מה כדאי לדעת
- תחילה, ארגן את הנתונים בגיליון אקסל אחד.
- הבא, ב-Word, בחר דיוור > התחל מיזוג דואר > בחר סוג. דיוור > Select Recipients > Use an Existing List > פתח את הגיליון.
- לבסוף, מיזוג שדות ב-Word על ידי מעבר אל דיוור > Insert Merge Field. בחר שדה והקש Insert.
מאמר זה מסביר כיצד להשתמש בתכונת מיזוג הדואר ב-Microsoft Word ו-Excel כדי לשלב טקסט ממסמך Word עם מסמך מקור נתונים, כגון גיליון אלקטרוני.ההוראות במאמר זה חלות על Word עבור Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 ו-Word 2010.
הכן את הנתונים למיזוג דואר
תכונת מיזוג הדואר של Word פועלת בצורה חלקה עם נתונים מ-Excel. בעוד שאתה יכול ליצור מקור נתונים ב-Word, אפשרויות השימוש בנתונים אלה מוגבלות. אם יש לך נתונים של רשימת דיוור בגיליון אלקטרוני, אין צורך להקליד את המידע מחדש במקור הנתונים של Word.
אתה יכול להשתמש בכל גליון עבודה של Excel בפונקציית מיזוג דואר של Word ללא כל הכנה מיוחדת. עם זאת כדי למנוע שגיאות בתהליך מיזוג הדואר, מומלץ לארגן את הנתונים בגיליון האלקטרוני.
ודא שכל השינויים שאתה מתכוון לבצע בגיליון האלקטרוני הושלמו לפני שתתחיל במיזוג הדואר. לאחר תחילת המיזוג, ביצוע כל שינוי עלול לגרום לשגיאות במיזוג הדואר.
ארגן את נתוני הגיליון האלקטרוני
ארגן את נתוני רשימת התפוצה שלך ב-Excel בשורות ובעמודות. חשוב על כל שורה כעל רשומה בודדת ועל כל עמודה כעל שדה שאתה הולך להכניס למסמך שלך.
- שים את כל הנתונים בגיליון בודד: נתוני רשימת התפוצה שבהם אתה מתכוון להשתמש עבור מיזוג הדואר חייבים להיות בגיליון אחד. אם הוא מפוזר על פני מספר גיליונות, שלב את הגיליונות או בצע מיזוג דואר מרובים. כמו כן, ודא שהגיליונות נקראים בבירור, שכן עליך לבחור את הגיליון שבו אתה מתכוון להשתמש מבלי שתוכל לצפות בו.
- Create a Header Row: צור שורת כותרת עבור הגיליון שבו אתה מתכוון להשתמש עבור מיזוג הדואר. שורת כותרת היא שורה המכילה תוויות המזהות את הנתונים בתאים שמתחתיה. כדי להקל על Excel להבדיל בין נתונים ותוויות, השתמש בטקסט מודגש, גבולות תאים והצללת תאים ייחודיים לשורת הכותרת. כמו כן, ודא שהכותרות שאתה בוחר תואמות לשמות שדות המיזוג, מה גם שיגרום לכך שהסבירות להתרחשות שגיאות נמוכה יותר.
- עצב את הנתונים המספריים בצורה נכונה: ודא שדברים כמו מספרי רחוב ומיקוד מעוצבים כראוי לאופן שבו הם צריכים להופיע לאחר השלמת מיזוג הדואר. עיצוב שגוי של מספרים עלול לגרום לשגיאות במיזוג.
כיצד לציין את רשימת נמעני מיזוג הדואר
הנה איך לשייך את גיליון העבודה המוכן שלך ב-Excel המכיל את רשימת התפוצה שלך למסמך Word שלך:
-
ב-Word פתח את המסמך שבו תשתמש כתבנית מיזוג הדואר שלך. זה יכול להיות מסמך חדש או מסמך קיים. בחר דיוור > התחל מיזוג דואר.
Image -
בחר את סוג המיזוג שברצונך להפעיל. האפשרויות שלך הן
- Letters
- הודעות דוא"ל
- Envelopes
- Letters
- Directory
אם אתה מעדיף, אתה יכול גם להשתמש באשף מיזוג הדואר כדי ליצור את מיזוג הדואר שלך. עבור דוגמה זו, נעבור על השלבים ליצירת מיזוג דואר באופן ידני.
