כאשר אתה שולח לעתים קרובות מיילים דומים מאוד, שמור תחילה אחת מההודעות הללו כתבנית הודעה ב-Outlook. לאחר מכן, במקום ליצור את האימייל מאפס, התחל עם תבנית והתאם אותה אישית כך שתתאים לנמען הדוא"ל שלך. תחסוך זמן ותהיה יעיל יותר במשימות הדוא"ל שלך.
ההוראות במאמר זה חלות על Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; ו-Outlook עבור Microsoft 365.
צור תבנית דוא"ל (עבור הודעות חדשות) ב-Outlook
כדי לשמור הודעה כתבנית ב-Outlook:
-
צור הודעת דוא"ל חדשה. בחר Home > New Email, או הקש Ctrl+N.
Image -
הזן נושא אם ברצונך להשתמש בתבנית ההודעה שלך.
Image ניתן לשמור תבנית דוא ל ללא נושא ברירת מחדל ב-Outlook.
-
הזן טקסט, תמונות ורכיבים אחרים שאתה רוצה שיופיעו בתבנית הודעת הדוא ל.
Image הסר חתימות אם יצרת בעבר חתימת דוא ל ב-Outlook שמתווספת אוטומטית בעת יצירת הודעה חדשה.
-
לאחר שתגדיר את תבנית הדוא"ל שלך, בחר קובץ > שמור בשם. ב-Outlook 2007, בחר Office Button > שמור בשם.
Image - הזן שם קובץ.
-
בחר בחץ הנפתח שמור כסוג ולאחר מכן בחר תבנית Outlook (.oft). ב-Outlook 2007, בחר את החץ הנפתח Save as type ולאחר מכן בחר Outlook Template.
Image - בחר שמור.
- סגור את האימייל המקורי.
כתוב אימייל באמצעות תבנית ב-Outlook
כדי לכתוב הודעה חדשה (ראה למטה לתשובות) באמצעות תבנית הודעה ב-Outlook:
-
בחר בכרטיסייה Home ולאחר מכן בחר פריטים חדשים > פריטים נוספים >בחר טופס . ב-Outlook 2007, בחר כלים > Forms > בחר טופס.
Image -
בתיבת הדו-שיח Choose Form, בחר בחץ הנפתח Look in, ולאחר מכן בחר User Templates in File מערכת.
Image -
בחר את התבנית שבה ברצונך להשתמש.
Image - בחר פתוח.
צור תבנית אימייל פשוטה לתשובות מהירות ב-Outlook
כדי להגדיר תבנית לתשובות ב-Outlook:
- בחר בכרטיסייה Home.
-
בקבוצת צעדים מהירים, בחר צור חדש.
Image -
בתיבת הטקסט Name, הזן שם תיאורי עבור תבנית התשובה.
Image -
בחר בחץ הנפתח בחר פעולה.
Image -
בקטע Respond, בחר Reply.
Image כדי להגדיר תבנית פשוטה להודעות חדשות הכוללות נמען ברירת מחדל, בחר הודעה חדשה.
-
בחר הצג אפשרויות.
Image - בתיבת הטקסט Text, הזן את ההודעה לתשובתך. כלול חתימה.
-
בחר בחץ הנפתח ובחר רגיל כדי שתשובתך תצא בחשיבות רגילה ללא קשר לרמת ההודעה המקורית.
Image -
אופציונלי, בחר שלח אוטומטית לאחר עיכוב של דקה. ההודעה עוברת אוטומטית לתיבת הדואר הנכנס ונשארת בתיבת הדואר היוצא למשך דקה. במהלך הזמן הזה, אתה יכול למחוק אותו או לבצע עריכה.
Image -
כדי להוסיף פעולות נוספות, בחר הוסף פעולה. לדוגמה, הוסף פעולה להעברת הודעת דוא ל ב-Outlook לתיקיית הארכיון שלך או הוסף פעולה כדי לסווג אותה עם צבע כדי לזהות הודעות שקיבלו תשובה מדוייקת.
Image -
כדי להוסיף קיצור מקשים לפעולה, בחר את החץ הנפתח מקש קיצור, ולאחר מכן בחר קיצור דרך.
Image - בחר שמור. ב-Outlook 2019, בחר Finish.
השב לדואר אלקטרוני מהיר באמצעות תבנית תשובה מהירה ב-Outlook
כדי לשלוח תשובה עם תבנית Quick Step מוגדרת מראש:
- בחר את ההודעה שאליה ברצונך להשיב. פתח את ההודעה בחלונית הקריאה או בחלון נפרד.
-
אם ההודעה מוצגת בחלונית הקריאה, בחר בכרטיסייה Home. אם ההודעה מופיעה בחלון נפרד, בחר את הכרטיסייה Message.
Image -
בקבוצת Quick Steps, בחר את תבנית התשובה הצעד המהיר. אם הגדרתם קיצור מקשים לפעולה, הקש על מקשי המקלדת המתאימים.
Image -
בצע שינויים באימייל לפי הצורך, ולאחר מכן בחר Send.
Image
