מה צריך לדעת
- ארכיון ידני: עבור אל File > Info > Tools > נקה פריטים ישנים. בחלון המוקפץ ארכיון, בחר ארכיון תיקייה זו וכל תיקיות המשנה.
- לאחר מכן, בחר את התיקיה עבור הארכיון. בחר ברשימה הנפתחת ארכיון פריטים ישנים מ- וקבע תאריך.
- ארכיון אוטומטי: עבור אל File > Options > Advanced > הגדרות ארכיון אוטומטי. בחר Run AutoArchive every והזן מרווח זמן.
אם אתה נותן ליותר מדי מיילים להצטבר בתיבת הדואר הנכנס שלך, הביצועים של Outlook עלולים להיפגע.למד כיצד לאחסן הודעות דוא"ל בארכיון ב-Outlook ולנהל הודעות דוא"ל ישנות אלה, באופן ידני או אוטומטי. ההוראות במאמר זה חלות על Outlook עבור Microsoft 365 ו-Outlook 2019, 2016, 2013 ו-2010.
איך לאחסן הודעות דוא"ל ב-Outlook באופן ידני
אם אתה מעדיף לשלוט מתי האימיילים הישנים שלך מאוחסנים בארכיון והיכן הם מאוחסנים בארכיון, יש תהליך ידני שאתה יכול לבצע כדי לעשות זאת. אתה יכול לאחסן הודעות דוא ל באופן ידני בתוך כל תיקיה.
-
פתח את Outlook ובחר File > Info > Tools > ניקוי פריטים ישנים.
Image -
בחלון המוקפץ ארכיון, בחר ארכיון תיקייה זו וכל תיקיות המשנה ולאחר מכן בחר את התיקיה שבה ברצונך לאחסן פריטים.
Image -
בחר ברשימה הנפתחת ארכיון פריטים ישנים מ-, ולאחר מכן הגדר את התאריך שמעבר לו תרצה לאחסן הודעות.
אתה יכול גם לבחור Browse כדי לזהות קובץ PST בודד שבו תרצה להשתמש עבור ארכיון זה. או שאתה יכול לשמור אותו כשם הקובץ המוגדר כברירת מחדל.
Image -
בחר OK. Outlook יאחסן כעת את ההודעות בתיקייה זו בהתאם להגדרות שהגדרת.
Image -
אם אתה מעדיף לאחסן הודעות בכל התיקיות ולא בתיקיות בודדות, בחר ארכיון כל התיקיות בהתאם להגדרות הארכיון האוטומטי שלהן אם תבחר בכך, תצטרך חזור ללשונית הבית, לחץ לחיצה ימנית על אחת מהתיקיות שברצונך להגדיר עבורן את הגדרות הארכיון האוטומטי ולאחר מכן בחר Properties
Image -
בחלון המאפיינים, בחר בכרטיסייה AutoArchive.
Image -
בחר ארכיון תיקייה זו באמצעות ההגדרות האלה, ולאחר מכן הגדר את ההגדרות לכמה חודשים של הודעות ברצונך לשמור, ולאן להעביר פריטים ישנים.
באמצעות הגדרות הארכיון האוטומטי, הגדר הן את האופן שבו הודעות יעברו לארכיון כאשר הפעלת את הארכיון האוטומטי, כמו גם את האופן שבו הודעות דוא ל מאוחסנות בארכיון כאשר אתה מעביר אותן לארכיון באופן ידני באמצעות הגדרות הארכיון האוטומטי.
Image
איך להפעיל באופן ידני ארכיון אוטומטי
אתה יכול להפעיל ארכיון אוטומטי באופן ידני או אוטומטי. אם כבר הגדרת את הגדרות הארכיון האוטומטי עבור כל התיקיות שלך כמתואר לעיל, תוכל להפעיל את הליך הארכיון באופן מיידי.
Select File > Info > כלים > ניקוי תיבת דואר , ולאחר מכן בחר AutoArchive כדי להפעיל את תהליך הארכיון. פעולה זו תשתמש בהגדרות הארכיון האוטומטי שהגדרת עבור כל תיקיית דואר.
איך להפעיל אוטומטית ארכיון אוטומטי
בנוסף להפעלה ידנית של הליך הארכיון, אתה יכול גם להגדיר את הארכיון האוטומטי כך שיפעל באופן קבוע.
-
בחר קובץ > Options > Advanced > הגדרות ארכיון אוטומטי.
Image -
בחלון ההגדרות של AutoArchive, בחר Run AutoArchive every והזן באיזו תדירות ברצונך להפעיל AutoArchive.
אתה יכול להגדיר את ההגדרות לבקש הודעה כאשר ארכיון אוטומטי פועל, ולהגדיר אותו למחוק הודעות דוא ל ישנות או להעביר אותן לקובץ PST בארכיון במחשב שלך.
Image -
בחר OK,והארכיון האוטומטי יפעל במרווח הזמן שהגדרת, כך שלעולם לא תצטרך לדאוג שתיבת הדואר הנכנס שלך תופסת יותר מדי מקום.
Image
השתמש ב-Outlook Sweep לארכיון אוטומטי ב-Outlook Web
ב-Outlook Online, אחסון הודעות בארכיון הוא תהליך ידני. פונקציה בשם Outlook Sweep עוזרת לך לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך נקייה.
אי אפשר לשנות את גיל ההודעות שאתה מעביר לארכיון, אבל לפחות תכונת הסוויפ נותנת לך את היכולת לאחסן את כל הודעות הדואר הנכנס שלך לפני יותר מ-10 ימים. זה יעזור לך לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך נקייה אוטומטית.
-
פתח את תיבת הדואר הנכנס של החשבון שבה תרצה לאחסן הודעות דואר אלקטרוני. בחר את האימייל שברצונך לאחסן, ולאחר מכן בחר Sweep מהתפריט.
Image -
במסך המוקפץ, בחר העבר תמיד הודעות בנות יותר מ-10 ימים מתיקיית INBOX.
Image -
בחר בתפריט הנפתח עבור ל ובחר Archive.
Image
