מה צריך לדעת
- חשבון ללא Exchange: צור תבנית הודעת דוא"ל חדשה ולאחר מכן צור כלל לשליחת תשובה אוטומטית.
- חשבון Exchange: File > Info > Automatic Replies > שלח תשובות אוטומטיות > כתוב הודעה > בחר זמני התחלה וסיום > OK.
- ב-Outlook.com: Settings > הצג את כל הגדרות Outlook > Mail > תשובות אוטומטיות > הפעל תשובות אוטומטיות > כתוב > Save.
מאמר זה מסביר כיצד ליצור הודעת תשובה מחוץ למשרד עבור Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook עבור Microsoft 365 ו-Outlook.com, בהתאם לסוג החשבון שבו אתה משתמש. זה גם מסביר כיצד לקבוע אם יש לך חשבון Exchange.
כיצד להגדיר תשובות אוטומטיות ב-Outlook
תשובה אוטומטית יעילה מחוץ למשרד ב-Outlook מוודאת שבזמן שאתה לא, אנשים יודעים שאתה לא זמין כשתחזור ומה עליהם לעשות אם יש להם בעיה שצריכה מיד תשומת לב.
ההגדרה לתשובה מחוץ למשרד ב-Outlook שונה בהתאם אם חשבון הדוא"ל שלך נמצא בשרת Microsoft Exchange או שהוא חשבון דוא"ל IMAP או POP (כגון שירותי דוא"ל נפוצים כמו Gmail, Yahoo Mail, ואחרים).
איך לדעת אם יש לך חשבון Exchange
אם אינך בטוח אם אתה משתמש ב-Outlook עם חשבון Exchange, עיין בשורת המצב בתחתית חלון Outlook. אם אתה משתמש בחשבון Exchange, תראה מחובר ל: Microsoft Exchange בשורת המצב.
צור תבנית דוא"ל לתשובה אוטומטית
כדי להגדיר תשובה אוטומטית ב-Outlook עבור חשבון דוא"ל IMAP או POP (עבור Exchange, ראה בהמשך), השתמש בתכונת הכללים של Outlook. התחל ביצירת תבנית דוא"ל עבור דוא"ל המענה האוטומטי שיישלח לנמענים בזמן שאתה לא.
-
בחר אימייל חדש.
Image -
הזן את ה- Subject עבור האימייל ואת טקסט ההודעה שמספר לנמען שאינך זמין.
תנו לנמענים לדעת מתי הם יכולים לצפות לתגובה אישית מכם והיו מודעים לכמות המידע שאתם חושפים בתשובתכם האוטומטית מכיוון שחשיפת מידע רב מדי עלולה להוות סיכון.
-
כשתסיים לכתוב את הודעת התשובה האוטומטית שלך, בחר קובץ.
Image -
בחר שמור בשם.
Image -
בחר בחץ הנפתח שמור כסוג ובחר Outlook Template.
Image - Outlook משתמש בנושא התבנית כברירת מחדל כשם בתיבת הטקסט שם הקובץ. שנה את זה לכל דבר שאתה אוהב שיאפשר לך לדעת שזה קובץ תבנית הדוא"ל שלך מחוץ למשרד.
-
בחר שמור.
Image - סגור את חלון ההודעות.
צור כלל תשובה אוטומטית מחוץ למשרד
השלב הבא עבור חשבונות דוא ל IMAP או POP הוא הגדרת כלל של Outlook. כלל זה ישלח תגובה באמצעות התבנית שיצרת בסעיף הקודם.
-
בחר קובץ > Info.
Image -
בחר ניהול כללים והתראות.
Image -
בחר בכרטיסייה כללי דוא ל.
Image -
תחת החל שינויים בתיקייה זו, בחר את חשבון הדוא ל שעבורו אתה יוצר את התגובה האוטומטית.
תהיה לך אפשרות להחיל את הכלל החדש שלך על כל החשבונות בשלב מאוחר יותר.
-
בחר חוק חדש.
Image -
בקטע התחל מכלל ריק, בחר החל כלל על הודעות שאני מקבל.
Image - בחר הבא.
-
תחת שלב 1: בחר/י תנאים, בחר בתיבת הסימון Where my is in the to box.
כלל התגובה האוטומטית משיב לכל הדואר הנכנס אם אתה מנקה את כל תיבות הסימון של התנאים.
Image - בחר הבא.
-
תחת שלב 1: בחר/י פעולות , בחר בתיבת הסימון תגובה באמצעות תבנית ספציפית.
Image -
תחת שלב 2: ערוך את תיאור הכלל (לחץ על ערך קו תחתון), בחר את הקישור a specific template.
Image -
בחר בחץ הנפתח Look In ולאחר מכן בחר תבניות משתמש במערכת הקבצים.
Image -
הדגש את התבנית שיצרת.
Image - בחר פתוח.
- בתיבת הדו-שיח Rules Wizard, בחר Next.
-
תחת שלב 1: בחר/י חריג/ים, בחר בתיבת הסימון למעט אם זו תשובה אוטומטית.
Image - בחר הבא.
