מה צריך לדעת
- לפני דיגיטציה של הקבצים שלך, צור תיקיות ותיקיות משנה כדי לארגן את הקבצים.
- ודא שהסורק או המדפסת תומכים בתוכנת זיהוי תווים אופטי (OCR) ושיש לך תוכנת OCR מותקנת.
- התהליך שונה בהתאם אם ברצונך לסרוק מסמך ב-Mac או לסרוק מסמך ב-Windows.
דיגיטציה של מסמכי נייר יכולה לעזור בארגון הניירת החשובה שלך. ניתן להמיר קבצים דיגיטליים, כולל קובצי PDF, לקבצים הניתנים לחיפוש באמצעות תוכנת זיהוי תווים אופטי (OCR) שמגיעה בדרך כלל עם מדפסת.זה אומר שהמידע שלך לא תופס מקום, וקל יותר למצוא אותו. כמו כן, אתה יכול לשמור את הקבצים הדיגיטליים שלך על CD או DVD, על כונן הבזק, במתקן אחסון מקוון. הנה איך לארגן את המסמכים הסרוקים שלך.
איך להשתמש בסורק כדי להתארגן
הנה כמה צעדים שתוכל לנקוט כדי לארגן את העסק או הבית שלך באמצעות סורק. תזדקק לסורק מסמכים כדי שזה יעבוד. זה לא צריך להיות יקר או מפואר. אם אין לך אחד כזה, התחל עם הסקירות האלה של סורקי תמונות וסורקי מסמכים כדי לקבל כמה קניות טובות.
אם אינך רוצה סורק נפרד, מדפסת All-in-One זולה תעשה את העבודה.
-
עבור על הניירת שלך והחליט מה אתה יכול לעשות דיגיטציה ומה אתה יכול לזרוק בבטחה.
זה כנראה ייקח קצת זמן. עבוד במרווחים קטנים במידת הצורך.
-
לפני דיגיטציה של הקבצים שלך, צור תיקיות ותיקיות משנה לאחסון הקבצים. תחשוב על הקטגוריות שאתה צריך, והגדר תיקיה לכל אחת מהן. שים קבלות כרטיס אשראי בתיקייה אחת, ניירת ביטוח רכב באחרת. חשבונות טלפון, קבלות מצרכים, חשבונות תיקון בית וכדומה יכולים להיות ממוקמים בתיקיות נפרדות. בתוך כל תיקיה, צור תיקיות משנה עבור כל שנה (או חודש). קל יותר להתחיל עם מערכת מאורגנת ולהוסיף ניירת חדשה לקובץ הנכון מאשר לסדר מחדש את המערכת בכל פעם שנסרקת קבלה חדשה.
כדי ליצור תיקיה חדשה ב-Windows, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שולחן העבודה ובחר New > Folder חזור על שלב זה בתוך הגרסה החדשה תיקייה כדי ליצור תיקיית משנה. כדי ליצור תיקיה חדשה ב-Mac, בחר File > New Folder, או הקש Shift+ Command +N
-
ודא שהסורק או המדפסת הגיעו עם תוכנת זיהוי תווים אופטי (OCR). זה מאפשר לך לסרוק מסמכים לפורמט PDF ולערוך את הקבצים. יש סיכוי טוב שתוכנת OCR הגונה מותקנת במחשב Windows שלך.
אם תוכנת OCR אינה מותקנת במחשב שלך, ABBYY FineReader ו-Adobe Acrobat Pro DC הן אפשרויות פופולריות.
-
הגיע הזמן לסרוק את המסמכים שלך. איך בדיוק אתה עושה זאת תלוי בסוג הסורק והתוכנה שבה אתה משתמש.
ל-Lifewire יש מדריכים לסריקת מסמכים ב-Windows וב-Mac.
-
כשתסיים לבצע דיגיטציה של מסמכים, הקפד לעקוב אחר הניירת הפיזית. ודא שאתה סורק מסמכים באופן אוטומטי בכל פעם שאתה מקבל קבלות או ניירת חדשים. אחרת, הניירות יתחילו להיערם שוב.
