Microsoft Teams כולל מגוון כלים להגברת הפרודוקטיביות ולשיפור התקשורת בין העובדים באמצעות צ'אט טקסט, שיחות קוליות ווידאו, פונקציונליות של שיתוף קבצים, רשומות משמרות מקוונות והיומנים המשותפים שלה.
פונקציונליות היומן המשותף של Microsoft Teams מאפשרת לחברי הקבוצה ליצור פגישות ישירות בתוך אפליקציית Teams, לציין פרטים ולהוסיף חברים אחרים כך שהם לא רק יקבלו הודעה על האירוע אלא יתווספו ל-Microsoft Teams המסונכרנים שלהם גם יומן.
מאמר זה מתייחס לאפליקציות Microsoft Teams במכשירי Windows 10, iOS ו-Android בנוסף לגרסת האינטרנט.
איך עובדי לוחות השנה של Microsoft Teams
Microsoft Teams הוא כלי שיתוף פעולה המיועד לארגונים או קבוצות ולכן הוא בנוי מתוך מחשבה על מיקוד של קבוצה או צוות. ייתכן שתוכל להתחבר לקבוצת Microsoft Teams עם הדוא"ל הרגיל שלך, אך לעתים קרובות יותר, מוקצה לך דוא"ל חברה שבו אתה משתמש כדי לגשת ל-Teams ואפליקציות ושירותים קשורים אחרים של Microsoft 365.
לאפליקציית Microsoft Teams יש יומן ראשי אחד שמוקצה לכל הקבוצה או הארגון שלך. חברי קבוצה יכולים להוסיף פגישות או אירועים ליומן זה שמופיעים אוטומטית בלוח השנה עבור חברים אחרים. ניתן גם להוסיף אנשים לאירועים או לפגישות ביומן אם הם נדרשים להשתתף.
טכנית, לוח השנה המובנה (או ברירת המחדל) נקרא לוח השנה הקבוצתי ואילו לוחות שנה חיצוניים המשותפים בתוך Microsoft Teams הם יומנים משותפים. עם זאת, מונחים אלה מתערבבים לעתים קרובות, וההבחנה ביניהם היטשטשה.
מומלץ להתייחס ליומנים ב-Microsoft Teams בשמות ייחודיים במקום להשתמש במונחים של Shared או Group כדי למנוע בלבול.
ניתן לשתף יומנים גם בתוך Microsoft Teams מ-Outlook או משירותי תזמון אחרים כגון יומן Google.
איך ליצור אירוע יומן משותף של Microsoft Teams
הנה התהליך ליצירת אירוע, המכונה פגישה ב-Microsoft Teams, שניתן לשתף עם חברי קבוצה אחרים ולהוסיף אותו אוטומטית ליומן הקבוצה.
דוגמה זו משתמשת באפליקציית Windows 10 Microsoft Teams, אך הוראות אלה והתפריטים המשמשים זהים בכל שאר הגרסאות.
- פתח את אפליקציית Microsoft Teams.
-
בחר Calendar.
Image -
לחץ פגישה חדשה.
Image -
בחר את אזור הזמן המתאים מהתפריט הנפתח בחלק העליון של המסך.
Image אתה לא צריך לדאוג באיזה אזור זמן נמצאים חברי הצוות שלך, שכן שעת הפגישה שלך תתאים להם באופן אוטומטי.
-
הקלד שם לפגישה שלך ב- הוסף כותרת.
Image -
בשדה הוסף משתתפים נדרשים, הקלד את שמות האנשים שאתה רוצה שיקבלו הודעה על האירוע. לאחר שתתחיל להקליד, שמות אמורים להופיע באופן אוטומטי לבחירתך.
Image אם אתה רוצה לשתף את אירוע לוח השנה הזה עם אנשים שאינם בקבוצת Microsoft Teams שלך, או אולי אפילו לא משתמשים ב-Microsoft Teams, תוכל לעשות זאת על ידי הזנת כתובת הדוא ל המלאה שלהם במקום שמם.
לחץ על אופציונלי כדי להוסיף חברי קבוצה שאתה רוצה לדעת על הפגישה אבל לא חייב להשתתף.
לאחר יצירת הפגישה, כל המוזמנים יקבלו הזמנה לכתובת האימייל המשויכת להם.
-
לאחר מכן, ציין את שעת ההתחלה והסיום של הפגישה שלך.
