Excel אין את יכולות ניהול הנתונים של תוכניות מסד נתונים יחסיים כגון SQL Server ו-Microsoft Access. עם זאת, מה שהוא יכול לעשות זה לשמש כבסיס נתונים פשוט שממלא את דרישות ניהול הנתונים.
ב-Excel, הנתונים מאורגנים באמצעות השורות והעמודות בגליון עבודה. תכונת הטבלה מאפשרת להזין, לערוך ולתפעל בקלות נתונים.
הוראות אלה חלות על גרסאות Excel 2019, 2016, 2013, 2010 ו-Excel עבור Microsoft 365.
תנאי מסד נתונים: רשומות ושדות
מסד נתונים הוא אוסף של מידע קשור המאוחסן בקובץ מחשב אחד או יותר. לעתים קרובות הנתונים מאורגנים בטבלאות בצורה כזו שניתן בקלות לעדכן, למיין, לתקן ולסנן.
מסד נתונים פשוט, כגון Excel, מכיל את כל המידע על נושא אחד בטבלה אחת. מאגרי מידע יחסי, לעומת זאת, מורכבים מטבלאות רבות כאשר כל אחת מהן מכילה מידע על נושאים שונים אך קשורים.
Records
בטרמינולוגיה של מסד נתונים, record מכיל את כל המידע או הנתונים על אובייקט ספציפי אחד במסד הנתונים. ב-Excel, כל תא בגליון עבודה מכיל פריט מידע או ערך אחד.
שדות
כל פריט מידע ברשומת מסד נתונים, כגון מספר טלפון או מספר רחוב, מכונה field. ב-Excel, התאים הבודדים של גליון עבודה משמשים כשדות, מכיוון שכל תא יכול להכיל פיסת מידע בודדת על אובייקט.
שמות שדות
חיוני לארגן מסד נתונים כך שתוכל למיין או לסנן את הנתונים כדי למצוא מידע ספציפי. הוספת כותרות עמודות, המכונות שמות שדות, מקלה על הזנת נתונים באותו סדר עבור כל רשומה.
מסד נתונים לדוגמה
בתמונה למעלה, לכל תלמיד יש שורה נפרדת בטבלה המכילה את כל המידע הזמין לגביו.
כל תא בשורה הוא שדה המכיל פיסת מידע אחת. שמות השדות בשורת הכותרות עוזרים להבטיח שהנתונים יישארו מסודרים על ידי שמירת כל הנתונים בנושא ספציפי, כגון שם או גיל, באותה עמודה עבור כל התלמידים.
כלי ניהול הנתונים של Excel
בנוסף, ל-Microsoft יש כמה כלי נתונים כדי להקל על העבודה עם כמויות עצומות של נתונים המאוחסנים בטבלאות Excel וכדי לעזור לשמור אותם במצב טוב.
שימוש בטופס לרשומות
אחד מהכלים האלה הוא טופס הנתונים. אתה יכול להשתמש בו כדי למצוא, לערוך, להזין או למחוק רשומות בטבלאות המכילות עד 32 שדות או עמודות.
טופס ברירת המחדל כולל רשימה של שמות שדות בסדר שהם מסודרים בטבלה, כדי להבטיח שמשתמשים מזינים רשומות בצורה נכונה. ליד כל שם שדה יש תיבת טקסט להזנה או עריכה של שדות הנתונים הבודדים.
למרות שניתן ליצור טפסים מותאמים אישית, יצירה ושימוש בטופס ברירת המחדל הוא לרוב כל מה שצריך.
הסר רשומות נתונים כפולות
בעיה נפוצה בכל מסדי הנתונים היא שגיאות נתונים. בנוסף לשגיאות כתיב פשוטות או שדות נתונים חסרים, רשומות נתונים כפולות יכולות להוות דאגה כאשר טבלת נתונים גדלה בגודלה.
ניתן להשתמש בכלי נתונים נוספים של Excel כדי להסיר רשומות כפולות אלה - כפילויות מדויקות או חלקיות.
מיון נתונים ב-Excel
מיון פירושו ארגון מחדש של נתונים לפי מאפיין ספציפי, כגון מיון טבלה בסדר אלפביתי לפי שמות משפחה או כרונולוגי מהמבוגר לצעיר ביותר.
אפשרויות המיון של Excel כוללות מיון לפי שדה אחד או יותר, מיון מותאם אישית, כגון לפי תאריך או שעה, ומיון לפי שורות המאפשר לסדר מחדש את השדות בטבלה.
