SharePoint היא פלטפורמה לשיתוף פעולה עם חברים אחרים בצוות או קבוצה. במאמר זה, נדריך אותך דרך יצירת אתרים פונקציונליים ושיתופיים עבור עמיתים וחברים, העלאה ושיתוף של מסמכים והוספת ווידג'טים לדפי אתר SharePoint.
איך ליצור אתר SharePoint
תזדקק לכמה דברים לפני שתוכל ליצור את האתר שלך:
- גישה לחשבון עסקי של Microsoft 365, שכן SharePoint אינו כלול בחשבונות צרכנים.
- מנהל ליצירת האתר שלך. אם אינך מנהל מערכת, בקש ממנהל המערכת ליצור עבורך אתר.
כדי ליצור אתר SharePoint:
-
התחבר ל-Microsoft 365 כמנהל מערכת, ולאחר מכן בחר SharePoint מתפריט האפליקציות.
Image - בחר Page בחלונית האנכית השמאלית, ולאחר מכן בחר Create Site.
-
בחר אתר צוות בתיבת הדו-שיח.
אתרי תקשורת משמשים בעיקר לפרסום הודעות ותוכן אחר.
- בחר עיצוב התחלתי לאתר שלך שתואם את התוכן האחר שלך. אל תדאג: תמיד תוכל להתאים את תוכן המתחיל מאוחר יותר.
- הזן את הפרטים של האתר שלך, כולל שמו ותיאורו.
-
בחר Finish כדי להשלים את ההגדרה. SharePoint פועל ברקע ליצירת האתר, ותראה את ההתקדמות שלו לאורך כל הדרך.
לאחר הגדרת המרחב שלך, תהיה לך פונקציונליות זמינה מיד מהקופסה, כולל:
- שיחות: לוחות הודעות פרטיים לקבוצה שלך.
- Documents: זה המקום שבו אתה משתף קבצים ובודק קבצים פנימה והחוצה.
- OneNote Notebook: חברי הצוות שלך יכולים לשתף פעולה עם OneNote Notebook זה על ידי יצירה והוספה של תוכן לדפים.
- דפי אתר: דפי אינטרנט מותאמים אישית עבור הצוות או הקבוצה שלך.
כיצד להשתמש בספריות מסמכים של SharePoint
שיתוף קבצים באמצעות ספריית מסמכים נפוץ באתרי SharePoint. ספריות מסמכים מכילות תיקיות וקבצים שניתן להציג ולערוך. כדי להשתמש בספריית המסמכים:
-
בחר Documents בחלונית האנכית השמאלית.
Image -
בחר New כדי להוסיף פריטים חדשים, כגון תיקיות או קבצי Microsoft Office. לחילופין, גרור ושחרר קבצים אחרים לתיקיית הספרייה הנוכחית; הם לא חייבים להיות קבצי Office.
Image -
בחר קובץ Microsoft Office כדי לפתוח אותו באפליקציה המתאימה. בחירת קובץ שאינו Office עושה אחת משלוש דברים:
- פותח אותו לתצוגה מקדימה אם הוא בפורמט ידידותי לאינטרנט (לדוגמה, תמונה או PDF).
- נפתח באפליקציה רלוונטית אם אתה משתמש ב-Windows (Windows יודע לדבר עם SharePoint).
- מוריד אותו למחשב שלך כדי שתוכל לפתוח אותו עם התוכנית הרלוונטית.
Image -
בעוד שאפליקציות אינטרנט מודרניות מאפשרות לך לערוך קובץ בו-זמנית עם עמית, עדיין יש לך את היכולת "לצאת" קובץ ב-SharePoint כדי למנוע מאחרים לעבוד על הקובץ בזמן שאתה עובד עליו.
בחר את הקובץ ליציאה, ולאחר מכן בחר Check out ברשימה הנפתחת. הוצאת קובץ מונעת מאף אחד לשמור גרסה חדשה של הקובץ בזמן שאתה עובד עליו. משתמשים אחרים עדיין יכולים להוריד עותק ולעבוד עליו, אבל הם לא יכולים ליצור גרסה חדשה עד שתשמור אותה ותבדוק אותה בחזרה.
Image
איך ליצור דפי אתר SharePoint
דפי האתר של SharePoint מאפשרים לך ליצור דפי אינטרנט הכוללים מידע טקסט וגרפי. ההבדל בין דפי אתר SharePoint לדפי אתר רגילים הוא שרק חברים מחוברים מצוות SharePoint שלך יכולים להציג אותם. דפי האתר הם האינטרנט הפרטי שלך.
כדי ליצור דפים חדשים באתר SharePoint שלך:
-
בחר Pages בחלונית האנכית השמאלית.
Image -
בחר חדש, ולאחר מכן בחר מבין סוגי הדפים:
- דף ויקי: דפים הכוללים רעיונות צוותים, מדיניות, הנחיות, שיטות עבודה מומלצות ועוד. צוות SharePoint יכול להשתמש בדפי Wiki כדי לגשת לקישורים לכל סוגי המידע של החברה.
