כאשר אתה קובע פגישה ב-Outlook עם אדם אחר או קבוצת אנשים אחרים, הם מקבלים אימייל הזמנה עם פרטי הפגישה. מהאימייל הזה, הם יכולים לקבל או לדחות את ההזמנה לפגישה. Outlook מוסיף את הפגישה ליומן Outlook שלך, עוקב אחר תגובות המשתתפים ושולח תזכורת לפני תחילת הפגישה.
ההוראות במאמר זה חלות על Outlook עבור Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 ו-Outlook 2013.
איך לשלוח הזמנה ליומן ב-Outlook
כך לתזמן פגישה ב-Outlook:
-
בחר את בית tab.
Image -
בחר פריטים חדשים > פגישה.
לחלופין, הקש Ctrl+Shift+Q.
Image -
בהזמנה לפגישה, הזן תיאור של הפגישה בתיבת הטקסט Title.
Image -
בתיבת הטקסט Required, הזן את כתובות האימייל של כל משתתף שחייב להשתתף בפגישה. ב-Outlook 2016 ו-2013, הזן את כתובות הדוא ל בתיבת הטקסט To.
כדי לבחור אנשי קשר מפנקס הכתובות שלך, בחר Required, Optional, או To.
Image -
בתיבת הטקסט אופציונלי, הזן את כתובות האימייל של האנשים שבהם תרצה להשתתף בפגישה, אך אל תדרוש מהם לעשות זאת.
Image -
בחר שעת התחלה ושעת סיום לפגישה.
Image -
כדי לחסום יום שלם בלוח השנה שלך לפגישה, בחר כל היום.
Image -
בתיבת הטקסט Location, הזן היכן אתה מקיים את הפגישה.
Image -
באזור Message, הזן מידע אחר שהמשתתפים שלך יצטרכו לדעת לפני הפגישה וצרף כל קובץ שתרצה שהם יבדקו.
כדי לצרף קובץ להזמנה לפגישה, בחר בכרטיסייה Insert ולאחר מכן בחר Attach File. כדי להוסיף קישור למסמך ב-OneDrive שלך, בחר בחץ הנפתח Link.
Image -
כברירת מחדל, כאשר אתה שולח הזמנה לפגישה ב-Outlook, ההזמנה כוללת בקשה לתגובה ונותנת לנמען אפשרות להציע מועד חדש לפגישה. כדי לשנות את האפשרויות האלה, בחר בכרטיסייה Meeting ולאחר מכן בחר אפשרויות תגובה
Image -
בחר שלח.
אם לוח הזמנים שלך משתנה או אם המשתתפים שלך חייבים לתכנן תוכניות אחרות, בטל את הפגישה או תזמן אותה מחדש.
Image
איך להגדיר פגישה חוזרת
Outlook מאפשר לך גם להגדיר פגישות חוזרות. השתמש באפשרות זו עבור התכנסויות שאתה מתכנן לחזור על כל שבוע, חודש או תקופה אחרת. בפגישה חוזרת, עליך להזין את הפרטים פעם אחת בלבד, והיא תוסיף את כל האירועים העתידיים ליומן שלך על סמך המרווח שהגדרת.
-
בחר בכרטיסייה Home ולאחר מכן בחר פריטים חדשים > Meeting.
Image - בהזמנה לפגישה, הזן את הכותרת, משתתפים נדרשים, משתתפים אופציונליים, מיקום והודעה המתארת את מטרת הפגישה.
-
בחר הפוך את החוזר.
ב-Outlook 2016 ו-2013, בחר Meeting > Recurrence.
Image -
תיבת הדו-שיח חזרת פגישות תיפתח. הזן את שעת ההתחלה, שעת הסיום ומשך הפגישה.
Image -
בקטע דפוס חוזר, בחר מתי הפגישה תחזור. לדוגמה, פגישה שבועית קבועה שמתקיימת בכל יום שני.
Image -
בקטע טווח של הישנות, בחר את משך הזמן שהפגישות החוזרות יימשכו. אתה יכול לומר לפגישה חוזרת לבטל בתאריך מסוים או לאחר מספר מסוים של התרחשויות. בחר אין תאריך סיום אם אינך רוצה שהפגישה תפוג.
Image -
בחר OK.
Image -
בהזמנה לפגישה, בחר Send.
Image
כיצד להשתמש באסיסט התזמון ליצירת פגישה
אם אתה משתמש ב-Microsoft 365 בעבודה ואתה משתמש ב-Exchange, השתמש ב- Scheduling Assistant כדי למצוא את הזמן הטוב ביותר לקביעת פגישה עם אחרים. כשתפתח את עוזר התזמון, תראה את היומנים של האנשים שהזמנת לפגישה.
כדי להשתמש ב-Scheduling Assistant, צור הזמנה לפגישה, בחר בכרטיסייה Meeting > Scheduling Assistant.
איך להציג את הפגישה ביומן Outlook שלך
לאחר שתיצור או תקבל פגישה, היא תופיע בלוח השנה שלך ב-Outlook בהתבסס על פרטי התאריך והשעה. הנה איך למצוא אירועים קרובים.
- בחר את מחליף תצוגה, ולאחר מכן בחר Calendar.
- כדי למצוא את הפגישה, גלול בלוח השנה או השתמש בתיבת החיפוש והזן את כותרת הפגישה.
-
כדי להציג את פרטי הפגישה, לחץ פעמיים על פריט היומן.
Image -
כדי לצפות בתגובות, בחר בכרטיסייה Tracking. העמודה Response מציגה אילו משתתפים קיבלו את ההזמנה לפגישה ואילו לא הגיבו.
Image -
אם קיבלת הסכמה בעל פה ממשתתף, בחר None ולאחר מכן בחר Accepted, Declined, או נתן תגובה Tentative.
Image - סגור את ההזמנה לפגישה כשתסיים.
איך להוסיף אנשים להזמנה לפגישה קיימת
תוכל להגדיר פגישה ולאחר מכן לקבל משתתפים נוספים להזמין מאוחר יותר (לדוגמה, אם אתה שוכר עובד אחר וברצונך להוסיף אותם לישיבות צוות רגילות). הנה איך להזמין משתתפים חדשים לפגישה שכבר הגדרת.
- מצא את הפגישה ביומן שלך.
- לחץ לחיצה כפולה על פריט הפגישה.
-
בחר את הכרטיסייה עוזרת תזמון > הוסף משתתפים.
Image -
בתיבה בחר משתתפים ומשאבים, בחר את שם המשתתף.
Image -
בחר Required או אופציונלי כדי לציין אם המשתתף נדרש להיות בפגישה או אם נוכחותו היא אופציונלית.
Image -
בחר OK.
Image -
המשתתף מופיע כעת ברשימת כל המשתתפים במסייע התזמון.
Image -
בחר שלח עדכון.
Image
