מאקרו הוא סדרה של פקודות המוקלטת כך שניתן יהיה להפעיל אותה (לבצע) במועד מאוחר יותר. מאקרו נהדרים להפחתת כמות העבודה שעליך לעשות בסדרת שלבים שאתה מבצע לעתים קרובות. הנה איך ליצור ולבדוק מאקרו ב-Microsoft Word.
ההוראות במאמר זה חלות על Word עבור Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 ו-Word 2010.
למה להשתמש במאקרו
עם מאקרו, אתה יכול לקבל את אותן תוצאות על ידי לחיצה על פקודה במקום לעבור על כל השלבים. כמה דרכים להשתמש בפקודות מאקרו כדי להגביר את הפרודוקטיביות שלך כוללות:
- הוסף את הלוגו והשם של החברה שלך בגופן מסוים.
- הוסף טבלה שאתה צריך ליצור באופן קבוע.
- עצב מסמך עם מאפיינים מסוימים, כגון מספור עמודים ופסקאות ברווח כפול.
יצירה ושימוש בפקודות מאקרו הן מיומנות נלמדת אך היעילות המתקבלת שווה את המאמץ.
צור מאקרו
יש יותר מ-950 פקודות ב-Word, רובן נמצאות בתפריטים ובסרגלי כלים והוקצו להם מקשי קיצור. עם זאת, חלק מהפקודות הללו אינן מוקצות לתפריטים או לסרגלי כלים כברירת מחדל. לפני שאתה יוצר מאקרו Word משלך, בדוק אם הוא קיים וניתן להקצותו לסרגל כלים.
כדי לראות את הפקודות הזמינות ב-Word, בצע את השלבים הבאים:
-
בחר בכרטיסייה View.
Image -
בחר Macros.
Image -
בחר הצג מאקרו.
לחלופין, הקש על מקש הקיצור Alt+F8 כדי לגשת לתיבת הדו-שיח Macros.
Image -
בחרו את פקודות מאקרו ב החץ הנפתח ובחרו פקודות מילים.
Image -
ברשימת האלפביתית של שמות הפקודות, סמן שם כדי להציג תיאור של הפקודה בתחתית תיבת הדו-שיח Macros מתחת ל- Description תווית.
Image
אם הפקודה שברצונך ליצור קיימת, אל תשכפל אותה עם מאקרו Word משלך. אם הוא לא קיים, המשך ביצירת המאקרו של Word.
תוכנית מאקרו יעיל של Word
השלב החשוב ביותר ביצירת פקודות מאקרו אפקטיביות של Word הוא תכנון קפדני. תכנון זה כולל מושג ברור מה אתה רוצה שהמאקרו של Word יבצע, כיצד הוא יקל על העבודה העתידית שלך, והנסיבות שבהן אתה מתכוון להשתמש בו.
לאחר שתחשבו על הדברים האלה, תכנן את השלבים בפועל. זה חשוב כי המקליט יזכור את כל מה שאתה עושה ויכלול אותו במאקרו. לדוגמה, אם תקליד משהו ואז תמחק אותו, בכל פעם שתפעיל את המאקרו הזה, Word יבצע את אותה ערך ואז ימחק אותו, וייצור מאקרו מרושל ולא יעיל.
כשאתה מתכנן את פקודות המאקרו שלך, הנה כמה דברים שכדאי לקחת בחשבון:
- תכננו את הפקודות ואת הסדר שבו תרצו שהמאקרו יבצע את הפקודות.
- דע את מקשי הקיצור עבור הפקודות שבהן אתה מתכנן להשתמש. זה חשוב במיוחד לניווט מכיוון שאינך יכול להשתמש בעכבר לניווט בתוך אזור המסמך כאשר אתה מפעיל את המקליט.בנוסף, תיצור מאקרו דק יותר אם תשתמש במקש קיצור ולא במקשי החצים.
- תכננו להודעות ש-Word עשויה להציג ושתפסיק את המאקרו.
- השתמש כמה שפחות צעדים כדי לשמור על יעילות המאקרו.
- בצע לפחות ריצת בדיקה אחת לפני שתתחיל להקליט.
לאחר שתכננת את המאקרו של Word וביצעת הרצה, אתה מוכן להקליט אותו. אם תכננתם את המאקרו בקפידה, הקלטתו לשימוש מאוחר יותר תהיה החלק הקל ביותר בתהליך. ההבדל היחיד בין יצירת מאקרו לעבודה על המסמך הוא שעליך ללחוץ על כמה לחצנים נוספים ולבצע כמה בחירות בתיבות דו-שיח.
