מזונות חשובים
- עובדים מרבים לבצע ריבוי משימות בפגישות, והסיכוי לכך עולה ככל שפגישה נמשכת.
- עם זאת, לא כל ריבוי משימות רע, ו"ריבוי משימות חיוביות" יכול לשפר את הפרודוקטיביות.
- פלטפורמות עבודה מרוחקות יכולות להוסיף תכונות חדשות שדוחפות את העובדים לקראת משימות רלוונטיות לפגישה.
אם אתה עובד מרחוק, יש סיכוי טוב שעשית ריבוי משימות במהלך פגישה בשבוע האחרון - ואתה בקושי לבד.
נייר חדש שפרסמה מיקרוסופט מציג מספרים לבעיה. בעוד ריבוי משימות היה נדיר בפגישות קצרות וקטנות, הוא זינק לרמות כמעט אוניברסליות בפגישות שנמשכו יותר משעה. עם זאת, לא הכל חדשות רעות: העיתון, שהתמקד בשימוש ב-Microsoft Teams, מציע מספר דרכים שבהן עובדים יכולים לשפר את המיקוד שלהם.
"FocusAssist עבור Windows כבר נשלח ויכול להיות כאן עזרה עצומה", אמרה ד"ר מרי צ'רווינסקי, חוקרת שותפה ומנהלת מחקר במיקרוסופט, באימייל. "תזמון זמן מיקוד דרך Cortana היא עוד אפשרות זמינה ב-Outlook."
מה עובד מרחוק לעשות?
ריבוי משימות בפגישה נתפס לעתים קרובות כגסות או לא מועיל, והעיתון מצא שהדבר לפעמים הוכיח את עצמו. עם זאת, החוקרים טוענים לנקודה מורכבת יותר. לא כל ריבוי משימות הוא שלילי, וניתן להשתמש בכלים כדי להנחות עובדים מרוחקים לקראת תוצאות חיוביות.
המשתתפים פירטו את היתרונות של ריבוי משימות חיוביות ביומן אנונימי. "הייתי פחות מתוסכל מפגישות שלא הועילו לי במיוחד", אמר אחד.
אחרים אמרו שהם מעריכים את הבחירה לשים לב היטב כשנדרש, ואז להתמקד במקום אחר כשלא. המשתתפים אמרו שריבוי משימות עזר להם למצוא מידע, כמו קבצים קשורים או חילופי דוא ל, רלוונטי לפגישה.
… מרתון של 80 דקות מעורר גניחות יש סיכוי גבוה פי שישה לעודד ריבוי משימות.
Dr. צ'רווינסקי אמר שעובדים מרוחקים המשתמשים ב-Microsoft Teams או Windows יכולים לפנות ל-Focus Assist ו-Focus Time כדי להסיר הסחות דעת שאינן רלוונטיות לפגישה ולקצוב זמן להתמקד במשימות ספציפיות. העיתון מעדיף כל כלי שדוחף הצידה דרישות חיצוניות לתשומת לב העובדים בזמן פגישה.
תכונות חדשות וטובות יותר בפלטפורמות עבודה מרוחקות יכולות להגיע אפילו רחוק יותר כדי לעודד ריבוי משימות חיוביות.המאמר מציע "מצב מיקוד" ספציפי לפגישה כדי לעזור לעובדים לבצע ריבוי משימות בדרכים הרלוונטיות לפגישה, כמו פתיחת מיילים או קבצים בממשק של פגישה במקום חלון או תוכנית אחרת. זה יעודד ריבוי משימות חיוביות תוך ביטול הסחות דעת שנמצאו בתוכניות אחרות.
החוקרים מציעים גם כלים משופרים לסדר היום המאפשרים לעובדים לצאת מהפגישות מוקדם או להצטרף לפגישה באמצע אם רק חלקים מהפגישה רלוונטיים. זה יכול להילחם באויב המושבע של כל טווח קשב: פגישות ארוכות ומשעממות.
עובדים מרוחקים פונים בפגישות ארוכות
ריבוי משימות לא היה נפוץ במיוחד כאשר כל הפגישות נצברו: כ-30% מהפגישות כללו ריבוי משימות בדוא ל, וכ-24% ראו ריבוי משימות של קבצים.
אבל זה השתנה עם משך הזמן. באופן לא מפתיע, פגישות קצרות מ-20 דקות הראו מעט מקרים של ריבוי משימות, אך התגברו במהירות מזעזעת כתרופה לפגישה.
לפגישה באורך של 20 עד 40 דקות הייתה סבירות גבוהה כמעט פי שניים לשלוח את המשתתפים בחיפוש אחר עבודה אחרת, ומרתון של 80 דקות מעורר גניחות היה בסבירות גבוהה פי שישה לראות עובדים מוסחים.
גודל הפגישה - כמו בתאריך, מספר האנשים שהשתתפו - היה גם מכריע. פגישות אחד על אחד עודדו הכי פחות ריבוי משימות, ואדם שלישי כמעט ולא שינה את התוצאה. אבל טבילה למשימות אחרות הפכה סבירה ככל שהופיעו פרצופים נוספים בשיחת וידאו. ריבוי משימות היה גבוה פי שניים בפגישה עם 10 אנשים או יותר.
משתתף אחד פירט מוטיבציה ניתנת לזיהוי. "בישיבות הגדולות, כמו בתי עירייה, אני נוטה לעצור ולמעשה להקשיב כשאומרים משהו מעניין", אמר המשתתף. "בשאר הזמן, נראה שאני לא מתמקד בעבודה בכלל."
הנתונים כללו עוד תוצאה חלשה יותר אך מפתיעה יותר: פגישות מתוכננות הן חדשות רעות.פגישה מתוכננת הייתה בסבירות גבוהה פי אחד וחצי לעודד ריבוי משימות מאשר פגישה אד-הוק. מבין הפגישות שנקבעו, פגישות חוזרות היו הקרקע הפורייה ביותר להסחת דעת.
"האופן שבו פגישות מרוחקות מתוכננות ומובנות קשורות באופן משמעותי למתי ובאיזו מידה אנשים מחלקים את תשומת הלב שלהם", מסכם העיתון. אז לפני שאתה לוחץ על שלח על הזמנה של שעה לפגישה, שקול מחדש - אלא אם אתה רוצה לתת לעמיתים לעבודה זמן לנקות את תיבת הדואר הנכנס שלהם.