- דף אינטרנט: פריסות מוגדרות מראש שנועדו לאפשר לך להכניס כל מיני גאדג'טים, בסגנון לוח מחוונים, בדפי האתר שלך.
- דף האתר: דפים ריקים שאתה בונה, החל בכותרת.
- קישור: הוסף קישור לאתר.
Image -
לאחר יצירתו, הדף נפתח לעריכה. התחל במתן שם. תוכן נוסף מגיע בצורה של Web Parts, עליהם נעסוק בסעיף הבא.
Image -
בחר פרסם בחלק הימני העליון של המסך כדי להפוך את השינויים שלך לזמינים לעמיתים.
Image - בחר Pages בחלונית האנכית השמאלית כדי להציג את הדפים שלך.
-
כדי לערוך דפים קיימים, פתח את הדף ובחר Edit בחלונית השמאלית.
Image
כיצד להוסיף Web Parts לדפי SharePoint
אחת התכונות הטובות ביותר של SharePoint היא ה-"Web Part", או תכונת הווידג'טים. גם אם ברצונך להוסיף רק טקסט וגרפיקה, תחילה תצטרך להוסיף Web Part שיכיל את התוכן. חלקי אינטרנט יכולים לכלול דברים כמו ניוזפידים, ספרייה של חברי צוות או רשימות של פעילות אחרונה באתר.
אם יצרת דף, הנה איך להוסיף לו חלקי אינטרנט:
- בחר Pages בחלונית האנכית השמאלית, ולאחר מכן בחר דף לעריכה ובחר Edit.
-
בחר את הסימן plus (+) כדי להוסיף Web Parts לדף.
Image -
תפריט מוקפץ מציג רשימה של Web Parts זמינים. עיין ברשימה כולה, או חפש לפי מילת מפתח. ברגע שאתה בוחר Web Part, הוא נוסף לדף.
Image -
הגדר את ה-Web Part. לדוגמה, אם תוסיף חלק אינטרנט של גלריית תמונות, בחר Add Images כדי לבחור את התמונות להצגה.
Image - בחר פרסם כדי להפוך את השינויים שלך לזמינים לעמיתים.
למרות שדף הבית נוצר עבורך באופן אוטומטי, זה עדיין דף שאתה יכול למלא ב-web parts.
התקנה ושימוש באפליקציית המשימות
דברים נעשים מעניינים כשאתה מוסיף אפליקציות לאתר שלך. אפליקציות חורגות מהפונקציונליות של Web Parts והן כוללות דברים כמו בלוגים או רשימה מותאמת אישית, שיכולה להיות מסד נתונים קטן.
נסקור את אפליקציית המשימות, המאפשרת לך להגדיר משימות עבור חברי הצוות שלך, להקצות את המשימות ולאחר מכן לעקוב אחר השלמתן.
כדי להוסיף את אפליקציית המשימות לאתר SharePoint שלך:
- בדף הבית של אתר SharePoint, בחר New ולאחר מכן בחר App.
-
בחר משימות.
Image -
בתפריט הימני, בחר תוכן האתר כדי להציג את אפליקציית המשימות ולהתחיל להאציל.
Image
למי כדאי להשתמש ב-SharePoint?
לרוב, צוותים ארגוניים משתמשים ב-SharePoint. אבל, יש הרבה תרחישים שאינם קשורים לעסקים שבהם SharePoint שימושי, כגון:
- צוותי ספורט יכולים להשתמש בלוח השנה כדי לפרסם לוח זמנים למשחק, והם יכולים להשתמש בספריית מסמכים כדי לאחסן סרטוני משחקים.
- מועדוני ספרים יכולים לפרסם קישורים לספר של השבוע הבא, בעוד שקבוצות כתיבה יכולות לארח ביקורות, הגשות והערות.
- קבוצות מתנדבים שמתכננות פרויקט שיקום יכולות ליצור תוכנית עם משימות וציר זמן.
- שכונה שמנהלת מכירת חצר יכולה לפרסם הודעות על משתתפים חדשים, או לרשום פריטים ומחירים בקובץ אקסל משותף בספריית מסמכים.
התרחישים שלעיל אפשריים עם אפליקציות ושירותים אחרים, אבל SharePoint מפגיש הכל במקום אחד, עם ממשק שנתמך ב-Windows, macOS ו-Linux.
היכן להוריד את SharePoint
הורד את אפליקציית SharePoint עבור Android מ-Google Play או קבל את אפליקציית SharePoint עבור iOS מ-App Store. בנוסף, אתה יכול להשתמש ביישומי Microsoft Office כגון Word, Excel ו-PowerPoint כדי לפתוח קבצים ישירות מ-SharePoint, מה שהופך את ההורדה וההעלאה במהירות.