- תחת שלב 1: ציין שם לכלל זה, הקלד שם לכלל התשובה האוטומטית שלך.
-
תחת שלב 2: אפשרויות הגדרת כלל, בחר בתיבת הסימון הפעל את הכלל הזה אם ברצונך להפעיל את המענה האוטומטי. אם אינך רוצה שהתשובה האוטומטית תהיה פעילה כעת, נקה את תיבת הסימון.
אם יש לך מספר חשבונות דוא ל שבהם ברצונך להשתמש במענה האוטומטי הזה, בחר בתיבת הסימון צור כלל זה בכל החשבונות.
- בחר Finish.
- בתיבת הדו-שיח כללים והתראות, בחר OK.
Outlook שולח תשובה אוטומטית לכתובת של כל אימייל שהתקבל פעם אחת בכל הפעלה; תשובה אוטומטית שנייה נשלחת לאחר סגירת Outlook ופתיחה מחדש.
כיצד להפעיל ולהשבית תשובות אוטומטיות עבור חשבונות דוא"ל IMAP ו-POP
עבור חשבונות דוא"ל IMAP ו-POP, הפעל את המשיב האוטומטי בכל פעם שתזדקק לו. עבור אל File > Manage Rules & Alerts > Email Rules, סמן את תיבת הסימון שליד האוטו- כלל מגיב, ולאחר מכן בחר OK.
כדי להשבית את המשיב, נקה את תיבת הסימון ולאחר מכן בחר OK.
תשובות אוטומטיות עבור חשבונות Microsoft Exchange
אם חשבון הדוא ל שלך הוא חשבון Microsoft Exchange (תוכל להגדיר חשבון Outlook.com כחשבון Exchange ב-Outlook), תוכל להגדיר תשובה אוטומטית מחוץ למשרד ישירות בשרת. בצע את השלבים הבאים עבור Outlook 2019, 2016 ו-Outlook עבור Microsoft 365.
- בחר קובץ > Info.
-
בחר תשובות אוטומטיות.
Image -
בחר שלח תשובות אוטומטיות. כתוב את הודעת התשובה האוטומטית שלך בתיבת הטקסט.
כדי להשבית תשובה אוטומטית, עבור לתיבת הדו-שיח Automatic Replies ובחר אל תשלח תשובות אוטומטיות. תשובות אוטומטיות לא נשלחות עוד.
- אופציונלי, הגדר את מסגרת הזמן שבמהלכה תרצה שהתשובה האוטומטית תהיה פעילה. בחר בתיבת הסימון שלח רק בטווח הזמן הזה. לאחר מכן הגדר את שעת ההתחלה ו- שעת סיום רק הודעות שיתקבלו בטווח זה יקבלו תשובה אוטומטית.
-
אם אתה עובד בתוך חברה או ארגון, ייתכן שיש לך אפשרויות נוספות לתשובות האוטומטיות שלך:
- Inside My Organization: הודעה זו נשלחת להודעות שהתקבלו מאחרים באותה חברה או ארגון כמוך.
- Outside My Organization: ההודעה נשלחת לאנשים מחוץ לארגון שלך. בחר בתיבת הסימון השב אוטומטי לאנשים מחוץ לארגון שלי.
יש סיכוני אבטחה הקשורים בתשובות אוטומטיות.
- בחר OK.
כלים ותוספות למגיבים אוטומטיים של Outlook
במקום להגדיר כלל ב-Outlook באופן ידני, השתמש בתוסף כמו Mail Responder עבור Outlook או בכלים כמו Email Responder (FreeBusy) או Auto Reply Manager. הכלים האלה חכמים לשלוח רק תשובות נחוצות מחוץ למשרד.
כדי לשמור על תשובות מחוץ למשרד באופן מרכזי יותר בשרת Exchange (כולל תבניות הכוללות שדות שמוזגו עם Active Directory), נסה את Symprex Out-of-Office Manager.
איך להפעיל תשובות אוטומטיות ב-Outlook.com
הפעלת תשובות אוטומטיות ב-Outlook.com היא תהליך פשוט. התכונה אינה מציעה אפשרויות רבות כמו תוכנת Outlook, אך היא קלה לשימוש.
-
בדף הדואר של Outlook.com, בחר Settings > צפה בכל הגדרות Outlook.
Image -
בחר Mail > תשובות אוטומטיות.
Image -
הפעל את הפעל תשובות אוטומטיות החלפת מצב.
כדי לכבות את התשובות האוטומטיות, כבה את הלחצן Automatic replies on.
Image - אופציונלי: בחר בתיבת הסימון שלח תשובות רק במהלך פרק זמן. ציין את שעת ההתחלה ו- שעת הסיום. תשובות אוטומטיות נשלחות רק במהלך פרק הזמן הזה.
-
הזן את ההודעה שברצונך לשלוח בזמן שהתשובות האוטומטיות מופעלות.
Image - אופציונלי, בחר בתיבת הסימון שלח תשובות רק לאנשי קשר כדי לשלוח תשובות אוטומטיות רק לאנשים וכתובות הדוא"ל באנשי הקשר שלך ב-Outlook.com.
- בחר שמור.
