איבוד מסמכים חשובים שבזבזת כל כך הרבה זמן ביצירת זה מתסכל, במיוחד אם אתה כמו רוב המשתמשים, שיוצרים מסמכים ישירות על המחשב ואין להם היתרון של עותק בכתב יד.
להלן שש דרכים לשמור על בטיחות המסמכים המעובדים בתמלילים.
לעולם אל תשמור את המסמכים שלך בכונן מערכת ההפעלה שלך
למרות שרוב מעבדי התמלילים שומרים את הקבצים שלך בתיקיית המסמכים שלי, זה המקום הגרוע ביותר עבורם. בין אם מדובר בווירוס או בתקלה בתוכנה, רוב בעיות המחשב משפיעות על מערכת ההפעלה, ולרוב, הפתרון היחיד הוא לאתחל מחדש את הכונן ולהתקין מחדש את מערכת ההפעלה.במקרה כזה, הכל בכונן יאבד.
התקנת כונן קשיח שני במחשב שלך היא דרך זולה יחסית לטפל בבעיה זו. כונן קשיח פנימי שני לא יושפע אם מערכת ההפעלה פגומה, וניתן אפילו להתקין אותו במחשב אחר אם אתה צריך לקנות אחד חדש.
אם אתה סקפטי לגבי התקנת כונן פנימי שני, כונן קשיח חיצוני הוא אופציה מצוינת. ניתן לחבר כונן חיצוני לכל מחשב בכל עת על ידי חיבורו ליציאת USB או FireWire. לכוננים חיצוניים רבים יש גם יתרון נוסף של גיבויים בנגיעה אחת או מתוזמנים; אתה מציין את התיקיות ואת לוח הזמנים, והתוכנה דואגת לכל השאר.
שורה התחתונה
אחסון הקבצים שלך במיקום שונה ממערכת ההפעלה שלך אינו מספיק; עליך ליצור גיבויים קבועים של הקבצים שלך. הגדל את הסיכויים שלך להצליח לאחזר קובץ על ידי גיבוי שני שלו.אם הנתונים חשובים, שקול לאחסן גיבוי בכספת חסינת אש.
היזהר מקבצים מצורפים באימייל
גם אם אתה בטוח שהם לא מכילים וירוסים, קבצים מצורפים לאימייל עלולים לגרום לך לאבד נתונים. לדוגמה, אם אתה מקבל מסמך עם שם זהה לזה בכונן שלך, ותוכנת האימייל שלך מוגדרת לשמור קבצים מצורפים באותו מיקום, אתה מסתכן בהחלפת הקובץ שכבר נמצא שם. זה קורה לעתים קרובות כאשר אתה משתף פעולה במסמך ועמיתים שולחים עדכונים בדוא ל.
הגדר את תוכנית הדוא"ל שלך לשמור קבצים מצורפים במיקום ייחודי, או, אם לא, תחשוב פעמיים לפני שמירת קובץ מצורף לדוא"ל בכונן הקשיח שלך.
היזהר משגיאת משתמש
נצל את אמצעי ההגנה הכלולים במעבד התמלילים שלך, כגון תכונות ניהול גרסאות ושינויים במעקב. דרך נפוצה שמשתמשים מאבדים נתונים היא כאשר הם עורכים מסמך ומוחקים בטעות חלקים. לאחר שמירת המסמך, החלקים שישתנו או נמחקו יאבדו אלא אם הפעלת תכונות המאחסנות עבורך שינויים.
אם אינך רוצה להתמודד עם התכונות המתקדמות, השתמש במקש F12 לפני שתתחיל לעבוד כדי לשמור את הקובץ בשם אחר. זה לא מאורגן כמו חלק מהשיטות האחרות, אבל זו שיטה שימושית.
עבור לענן
אחסון קבצים וגיבויים שלהם בענן הופכת נפוצה יותר. אחסון בענן מציע יתרונות רבים, כגון הקצאות שטח נדיבות, קלות שימוש, גישה מכל מקום שאתה נמצא ומכל מכשיר שבו אתה משתמש, ואמינות.
שירותי אחסון בענן מגבים את השרתים שלהם, כך שיש שכבת הגנה כפולה לקבצים המאוחסנים בצורה זו. מסיבות אלה, אחסון בענן הוא יותר ויותר האפשרות הטובה ביותר עבור רוב האנשים.
ישנן מספר אפשרויות חינמיות מיינסטרים:
- Google Drive מציע 15 GB עם כל חשבון Google.
- משתמשי Mac מקבלים 5 GB עם iCloud, המובנה בכל מכשיר של Apple.
- Microsoft מספקת שטח של 5 GB עם OneDrive, שמגיע עם חשבונות Microsoft 365 ו-Xbox.
אם אתה צריך עוד חדר אחסון, השירותים שלמעלה מציעים אפשרויות בתשלום, כמו גם חברות אחסון בענן אחרות.
שמור עותקים קשיחים של המסמכים שלך
זה לא ימנע ממך את הצורך להקליד ולעצב את המסמך שלך שוב, אבל שמירה של עותק מודפס של מסמך חשוב לפחות תבטיח שיש לך את תוכן הקובץ, וזה עדיף מאשר כלום..
