מה צריך לדעת
- עבור לכרטיסייה Home. בקבוצה Delete, בחר Clean Up. בחר כמה לנקות.
- בתיבת הדו-שיח לאישור, בחר Clean Up או Clean Up Folder.
מאמר זה מסביר כיצד להשתמש בכלי Outlook Conversation Clean Up כדי להסיר הודעות מצוטטות בתשובות האימייל שלך ולשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך יעילה. ההוראות במאמר זה חלות על Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 ו-Outlook עבור Microsoft 365.
זרם שיחות ב-Outlook
תוכניות דוא"ל מצטטות את ההודעה המקורית המלאה באופן אוטומטי בתשובות. לכן, שיחות הדוא"ל שלך עשויות להכיל את אותה הודעה מספר פעמים: פעם אחת בדוא"ל המקורי ולאחר מכן מצוטט בכל תשובה. כדי לנקות שיחות ב-Outlook ולהסיר הודעות מיותרות:
- עבור לכרטיסייה Home.
-
בקבוצה Delete, בחר Clean Up.
Image -
בחר כמה לנקות:
- נקה שיחה: הסר מהשיחה הנוכחית הודעות שצוטטו במלואן בהודעות אחרות.
- נקה תיקייה: הסר את כל הודעות הדוא"ל המיותרות מהתיקייה הנוכחית.
- נקה תיקייה ותיקיות משנה: הסר הודעות במירכאות מלאות מהתיקייה הנוכחית ומכל התיקיות שמתחתיה בהיררכיית התיקיות.
-
בתיבת הדו-שיח לאישור, בחר Clean Up או Clean Up Folder, בהתאם לאפשרות הניקוי שבחרת בשלב 3.
Image - כברירת מחדל, הודעות הדואר האלקטרוני ש-Outlook מזהה כמיותרות עוברות לתיקיית הפריטים שנמחקו, אבל אתה יכול להגדיר את Outlook להעביר אותם לארכיון או לתיקיה אחרת.
לייעל שיחה ב-Outlook באמצעות קיצור מקשים
כדי לייעל את השיחה הנוכחית במהירות ב-Outlook:
- בחר את השיחה שברצונך לנקות.
- הקש Alt+Del.
-
בתיבת הדו-שיח לאישור, בחר Clean Up.
Image
הגדר אפשרויות ניקוי שיחה ב-Outlook
כדי לבחור את התיקיה שאליה Outlook מעביר הודעות מיותרות בעת ניקוי ולהגדיר אפשרויות ניקוי אחרות:
-
עבור לכרטיסייה File ובחר Options.
Image - עבור לקטגוריית Mail.
-
בקטע נקיון שיחה, בחר עיון לצד פריטים מנוקים יעברו לתיקיה זו.
Image - בתיבת הדו-שיח Select Folder, בחר את התיקיה שבה יאוחסנו ההודעות המיותרות, כגון התיקיה Archive. לאחר מכן בחר OK.
-
בחר אפשרויות אחרות של ניקוי שיחות כרצונך:
- בעת ניקוי תיקיות משנה, צור מחדש את היררכיית התיקיות בתיקיית היעד: ארכיון פריטים תוך שמירה על מבנה התיקיות. בחר באפשרות זו בעת שימוש בתיקיית יעד לניקוי שאינה פריטים שנמחקו.
- אל תזיז הודעות שלא נקראו: שומר הודעות דוא"ל שלא נקראו (אפילו כאשר הודעות אלה מצוטטות במלואן ומיותרות).
- אל תעביר הודעות מסווגות: שומר הודעות דוא"ל שסימנתם כך שהודעות אלו יופיעו בתיקיות החיפוש.
- אל תעביר הודעות מסומנות: לא מעביר או מוחק הודעות אימייל שסימנת למעקב.
- אל תעביר הודעות חתומות דיגיטלית: שומר הודעות דוא"ל שנחתמות על ידי השולח כדי לאמת את זהותן.
- כאשר תשובה משנה הודעה, אל תזיז את המקור: שומר את הטקסט המלא והלא שונה עבור כל הודעה. הודעות דוא"ל שצוטטו במלואן ללא שינוי יועברו במהלך הניקוי.
Image -
בחר OK.
