טופס נתונים של Excel הוא דרך נוחה להזין נתונים לתוך מסד נתונים של Excel ולצפות בשורת מידע בגליון עבודה מבלי לגלול דרך הגיליון. טפסי נתונים מפרטים את כותרות העמודות בגיליון אלקטרוני, כך שניתן להציג שורה שלמה של נתונים בו-זמנית. טפסי נתונים משמשים גם לחיפוש רשומות ולעריכת רשומות קיימות.
ההוראות במאמר זה חלות על Excel 2019, 2016, 2013, 2010; ו-Excel עבור Microsoft 365.
הוסף את סמל טופס הזנת הנתונים לסרגל הכלים של גישה מהירה
השלב הראשון לשימוש בטופס הזנת הנתונים הוא הוספת סמל הטופס לסרגל הכלים של גישה מהירה. מדובר בפעולה חד פעמית. לאחר הוספה, סמל הטופס נשאר זמין בסרגל הכלים לגישה מהירה.
סרגל הכלים של גישה מהירה משמש לאחסון קיצורי דרך לתכונות בשימוש תכוף ב-Excel. זה גם המקום שבו אתה יכול להוסיף את קיצורי הדרך לתכונות Excel שאינן זמינות ברצועת הכלים.
כדי להוסיף את סמל הטופס לסרגל הכלים של גישה מהירה:
- בחר ב- Customize Toolbar גישה מהירה החץ הנפתח.
-
בחר פקודות נוספות.
Image - בתיבת הדו-שיח Excel Options, ודא שהכרטיסייה Quick Access Toolbar נבחרה.
- בחר את בחר פקודות מ בחץ הנפתח ובחר כל הפקודות.
-
גלול ברשימת הפקודות האלפביתית ובחר טופס.
Image - בחר הוסף.
-
בחר OK כדי להוסיף את הלחצן Form ל סרגל הכלים של גישה מהירה.
Image - תמצא את הלחצן Form בקצה הימני של סרגל הכלים של גישה מהירה.
הוסף את שמות שדות מסד הנתונים
טופס הזנת הנתונים הוא אחד מכלי הנתונים המובנים של Excel. כדי להשתמש בטופס, ספק את כותרות העמודות שישמשו במסד הנתונים שלך, לחץ על סמל הטופס ו-Excel יעשה את השאר.
הדרך הקלה ביותר להוסיף את שמות השדות לטופס היא להקליד אותם בתאי גליון עבודה. הטופס יכול לכלול עד 32 כותרות עמודות.
כדי לעקוב אחר הדרכה זו, פתח גיליון עבודה ריק של Excel והזן את נתוני כותרות העמודה בתאים A1 עד E1 כפי שמוצג בתמונה למטה:
פתח את טופס הזנת הנתונים
לאחר שגיליון העבודה שלך מכיל את כותרות העמודות, הגיע הזמן לפתוח את טופס הזנת הנתונים.
- בחר תא A2 כדי להפוך אותו לתא הפעיל.
-
עבור אל סרגל הכלים של גישה מהירה ובחר טופס.
Image -
בתיבת הדו-שיח האזהרה, בחר OK.
Image -
הטופס המכיל את כל כותרות העמודות מופיע על המסך.
Image - עכשיו אתה מוכן להשתמש בטופס כדי להזין נתונים.
הוסף רשומות נתונים באמצעות הטופס
הוספת רשומות לגליון העבודה היא פשוט עניין של הקלדת הנתונים בשדות הטופס הנכונים.
הוסף את הרשומה הראשונה לגליון העבודה על ידי הזנת הנתונים בשדות הטופס שליד הכותרות הנכונות:
- Student ID: SA267-567
- שם משפחה: Jones
- Initial: B.
- גיל: 21
- Program: שפות
לחץ על הכרטיסייה כדי לעבור משדה לשדה. בחר New כדי להוסיף את הרשומה לגליון העבודה וכדי לנקות את השדות עבור הרשומה השנייה.
הוסף את הרשומה השנייה לגיליון העבודה:
- Student ID: SA267-211
- שם משפחה: Williams
- Initial: J.
- גיל: 19
- Program: מדע
בחר New כשתסיים להוסיף את הרשומה.
כאשר מזין נתונים דומים כגון מספרי תעודת סטודנט (רק המספרים שאחרי המקף שונים), השתמש בהעתקה והדבק כדי להאיץ את הזנת הנתונים.
כדי להוסיף את הרשומות הנותרות למסד הנתונים של ההדרכה, השתמש בטופס כדי להזין את הנתונים המוצגים בתמונה למטה לתאים A4 ל- E11.
השתמש בכלי הנתונים של הטופס
ככל שמתווספות רשומות נוספות לגיליון העבודה, חשוב לשמור על שלמות הנתונים. שמור על נתונים מעודכנים ורלוונטיים על ידי תיקון שגיאות נתונים, עדכון רשומות, הסרת רשומות מיושנות ומחיקת רשומות כפולות.
טופס הזנת הנתונים מכיל מספר כלים המקלים על איתור, תיקון ומחיקה של רשומות ממסד הנתונים. כלים אלה נמצאים בצד ימין של הטופס וכוללים:
- Find Prev ו- Find Next: גלול קדימה ואחורה בגליון העבודה רשומה אחת בכל פעם.
- Delete: מחק רשומות מגיליון העבודה.
- Restore: בטל שינויים ברשומה. השחזור פועל כאשר רשומה מוצגת בטופס. כאשר ניגשים לרשומה אחרת או שהטופס נסגר, השחזור הופך ללא פעיל.
- קריטריונים: חפש בגליון העבודה רשומות על סמך קריטריונים ספציפיים, כגון שם, גיל או תוכנית.
חפש רשומות באמצעות שם שדה אחד
הנה כיצד להשתמש בטופס הזנת הנתונים כדי לחפש במסד הנתונים רשומות באמצעות כותרת עמודה אחת, כגון שם משפחה, גיל או תוכנית.
-
בטופס הזנת הנתונים, בחר קריטריונים.
Image כאשר אתה בוחר Criteria, שדות הטופס נמחקים מהטופס; לא הוסרו רשומות מגיליון העבודה.
- מקם את הסמן בתיבת הטקסט Program והקלד Arts כדי לחפש את כל התלמידים הרשומים לתוכנית האמנויות.
-
בחר מצא את הבא
Image -
הנתונים עבור הרשומה הראשונה התואמת את קריטריוני החיפוש מופיעים בטופס.
Image כדי לבצע שינויים ברשומה, מחק את הטקסט הקיים והזן את הנתונים הנכונים.
- בחר Find Next כדי להציג רשומות נוספות התואמות לקריטריוני החיפוש.
חפש רשומות באמצעות שמות שדות מרובים
ניתן להשתמש בטופס גם לחיפוש רשומות באמצעות קריטריונים מרובים. לדוגמה, לחפש סטודנטים בני 18 ורשומים לתכנית האמנויות. רק רשומות התואמות לשני הקריטריונים מוצגות בטופס.
- בחר קריטריונים.
- מקם את הסמן בתיבת הטקסט Age והקלד 18.
-
מקם את הסמן בתיבת הטקסט Program והקלד Arts.
Image - בחר מצא את הבא.
- הנתונים עבור הרשומה הראשונה התואמת את קריטריוני החיפוש מופיעים בטופס.
- בחר Find Next כדי להציג רשומות נוספות התואמות לקריטריוני החיפוש.
