אם אתה מבלה חלק גדול מהיום שלך בטיפול בדוא ל, יש הרבה דרכים להשתמש ב-Outlook בצורה יעילה יותר. שנה את ברירת המחדל כך שתתאים לדרך שבה אתה עובד. השתמש בקיצור מקלדת או שניים. הגדר מסננים כדי להפוך משימות לאוטומטיות. ודא ש-Outlook פועל במהירות המרבית. בדוק את הטיפים והסודות הבאים, ותזוב קצת זמן.
ההוראות במאמר זה חלות על Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 ו-Outlook for Microsoft 365.
תיק הודעות בקליק אחד
עשה מהר יותר את מה שאתה עושה לעתים קרובות כל כך. הגדר פעולות בלחיצה אחת כדי לנהל הודעות דוא ל בקלות.
שיחות זורם
אל תזרקו את תיקיות האימייל שלכם בהודעות שצוטטו במקום אחר. גלה כיצד להשתמש ב-Outlook כדי לנקות הודעות דוא ל באופן אוטומטי. Outlook יעביר או ימחק עבורך את הודעות האימייל המיותרות האלה.
שלח מחדש אימיילים
שלח מחדש דוא ל ב-Outlook כדי לעשות שימוש חוזר בתוכן, בנושא או בנמעניו במקום להתחיל בהודעה ריקה.
לשמור על קבצי Outlook קטנים ופשוטים
אם אתה רוצה ש-Outlook יהיה מהיר, שמור על גודל קובץ ה-PST הראשי שלך קטן. קובץ ה-PST הוא המקום שבו Outlook מאחסן הודעות דוא ל, אנשי קשר, לוחות שנה ועוד. דרך אחת לשמור על קובץ PST קטן היא להעביר דואר ישן לקובץ ארכיון נפרד, למשל.
הגדר תשובה אוטומטית מחוץ למשרד או לחופשה
בקש מ-Outlook להשיב בשמך כאשר אתה לא תוכל להגיב לדוא ל שלך. זה חוסך לך זמן לא רק כשאתה מתעדכן אחרי חופשות, אלא גם בכל יום עבודה.
העבר אימייל במהירות לכל תיקיה
אם לא הגדרת תיוק בלחיצה אחת עבור תיקיה, ל-Outlook יש דרך נוספת להעביר מיילים לתיקיות במהירות. אתה יכול להעביר הודעות באמצעות המקלדת, למשל, או כפתור שימושי על הסרט.
צור והשתמש בתבניות דוא"ל
כאשר אתה מחבר הודעות דומות לנמענים שונים, שמור אחד מהודעות הדוא"ל האלה כתבנית ב-Outlook לשימוש עתידי. תשלח את אותו דוא"ל, או דוא"ל דומה, שוב ושוב במהירות מעוררת קנאה.
שנה את פני הגופן והגודל המוגדרים כברירת מחדל של Outlook
אם אתה חושב שהגופן שבו משתמש Outlook כשאתה כותב הודעה או קורא דוא"ל רחב מדי, גבוה, קטן, זעיר, גדול או כחול, שנה אותו. גלה כיצד להגדיר את הגופן, סגנון הגופן והצבע המדויקים לשימוש כברירת מחדל עבור הודעות דוא"ל ב-Outlook.
מחק והשתקה של שיחה
כשאתה מוצא את עצמך מדשדש בהודעות דוא"ל ושיחות שאינן רלוונטיות לחלוטין, Outlook יכול לעזור. גלה כיצד להשתמש ב-Outlook כדי למחוק שיחה שלמה ולבקש מ-Outlook להסיר הודעות דוא"ל עתידיות באותו שרשור באופן אוטומטי.
סנן דואר של שולח אחד לתיקיה ספציפית באופן אוטומטי
התחל עם כל אימייל כדי להגדיר מסנן Outlook שמעביר את כל ההודעות העתידיות מאותו השולח לתיקיה ספציפית באופן אוטומטי.
מצא הודעות קשורות
ב-Outlook, קל למצוא את כל ההודעות הקשורות. פשוט חפש שם איש קשר או מילים בשורת הנושא. Outlook מפרט כל הודעה התואמת את מונחי החיפוש שלך.
הגדר את חשבון ברירת המחדל עבור הודעות דוא"ל חדשות
ודא שהודעות חדשות שאתה כותב מתחילות בכתובת הדוא ל הסביר ביותר שנבחרה ב-Outlook.
חפש בתוך הודעה
רוצה למצוא משהו באימייל ארוך? גלה כיצד להשתמש ב-Outlook כדי לחפש בטקסט בתוך הודעת דוא ל.
תזמן הודעות דוא"ל שיימסרו מאוחר יותר
אתה יכול להורות ל-Outlook לשלוח הודעה רק בתאריך מסוים או אחריו. זה שימושי עבור אירועים המתרחשים באופן קבוע, כגון הודעה שבועית על פגישה.
בטל מחיקת הודעה במהירות
האם זה עתה מחקת אימייל ב-Outlook שלא היה מוכן לעבור לתיקיית הפריטים שנמחקו? הנה דרך פשוטה להחזיר את האימייל הזה ברגע.
הגדר רשימות תפוצה
צור רשימות דיוור משלך ב-Outlook ושלח הודעות לקבוצות של אנשים בקלות מבלי שתצטרך להקליד את כל כתובות הדוא ל.
מחק קבצים מצורפים מהודעות
שמור את ההודעה; לאבד את גודלו הגדול. גלה כיצד להשתמש ב-Outlook כדי להסיר קבצים מצורפים (לאחר שתשמור אותם במקום אחר) מהודעות דואר אלקטרוני. אתה יכול לקצץ במידה ניכרת את גודל תיבת הדואר שלך.
מצא את כל הדואר משולח במהירות
Outlook מאתר את כל ההודעות משולח מסוים ומראה לך אותן במהירות בעזרת הטיפ הזה.
הגדר תיקיית 'כל הדואר'
ראה את כל הודעות הדוא ל שנשלחו, שהתקבלו, שהועברו לארכיון והתייקו עבור חשבון במקום אחד ב-Outlook.
יש לשלוח אליך רק דואר להדגשת Outlook
כאשר אתה נמען הדוא ל היחיד, ההודעה בדרך כלל חשובה יותר מאשר אם אתה אחד מתריסר אנשים. גלה כיצד Outlook יכול להדגיש הודעות שרק אתה מופיע בשורה אל.
ערוך הודעות אימייל שהתקבלו
במקום להעביר הודעות דוא ל לעצמכם או לרשום הערה במקום אחר ב-Outlook או אולי מחוצה לו, תוכלו לערוך כל אימייל שהתקבל ולהוסיף טקסט משלכם.
עתק אוטומטי: כל הדואר שאתה שולח
Outlook יכול לשלוח עותק של כל הודעה שאתה כותב לכתובת דוא ל אחרת.
הרחב את Outlook עם תוספות חוסכות זמן
תוספות כגון ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen ו-Auto-Mate יכולים לשפר את זרימת העבודה שלך ב-Outlook על ידי הצבת המידע הנכון ליד קצות האצבעות שלך, סינון מושכל ואוטומציה של משימות שחוזרות על עצמן.
