מה צריך לדעת
- תוכל ליצור אחד במרכז הניהול של MS 365 תחת Groups > תיבות דואר משותפות. בחר הוסף תיבת דואר ובצע את השלבים משם.
- לכל מי שהוקצה לתיבת דואר משותפת של Microsoft Office 365 יש גישה לכל מה שיש בה: אימיילים נכנסים, תשובות, העברות וכו'.
- משתמשי Office 365 זקוקים למנוי Microsoft Exchange Online כדי לגשת לדואר משותף.
מאמר זה מסביר כיצד להוסיף משתמשים לתיבת דואר משותפת של Outlook, וכיצד להשתמש בתיבות דואר משותפות ב-Outlook, באינטרנט ומאפליקציה לנייד.הוראות אלה חלות על Office 365 עבור Windows ו-macOS; Outlook 2019, 2016, 2013 ו-2010; Outlook עבור iOS ואנדרואיד; ו-Outlook באינטרנט.
איך ליצור תיבת דואר משותפת ב-Office 365
אתה יכול ליצור כמה תיבות דואר משותפות שאתה צריך, אבל כל משתמש שאתה מקצה לתיבת הדואר חייב להיות בעל מנוי Microsoft 365. כדי להגדיר תיבת דואר משותפת:
-
היכנס למרכז הניהול של Microsoft 365 באמצעות חשבון הניהול הגלובלי שלך ב-Microsoft 365 או האישורים של חשבון הניהול שלך ב-Exchange.
מרכז הניהול של Microsoft 365 נודע בעבר כמרכז הניהול של Office 365.
-
בחר קבוצות > תיבות דואר משותפות בחלונית הניווט.
Image - בחר הוסף תיבת דואר בדף תיבות דואר משותפות.
-
בדף הוסף תיבת דואר, הקלד שם לתיבת הדואר המשותפת בשדה Name.
Image -
כינוי תיבת דואר נוצר אוטומטית בשדה Email, אבל אתה יכול לשנות את הכינוי אם תרצה. לאחר מתן שם לתיבת הדואר המשותפת, בחר Add.
Image - בחר הוסף חברים לתיבת הדואר הזו תחת השלבים הבאים.
- בחר הוסף חברים בדף הוסף חברים בתיבת דואר משותפת.
-
תחת Members, סמן את התיבה לצד כל אדם שתהיה לו גישה לתיבת הדואר המשותפת. כשתסיים, בחר Save ולאחר מכן Close.
אם אינך רואה את שמו של אדם ברשימה, בחר Search והקלד את שמו של האדם.
איך לשמור אימייל שנשלח בתיבת הדואר המשותפת
כאשר משתמש שולח הודעת דואר אלקטרוני מתיבת הדואר המשותפת, עותק של הודעה זו נשמר בתיקייה פריטים שנשלחו של אותו משתמש, לא לתיבת הדואר המשותפת. אם ברצונך לשמור הודעות דוא ל אלה בתיבת הדואר המשותפת, עליך לערוך את הגדרות תיבת הדואר המשותפת.
כדי לשמור הודעות דואר אלקטרוני שנשלחו בתיבת הדואר המשותפת, בצע את השלבים הבאים:
- היכנס למרכז הניהול של Microsoft 365 ובחר Groups > תיבות דואר משותפות בחלונית הניווט.
- בחר את תיבת הדואר המשותפת שלך.
-
בחר ערוך לצד פריטים שנשלחו.
Image - הגדר גם העתק פריטים שנשלחו כתיבת דואר זו וגם העתק פריטים שנשלחו מטעם תיבת דואר זו ל- On , ולאחר מכן בחר Save.
כיצד להשתמש בתיבת הדואר המשותפת ב-Outlook 2016, Outlook 2013 ו-Outlook 2010
כאשר אתה מגדיר את תיבת הדואר המשותפת, משתמשים אחרים לא צריכים לעשות דבר כדי להציג את תיבת הדואר המשותפת בגרסת שולחן העבודה של Outlook. תיבת הדואר המשותפת מופיעה אוטומטית בסרגל הצד של Outlook.
כדי לשלוח אימייל מתיבת הדואר המשותפת, בצע את השלבים הבאים:
- בחר את הכרטיסייה Home בחלק העליון של Outlook.
-
בחר New Email כדי ליצור הודעה חדשה.
Image - בחר From בהודעת הדוא"ל החדשה, ולאחר מכן בחר בתיבת הדואר המשותפת.
- הקלד את ההודעה שלך ובחר Send.
כיצד לגשת לתיבת הדואר המשותפת ב-Outlook באינטרנט
אם ברצונך לעבוד עם תיבת הדואר המשותפת בדפדפן אינטרנט, עליך להוסיף את תיבת הדואר באופן ידני. כדי להוסיף את תיבת הדואר המשותפת ל-Outlook באינטרנט, בצע את השלבים הבאים:
- היכנס לחשבון Microsoft 365 שלך ולאחר מכן בחר באפליקציית Outlook.
- לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על Folders (או על שם תיבת הדואר שלך) בחלונית הניווט, ולאחר מכן בחר הוסף תיקייה משותפת.
- הקלד את כתובת הדוא"ל של תיבת הדואר המשותפת בתיבת הדו-שיח הוסף תיקייה משותפת, ולאחר מכן בחר Add.
כיצד להוסיף תיבות דואר משותפות לאפליקציית Outlook Mobile
אם ברצונך לגשת לתיבת דואר משותפת מהסמארטפון או הטאבלט שלך, בצע את השלבים הבאים:
- הפעל את אפליקציית Outlook עבור iOS או Android והיכנס לחשבון שלך.
-
הקש על הוסף חשבון בחלונית השמאלית, ולאחר מכן הקש על הוסף תיבת דואר משותפת.
אם יש לך מספר חשבונות Outlook, בחר את זה שיש לו גישה לתיבת הדואר המשותפת.
-
הזן את כתובת האימייל. לאחר השלמת התהליך, אתה אמור לראות את תיבת הדואר המשותפת שלך מתחת לחשבונות שלך באפליקציית Outlook.
אם ברצונך להסיר תיבת דואר משותפת מאפליקציית Outlook, עבור אל Settings > חשבונות, ולאחר מכן הקש על תיבת הדואר המשותפת ו בחר מחק חשבון.
מהי תיבת דואר משותפת ב-Office 365?
לכל אדם שהוקצה לתיבת דואר משותפת של Office 365 יש גישה מלאה לכל ההודעות שבה. משתמשים חברים יכולים לקרוא אימיילים נכנסים, להשיב להודעות, להעביר הודעות ולראות כיצד אחרים הגיבו.
כאשר חבר צוות מגיב להודעת דואר אלקטרוני מתיבת הדואר המשותפת, האימייל נשלח מהכתובת המשותפת ולא מכתובת האימייל של האדם, כך שהמידע של כולם נשאר חסוי.עם זאת, לתיבות דואר משותפות בדרך כלל אין שמות משתמש או סיסמאות, מה שיוצר כמה חששות אבטחה.
למה להשתמש בתיבת דואר משותפת?
תיבות דואר משותפות הן אידיאליות עבור שירות לקוחות או מחלקות שיווק שרוצות שהודעות דוא ל נכנסות יענו על ידי חבר הצוות הזמין הבא. תיבות דואר משותפות מגיעות גם עם רשימת אנשי קשר משותפת ויומן משותף, כך שחברי הקבוצה יכולים ליצור פגישות במיקום מרכזי שכל החברים יוכלו לראות.