-
לאחר מכן, עבור אל הכרטיסייה דיוור ובחר Select Recipients > Use an Existing List.
Image - נווט ובחר את קובץ ה-Excel שהכנת למיזוג הדואר, ולאחר מכן בחר Open.
-
אם וורד מבקשת ממך, בחר Sheet1$ > OK.
אם ל-Excel שלך יש כותרות עמודות, בחר בתיבת הסימון שורת הנתונים הראשונה מכילה כותרות עמודות.
צור או ערוך את מסמך מיזוג הדואר
כשהגיליון האלקטרוני של Excel מחובר למסמך מיזוג הדואר שאתה יוצר ב-Word, הגיע הזמן לערוך את מסמך Word.
אינך יכול לבצע שינויים במקור הנתונים שלך ב-Excel בשלב זה. כדי לבצע שינויים בנתונים, סגור את המסמך ב-Word לפני פתיחת מקור הנתונים ב-Excel.
הוסף שדות מיזוג במסמך שלך
ב-Word, בחר דיוור > Insert Merge Field כדי למשוך מידע מהגיליון האלקטרוני אל המסמך. בחר את השדה שברצונך להוסיף (שם פרטי, שם משפחה, עיר, מדינה או אחר), ולאחר מכן בחר Insert.
הצג מסמכי מיזוג דואר
Word לא מעביר את העיצוב ממקור הנתונים בעת הוספת שדות מיזוג למסמך. אם ברצונך להחיל עיצוב כגון נטוי, מודגש או קו תחתון, עשה זאת ב-Word.
בעת הצגת המסמך עם שדות, בחר את החצים הכפולים משני צידי השדה שבו ברצונך להחיל את העיצוב. בעת הצגת הנתונים הממוזגים במסמך, סמן את הטקסט שברצונך לשנות.
כל שינויי עיצוב מבוצעים בכל המסמכים הממוזגים, לא רק במסמך המיזוג שבו שיניתם אותו.
תצוגה מקדימה של המסמכים הממוזגים
לתצוגה מקדימה של המסמכים הממוזגים, עבור אל דיוור > תצוגה מקדימה של תוצאות. כפתור זה פועל כמו מתג החלפת מצב, כך שאם ברצונך לחזור להציג רק את השדות ולא את הנתונים שהם מכילים, לחץ עליו שוב.
נווט בין המסמכים הממוזגים באמצעות הלחצנים בלשונית דיוור. הם, משמאל לימין: First Record, Previous Record, Go To Record,הרשומה הבאה , ו-הרשומה האחרונה.
לפני שאתה ממזג את המסמכים, צפה בתצוגה מקדימה של כולם, או כמה שאתה יכול, כדי לוודא שהכל התמזג כהלכה. שימו לב במיוחד לסימני הפיסוק והמרווחים מסביב לנתונים הממוזגים.
סיים את מסמך מיזוג הדואר
כשתהיה מוכן למזג את המסמכים, יש לך שתי אפשרויות:
- הדפס מסמכים: מיזוג המסמכים למדפסת. אם תבחר באפשרות זו, המסמכים יישלחו למדפסת ללא כל שינוי. כדי לעשות זאת, בחר דיוור> Finish & Merge > הדפס מסמכים.
- ערוך מסמכים בודדים: אם אתה צריך להתאים אישית חלק מהמסמכים או את כולם (אלטרנטיבה היא להוסיף שדה הערה במקור הנתונים עבור הערות מותאמות אישית) או ליצור הערות אחרות שינויים לפני ההדפסה, ערוך כל מסמך בנפרד. כדי לעשות זאת, בחר דיוור > Finish & Merge > ערוך מסמכים בודדים
בכל שיטה שתבחר, מוצגת בפניך תיבת דו-שיח שבה תוכל לומר ל-Word למזג את כל הרשומות, הרשומה הנוכחית או טווח של רשומות. בחר את הרשומות שברצונך להדפיס ולאחר מכן בחר OK.
אם ברצונך למזג טווח, הזן את המספר ההתחלתי ואת המספר הסופי עבור הרשומות שברצונך לכלול במיזוג, ולאחר מכן בחר OK.