הקלט את המאקרו
כאשר אתה מתחיל להקליט מאקרו, למצביע העכבר יש סמל קטן שנראה כמו קלטת קלטת לצדו, המציין ש-Word מקליט את הפעולות שלך. לאחר מכן תוכל לעקוב אחר השלבים שפרסמת בשלב התכנון.לאחר שתסיים, לחץ על הלחצן Stop (זה הריבוע הכחול משמאל). לאחר שתלחץ על הלחצן Stop, המאקרו של Word מוכן לשימוש.
הנה איך להקליט מאקרו.
-
עבור לכרטיסייה View, בחר Macros ולאחר מכן בחר Record Macro כדי לפתוח תיבת הדו-שיח Record Macro.
Image -
בתיבת הטקסט שם מאקרו, הקלד שם ייחודי.
שמות יכולים להכיל עד 80 אותיות או מספרים (ללא סמלים או רווחים) ועליהם להתחיל באות. השם צריך להיות ייחודי כדי שתוכל לקבוע מה הוא עושה מבלי שתצטרך להתייחס לתיאור.
-
בתיבת הטקסט Description, הזן תיאור של הפעולות שהמאקרו מבצע.
Image -
בחר אם ברצונך שהמאקרו יהיה זמין בכל המסמכים או רק במסמך הנוכחי. אם תבחר להגביל את זמינות הפקודה, סמן את שם המסמך בתפריט הנפתח Store Macro in.
כברירת מחדל, Word הופך את המאקרו לזמין לכל המסמכים שלך, וסביר להניח שתמצא שזה הגיוני ביותר.
Image -
כשהזנת את המידע עבור המאקרו, בחר OK. סרגל הכלים של מאקרו להקלטה מופיע בפינה השמאלית העליונה של המסך.
Image
כדי להשהות את ההקלטה, בחר בלחצן השהה הקלטה/המשך מקליט (זהו זה בצד ימין). כדי לחדש את ההקלטה, בחר אותו שוב.
בדוק את המאקרו
המטרה מאחורי יצירת פקודות מאקרו ב-Word היא להאיץ את העבודה שלך על ידי הצבת משימות חוזרות ונשנות ורצפים מורכבים של פקודות בקצות אצבעותיך. ודא שהמאקרו שלך פועל כמתוכנן על ידי בדיקת המאקרו.
-
כדי להפעיל את המאקרו, הקש על מקש הקיצור Alt+F8 כדי להציג את תיבת הדו-שיח Macros.
Image -
הדגש את המאקרו ברשימה, ולאחר מכן בחר Run.
Image
אם אינך רואה את המאקרו שלך, ודא שהמיקום הנכון נמצא בתיבה Macros in.
צור קיצורי מקשים עבור מאקרו
אם יצרת מספר פקודות מאקרו, חיפוש בתיבת הדו-שיח Macros לוקח זמן. אם תקצה לפקודות מאקרו מקש קיצור, תוכל לעקוף את תיבת הדו-שיח ולגשת למאקרו שלך ישירות מהמקלדת באותו אופן שבו אתה משתמש במקשי קיצור כדי לגשת לפקודות אחרות ב-Word.
-
בחר קובץ ולאחר מכן בחר Options.
Image -
בתיבת הדו-שיח Word Options, עבור לחלונית השמאלית ובחר Custom Ribbon.
Image -
בחר Customize.
Image -
ברשימת Categories, גלול מטה אל Macros ובחר את המאקרו שעבורו ברצונך ליצור קיצור דרך חדש.
אם למאקרו מוקצה כעת מקש קיצור, קיצור הדרך יופיע בתיבה שמתחת לתווית מקשים נוכחיים..
Image -
אם לא הוקצה מקש קיצור למאקרו, או אם ברצונך ליצור מקש קיצור שני עבור המאקרו, בחר בתיבת הטקסט לחץ על מקש קיצור חדש.
Image -
הזן את מקש הקיצור שבו ברצונך להשתמש כדי לגשת למאקרו שלך.
אם מקש הקיצור מוקצה לפקודה, הודעה אומרת מוקצה כרגע ל ואחריו שם הפקודה. הקצה מחדש את מקש הקיצור על ידי המשך, או בחר מקש קיצור חדש.
-
בחר בחץ הנפתח שמור שינויים ב ובחר רגיל כדי להחיל את השינוי על כל המסמכים שנוצרו ב-Word.
כדי להשתמש במקש הקיצור רק במסמך הנוכחי, בחר את שם המסמך מהרשימה.
Image -
בחר Assign.
Image -
בחר סגור כדי לשמור את השינויים שלך.
Image