Image -
לחץ על לא חוזר כדי לפתוח תפריט ולהפוך את הפגישה לאירוע קבוע אם היא צריכה להיות חוזרת. לדוגמה, ייתכן שתרצה לקיים את אותה פגישה בכל יום חול, שבוע או פעם בחודש.
Image -
לחץ על הוסף ערוץ אם הפגישה שלך ספציפית לקטגוריה מסוימת במסגרת הגדרת Microsoft Teams של החברה שלך. לדוגמה, ייתכן שתרצה למקם אותו בערוץ מנהלים כך שרק חברי הצוות שמשתמשים בערוץ הזה ידעו שמתקיימת פגישה.
Image תוכל להשאיר רבים מהשדות האלה ריקים אם תרצה.
-
הבא הוא השדה הוסף מיקום. למרות שמו, זה לא נועד למעשה לציון מיקום פיזי. במקום זאת, זה מיועד לבחירת מערכת חדרים או מכשיר טלפון ועידה מחובר התומך ב-Microsoft Teams.
אם החברה שלך לא משתמשת במכשירים כאלה, אינך צריך לדאוג לגבי מילוי השדה הזה.
Image -
בשדה הגדול בתחתית המסך, הקלד פרטים עבור שדה הפגישה, הזן תיאור של הפגישה שלך, סדר יום לפגישה או הודעה למשתתפים.
Image -
לבסוף, לחץ על Send. פעולה זו תוסיף את האירוע ללוח השנה של Microsoft Teams שלך ותזמין את אלה שהוספת. ברגע שהם נענו, האירוע יתווסף אוטומטית גם ליומנים שלהם.
Image אם לא הוספת אף אחד לאירוע, יוצג לך לחצן Save במקום זאת. זה פשוט ישמור את האירוע בלוח השנה האישי שלך של Microsoft Teams.
מה עושה עוזר התזמון של Microsoft Teams?
אפשרות ה- Scheduling Assistant שמוצגת בעת יצירת פגישה ב-Microsoft Teams במחשב היא דרך חלופית ליצור או לערוך אירוע. הוא משתמש בממשק משתמש ויזואלי יותר המציג את האפשרויות בצד שמאל של המסך ומאפשר לך לבחור פרק זמן עם העכבר שלך שמבצע את השינויים באופן אוטומטי בלוח הזמנים.
היתרון האמיתי של עוזר התזמון הוא איך הוא מציג את כל לוחות הזמנים של חברי הקבוצה. זה מקל לראות באילו שעות וימים כולם זמינים ומסיר את הטרחה של הצורך לשאול את חברי הקבוצה באיזו שעה הכי מתאימה להם.
לוחות זמנים יופיעו בתוך עוזר התזמון רק אם הם הוזנו ל-Microsoft Teams על ידי מנהל המערכת או משתמשים אחרים. אם הארגון שלך לא משתמש ב-Microsoft Teams לניהול לוחות זמנים, תכונה זו לא תהיה שימושית.
עוזר התזמון של Microsoft Teams הוא כלי אופציונלי לחלוטין, למרות שחלקם עשויים להעדיף אותו על פני אפשרות ברירת המחדל ליצירת פגישות.
איך לקבל הזמנה ליומן של Microsoft Teams
לאחר שנוספת לפגישה ביומן של Microsoft Teams, אתה אמור לקבל כמעט מיד הזמנה באימייל.
כאשר אתה מקבל דוא ל זה, לחץ על הקישור הצטרף לפגישת Microsoft Teams כדי לקבל את ההזמנה. אפליקציית Microsoft Teams נפתחת ומוסיפה אותך לאירוע. אם לא מותקן אצלך Microsoft Teams, תתבקש להתקין אותו.
אם לא קיבלת הזמנה, בדוק עם יוצר האירוע כדי לוודא שהוא השתמש בכתובת האימייל הנכונה. ייתכן שתרצה גם לבדוק את תיקיית הספאם או דואר הזבל שלך.
שירותי דוא"ל מסוימים עשויים לבקש ממך להוסיף את האירועים האלה של Microsoft Teams למערכת היומן שלהם. אתה יכול לעשות זאת אם תרצה, אך עדיין תצטרך ללחוץ על קישור הטקסט בדוא"ל כדי לקבל את ההזמנה.
כיצד להשתמש ב-Outlook Teams יצירה ושיתוף של אירועים
Microsoft Teams דורש חשבון Microsoft לשימוש. בדרך כלל, החברה או הארגון שלך יספקו לך חשבון Microsoft חדש שבו ניתן להשתמש כדי לגשת ל-Microsoft Teams ולמגוון שירותי Microsoft Office אחרים.
