מה צריך לדעת
- פתח קובץ Google Drive. בחר שתף. הזן כתובות אימייל של שותפי עריכה.
- בחר Edit והקצה תפקיד: View, Comment, אוEdit . בחר Settings גלגל השיניים כדי להוסיף הגבלות. בחר בוצע.
- שתף תיקיה: בחר את התיקיה. בחר שתף והזן כתובות דוא"ל. הקצה כללים והגבלות.
מאמר זה מסביר כיצד לשתף תיקיות ולשתף פעולה בקבצים באמצעות Google Drive. המאמר כולל מידע על טיפול בבקשות שיתוף פעולה לא רצויות ואזהרה לגבי הסיכונים בשיתוף תיקיות.
איך להוסיף שותפי פעולה למסמך של Google Drive
Google Drive נהדר עבור שיתוף פעולה עם עמיתים לעבודה בפרויקט. הוא מציע שליטה מעודנת על מי יכול לראות את הקבצים שלך ומה הם יכולים לעשות איתם. עם Google Drive, אתה יכול להוסיף שותפי עריכה כדי להציג או לערוך את המסמכים שלך. כך:
- פתח את Google Drive ולאחר מכן פתח את הקובץ שאתה רוצה לשתף.
-
בחר שתף (הוא ממוקם בפינה הימנית העליונה של המסמך).
Image - הזן את כתובות האימייל של האנשים שברצונך להוסיף כשתפי עריכה.
-
בחר בחץ הנפתח Edit ובחר אם שותפי עריכה יכולים לערוך, להגיב או להציג את המסמך.
Image -
לחץ על Settings (סמל גלגל השיניים) כדי להוסיף הגבלות שיתוף.
Image -
בדוק עורכים יכולים לשנות הרשאות ולשתף כדי לאפשר למשתפי הפעולה שלך לשתף את המסמך עם אחרים. סמן צופים ומגיבים יכולים לראות את האפשרות להוריד, להדפיס ולהעתיק כדי להעניק לצופים ולמגיבים את היכולות האלה.
Image -
בחר Done כדי לסגור.
כדי לעקוב אחר עריכות של שותפי עריכה, הדגש טווח של טקסט, לחץ לחיצה ימנית ובחר הצג עריכות. תראה רשימה של עורכים והשינויים שלהם, יחד עם חותמות זמן.
איך לשתף תיקיה ב-Google Drive
שיתוף תיקיה שלמה עם שותפי עריכה פועל בדומה לשיתוף מסמך בודד. בחר את התיקיה שברצונך לשתף ב-Google Drive, ולאחר מכן פתח את התפריט הנפתח ובחר Share, ולאחר מכן בצע את השלבים שלמעלה.
ברגע שאתה משתף תיקיה, כל מסמך או קובץ שממוקמים בתיקייה זו יורש את אותן הרשאות שיתוף. זה שיתוף פעולה די חזק, אבל עכשיו כשגוגל דוקס הוא גם Google Drive, זה מסתבך. אתה מבין, כל קובץ יכול להתקיים רק בתיקייה אחת, אבל אנשים שחולקים הרשאות עריכה יכולים להעביר קבצים.
קבצים יכולים להתקיים רק בתיקייה אחת
אם אתה משתמש באפליקציית Google Drive לשולחן העבודה, זה מפתה להעביר קובץ משותף ל-My Drive או לתיקיה אחרת, כדי לארגן או כדי לגשת אליו בתיקיית Google Drive שלך בשולחן העבודה. מכיוון שקובץ יכול להתקיים רק בתיקייה אחת, העברת קובץ מתיקיה משותפת פירושה שאתה מעביר את הקובץ מהתיקייה המשותפת של כולם. העברת תיקיה משותפת אל הכונן שלי פירושה שאתה מפסיק לשתף אותה עם כולם.
אם העברתם בטעות קובץ מתיקיה משותפת, העבר אותו אחורה והכל ישוחזר.
אם אתה או מישהו שאתה משתף איתו פעולה מעביר בטעות תיקיה משותפת לתיקיה אחרת ב-My Drive, אתה מקבל אזהרה ותקבל הודעה שאומרת לך מה עשית ומציעה לך הזדמנות לבטל את זה. אם תתעלם משתי האזהרות, תצטרך לשתף את התיקיה שוב כדי לשחזר את ההגדרות. אם אתה עובד עם ארגון, ודא שכולם מכירים את הכללים האלה ושאתה משתף מסמכים עם אנשים שאתה סומך עליהם שיציית לכללים האלה.
איך לטפל בבקשות שיתוף פעולה לא רצויות
אתה עשוי לקבל גם בקשות לשיתוף פעולה מאנשים מחוץ לארגון שלך. המסמכים הבלתי רצויים האלה יכולים להיות פשוט מעצבנים, אבל הם עשויים גם לייצג ניסיון אפשרי לאסוף תיעוד רגיש. אין לפתוח מסמך או קובץ לא ידועים ב-Google Drive; במקום זאת, תוכל לחסום את האדם ששלח אותו על ידי לחיצה ימנית על שם הקובץ מהדף הראשי של Drive ובחירה חסום [כתובת אימייל] לאחר מכן, לחץ שוב על Block בחלון האישור.
