוב שורות נושא אפקטיביות
המפתח לכתיבת נושא דוא ל טוב הוא לוודא שהוא קולט בקצרה את מהות ההודעה שלך. הנה כמה דוגמאות:
- פגישת מכירות השתנתה לשעה 3:00
- הזמנה למסיבת ליל כל הקדושים
- תיקוני טקסט של אתר
- 20 בחירות הסרטונים המובילות של השבוע
- פרטי החברות החדשה שלך
- אישור הפגישה שלך
- בקשה למתנדבי אירוע התרמה
כדי להפוך את שורות הנושא ליעילות יותר, כלול את הפעולה שאתה רוצה שהנמענים יבצעו, כגון:
- הזמנה למסיבת ליל כל הקדושים - תשובה עד 11 במאי
- תיקוני טקסט באתר - צריך אישור עד יום שלישי
שורה התחתונה
כשאתה מעביר הודעת דוא"ל ממישהו אחר, הסביר לנמען החדש מדוע אתה עושה זאת וכיצד אתה מצפה שהוא ירוויח מכך. לדוגמה, נניח שלקוח, ג'יי, שולח לך שאלה, ואתה לא יודע את התשובה. העבר את ההודעה לעמיתך, שרה, עם פתק האומר: "שרה, ג'יי רוצה לדעת את תהליך הכניסה לפורטל שלנו מהמכשיר הנייד שלו. ראה למטה לפרטים. האם תוכל לעזור?"
הסבר למה אתה עושה CC
אם אתה מעביר מישהו בהודעת דוא"ל, הסביר לנמען הראשי שאתה עושה זאת ומדוע. לדוגמה, נניח שג'נה רוצה להצטרף למועדון הספרים שלך, ואתה שולח לה מידע על כך. היית מתקשר למנהיגת מועדון הספר, אן, ותכתוב לג'נה, "אני פונה למנהיגה שלנו, אן, כדי שהיא תוכל לראות מה אני שולח לך ולמלא כל מה שאולי השארתי בחוץ."כשאתה משתמש בתהליך הזה, אן גם יודעת למה היא מקבלת עותק של ההודעה.
שורה התחתונה
הודעות דוא"ל יכולות ללכת לאיבוד בדואר או במסנן הספאם. כאדיבות, במיוחד עם הודעות חשובות (כגון כאלו עם קבצים מצורפים או הקשורים לתאריכים), כתוב הערה קצרה כדי ליידע את השולח שהמייל שלו התקבל. לדוגמה, אם הבוס שלך שולח לך פרויקט חדש לעבוד עליו, השב: "הבנתי, אני אתחיל מחר."
השתמש בראשי תיבות במשורה
לא כולם יודעים כל ראשי תיבות, אז השתמש בכמה שפחות, ורק כשאתה בטוח שהנמען יודע למה הם מתכוונים. ישנם מספר ראשי תיבות המשמשים בדרך כלל בהתכתבות אימייל עסקית. הנה כמה:
- ASAP: בהקדם האפשרי
- BTW: דרך אגב
- EOD: סוף היום
- EOM: סוף הודעה (משמש בדרך כלל בשורת הנושא כדי לציין שאין גוף אימייל לעקוב)
- EOW: סוף השבוע
- FYI: למידע שלך
- IMO: לפי דעתי
- OOO: לא במשרד
- Y/N: כן או לא
שורה התחתונה
מכיוון שאינך מקבל את ההקשר של הבעות פנים וטון הדיבור בדוא ל, זה לא אמצעי טוב להבעת סרקזם או הומור, במיוחד עם נמענים שאתה לא מכיר היטב. הביעו את המסר שלכם בפשטות ובפשטות, לפחות עד שתכירו נמען טוב יותר. אם אתה באמת לא יכול להתאפק, כלול אמוטיקון מחייך או צוחק כדי להראות שאתה צוחק.
בחר סיום מתאים
לפעמים קשה לדעת איך לסיים הודעת אימייל. הנה כמה הצעות, המבוססות על המצב:
- תודה או תודה רבה: אם אתה מבקש טובה.
- Love או Hugs: אם הנמען הוא חבר או בן משפחה.
- לחיים או הטוב ביותר: אם הנמען הוא מכר מזדמן.
- בברכה: אם ההודעה שלך רשמית.
- בברכה או Kind Regards: אם אתה רוצה לשמור על טון עסקי רשמי.
