טפסים ומסמכים הם עובדת חיים. אבל בעידן הדיגיטלי, השימוש בטפסי נייר הוא יותר ויותר מסורבל ולא נוח.
DocuSign הוא כלי החתימה האלקטרונית המובילה שנועד לפתור את הקושי הזה. זה מאפשר לאנשים ולחברות להחליף חתימה ידנית על מסמכים מבוססי נייר. זה מאובטח, מהיר וקל לחתום, לנהל ולאחסן מסמכים בענן - הכל מכלי אחד.
איך DocuSign עובד
DocuSign כולל מספר תכונות ופונקציות, כולל:
- העלה ושלח: העלה את המסמך שלך, ציין מי צריך לחתום עליו, הצב את השדות הנכונים ושלח אותו לצדדים המתאימים.
- Sign: תקבל קישור בדוא"ל שלך המבקש חתימה. מכאן, תבחר בקישור, עקוב אחר הכרטיסיות ותחתום. DocuSign ישלח את המסמך באופן אוטומטי.
- ניהול מסמכים: אתה יכול לראות את סטטוס המסמך שלך מלוח המחוונים, לאחסן את המסמכים שלך באינטרנט ולנהל העדפות ספציפיות כגון מיתוג ונראות.
כדי לפתוח את כל התכונות של DocuSign, עליך להיות בעל תוכנית חודשית. תוכניות אלה נעות בין 10$ לחשבון אישי ל-32$ לחודש לחשבון מקצועי עסקי. אם אתה רוצה להשתמש ב-DocuSign רק כדי לחתום על מסמכים שאתה מקבל, אתה יכול פשוט להשתמש בתוכנית DocuSign החינמית. יש גם ניסיון חינם של 30 יום שבו אתה יכול להשתמש כדי לבדוק את הכלי לפני שאתה מתחייב למנוי.
כיצד לשלוח מסמך לחתימה באמצעות DocuSign
הדבר הראשון שתרצו לדעת הוא כיצד לשלוח מסמך לחתימה באמצעות DocuSign. כדי להתחיל, הירשם לתקופת הניסיון בחינם של DocuSign או לחשבון חודשי.
-
בדף הבית, בחר התחל עכשיו כדי להעלות את המסמך שלך, או גרור ושחרר את קובץ המסמך לתוך תיבת ההעלאה הלבנה.
DocuSign תומך בפורמטים רבים של קבצים שהועלו מהמכשיר שלך, כמו גם בספקי אחסון בענן כמו Google Drive ו-Dropbox. גודל הקובץ יכול להיות עד 25 MB.
-
לאחר ההעלאה, בחר Next.
Image אם אתה החותם היחיד, אתה יכול לסמן את תיבת הסימון שליד אני החותם היחיד כדי לדלג קדימה.
- הזן את שם הנמען וכתובת האימייל. אם אתה צריך להוסיף מספר חתומים, בחר Add Recipient.
- לאחר הוספת כל הנמענים, בחר Next.
-
הצב את שדות החתימה שלך באמצעות הכלים בסרגל הכלים בצד שמאל של המסך. בחר Signature והצב אותה במקום שבו נדרשת חתימה.
Image -
כשיצרת את כל השדות הדרושים לך, בחר Next. כאן תוכל לשנות את שורת הנושא של הדוא"ל ולהזין הודעת דוא"ל לנמען שלך.
תוכל גם לבחור להגדיר תזכורות אוטומטיות על ידי בחירה שלח תזכורות אוטומטיות.
- כשתסיים, שלח את המסמך לנמענים שלך על ידי בחירה ב- Send.
כיצד להשתמש ב-DocuSign כדי לחתום על מסמך
האם קיבלת מסמך מגורם אחר המבקש את חתימתך באמצעות DocuSign? החתימה על המסמך פשוטה.
-
בחר סקירת מסמך בדוא ל שתקבל מ-DocuSign.
תהליך החתימה עשוי להיות שונה מעט אם אתה משתמש חדש לעומת משתמש חוזר. DocuSign ממליצה לצפות בסרטון החתימה שלהם או לקרוא את מדריך ההוראות כדי להכיר את עצמך.
-
לאחר פתיחת המסמך, עליך להסכים לחתום באופן אלקטרוני. בחר אני מסכים להשתמש ברשומות וחתימות אלקטרוניות, ולאחר מכן בחר Continue.
Image - בחר התחל משמאל למסמך כדי להתחיל בחתימה. זה יראה לך את כל השדות הנדרשים להשלמת המסמך שלך.
-
בחר Sign. אם השתמשת בעבר ב-DocuSign, תראה את החתימה שלך במקומה. אם לא השתמשת ב-DocuSign, עקוב אחר ההוראות שעל המסך כדי ליצור חתימה חדשה.
Image - לאחר שהחתימה שלך תקינה, ודא שהכל נראה תקין, ולאחר מכן בחר Finish. תראה סיכום של סשן החתימה, כולל התאריך שחתמתם והתאריך שבו המסמך נשלח.
איך ליצור PDF שניתן למילוי עם DocuSign
אתה יכול ליצור בקלות כל טופס שניתן למילוי שאתה יכול לדמיין באמצעות הכלים של DocuSign. כדי להתחיל, ודא שאתה מחובר לחשבון DocuSign שלך.
- בדף הבית, העלה את הטופס שלך. DocuSign ימיר אוטומטית את הטופס לקובץ PDF.
-
בחר הבא לאחר העלאת הקובץ שלך.
Image - הוסף את הנמענים שלך ובחר Next.
-
במסך הכנה, אתה יכול להתחיל ליצור את הטופס שלך באמצעות השדות בסרגל הכלים בצד שמאל של המסך.
Image -
בחר מהשדות והוסף אותם לטופס שלך על ידי בחירת האזור שבו תרצה שהשדה ימוקם.עם כל שדה שתבחר, תראה אפשרויות נוספות בצד ימין של המסך. לדוגמה, השדה Name מאפשר לך לעבור בין שם מלא לשם פרטי.
Image אתה יכול גם להוסיף נוסחאות, תיבות טקסט, תפריטים נפתחים, לחצני בחירה ועוד. כולם ממוקמים בסרגל הכלים בצד שמאל של המסך.
- כשהטופס שלך מלא, בחר Next, שנה את הודעת הדוא"ל שלך אם תרצה, ולאחר מכן בחר Send כדי לשלוח את המסמך שלך הנמען(ים).
-
כדי לשמור את הטופס לשימוש עתידי, במסך ניהול, בחר בתפריט הנפתח מימין למסמך. בחר שמור כתבנית, מלא את הפרטים ולאחר מכן בחר שמור. כעת תוכל לראות את הטופס שלך בדף התבנית שלך.
Image
איך למלא טופס באמצעות DocuSign
תהליך מילוי טופס דומה לחתימה על מסמך באמצעות DocuSign.
- בחר עיין במסמך באימייל של DocuSign שקיבלת כדי להתחיל.
- בחר Continue כדי להתחיל למלא את הטופס שלך.
- בחר את השדות שאתה צריך למלא או בחר Start כדי לאפשר ל-DocuSign להדריך אותך במסמך, ולהעביר אותך לכל חלק שדורש חתימה.
-
הזן את המידע שלך בשדות. תוכל גם לבחור תיבות סימון או אפשרויות כלשהן בתפריטים הנפתחים.
Image - כשתסיים, בחר Finish. הטופס שלך נשלח אוטומטית בחזרה לשולח.