ניתן להשתמש באימייל המשויך לחשבון Microsoft זה כדי להיכנס ל-Outlook, ומכיוון שחשבון זה משמש גם לגישה ל-Teams, ניתן ליצור פגישות יומן ב-Outlook ולסנכרן אוטומטית עם Microsoft Teams.
כדי שזה יעבוד, אתה צריך להשתמש באותו חשבון Microsoft עבור Outlook ו-Microsoft Teams. לדוגמה, אינך יכול להשתמש בחשבון הדוא ל האישי שלך ב-Outlook כדי ליצור אירוע עבור יומן עבודה של Microsoft Teams.
ניתן לעשות זאת הן עם אפליקציות Outlook והן באמצעות חוויית האינטרנט והתהליך כולו כמעט זהה לאופן שבו הייתם מבצעים פגישה בתוך Microsoft Teams כפי שמוצג לעיל.
כדי לגשת ליומן בתוך Outlook, פשוט לחץ על הסמל Calendar בתחתית התפריט הימני. לאחר פתיחת היומן, לחץ על יום כדי להתחיל בתהליך יצירת האירוע.
אם אתה רוצה שאירוע שנעשה ב-Outlook יירשם בתוך Teams, עליך להפעיל את המתג ליד פגישת הצוותים, שניתן למצוא לצד חפש חדר או מיקום טקסט. אם לא תעשה זאת, הפונקציונליות של לוח השנה המשותף של Microsoft Teams לא תופעל והאירוע פשוט יהיה אירוע בסיסי בלוח הזמנים שלך בלוח השנה של Outlook.
איך לשתף עוד יומן ב-Microsoft Teams
בעוד ש-Microsoft Teams כולל תכונת יומן מובנית משלה, אפשר גם לייבא יומנים נוספים מ-Outlook, Google או כל שירות תזמון אחר המספק כתובת אינטרנט הניתנת לשיתוף עבור היומנים שלו.
זה יכול להיות שימושי אם הצוות שלך משתמש באפליקציה או שירות אחר לניהול אירועים מחוץ למערכת האקולוגית של Microsoft Office.
דוגמה זו משתמשת ביומן Google, אך התהליך זהה עבור שירותים אחרים מסוג זה.
- פתח את יומן Google בדפדפן אינטרנט כרגיל.
-
רחף את סמן העכבר מעל שם לוח שנה כך ששלוש הנקודות יופיעו מימין לשמו. לחץ על three dots כדי לפתוח את התפריט.
Image -
לחץ על הגדרות.
Image -
לחץ על כתובת האינטרנט תחת כתובת אתר ציבורית ליומן זה והקש Ctrl + Vכדי להעתיק אותו ללוח שלך.
Image -
פתח את Microsoft Teams ועבור לקבוצה או צ'אט שאליה ברצונך להוסיף את היומן.
Image -
לחץ על הסמל + בחלק העליון של המסך.
Image -
לחץ אתר.
Image -
הדבק את כתובת היומן שלך בשדה URL.
Image אתה יכול גם להוסיף שם מותאם אישית עבורו על ידי הקלדת השדה Tab name ובחר אם ברצונך להודיע לקבוצה על הוספת היומן על ידי סימון התיבה שליד פרסם לערוץ על הכרטיסייה הזו.
-
לחץ על Save.
Image היומן שלך ישותף כעת בתוך Microsoft Teams וכולם יוכלו לצפות בכרטיסייה מותאמת אישית חדשה זו.
איך לערוך פגישת Microsoft Teams
כדי לערוך פגישת Microsoft Teams שיצרת או שיש לך גישה אליה, כל שעליך לעשות הוא ללחוץ עליה מהיומן שלך באפליקציית Microsoft Teams ולבצע את השינויים בשדות המתאימים.
אתה יכול להוסיף או להסיר משתתפים, לשנות את השעה או המיקום, וגם לערוך את שם האירוע ותיאורו. רק הקפד ללחוץ על שלח עדכון כשתסיים לשמור את השינויים.
אם השינויים לא מוצגים עבורך או עבור חברי הצוות שלך, נסה לסגור את האפליקציה לחלוטין ואז לפתוח אותה מחדש.
אתה יכול גם לערוך אירועים של Teams ב-Outlook על ידי פתיחת האירוע בלוח השנה ולאחר מכן לחיצה על Edit.
